浅析学校档案管理中信息技术的应用

覃满妙

摘 要：学校档案记录着学校发展的全过程，不仅包括学生的学习档案和教学管理档案，还包括从事教育活动的广大教师的档案以及财务档案。它是衡量学校办学水平的重要标准，是学校历史发展的真实见证。在信息技术的支持下，學校档案管理可以实现信息化管理，提高档案管理水平，从而发挥学校档案的作用。基于此，本文针对信息技术应用于学校档案管理当中的方法与策略展开深入的分析和研究，促进学校档案管理工作的良好发展。

关键词：学校;档案管理;信息技术

前言：

学校档案管理是保证学校档案功能的重要途径。加强档案管理具有重要作用。首先，档案是对学校工作人员进行评价和考核的依据。通过档案管理，保证学校工作人员考评的科学性和公正性，更好地激发工作人员的积极性和主动性。其次，档案是学校总结工作的基础。通过档案管理，可以对学校的各项工作进行比较分析，找出学校工作中存在的不足，从而提高学校的工作措施和教学水平。再次，档案是对学生的有效约束与管理，通过档案管理，可以更好地约束学生，让学生了解自己在学校的所有表现都被记录下来，从而更好地规范学生的行为。

一、信息技术应用学校档案管理中的特点

在现代学校档案管理系统中，采用了计算机技术、多媒体技术和网络技术等多种优势，突出了信息技术处理速度快、处理信息量大、存取方便等诸多优势。在档案管理中可以利用计算机文字处理软件辅助学校档案管理。灵活运用图像、文字、表格、声音、动画等对学校档案信息进行分类归档，形成专业的学校档案信息系统，方便学校档案管理人员和读者进行查询、收集、借阅、修改等相关应用，沟通和保存。

在信息时代，学校档案管理摆脱了传统的档案处理工作，逐步进入档案信息管理系统阶段。要求档案管理人员具有扎实的档案管理经验，熟悉学校各项档案管理工作的内容，能够掌握档案管理层面的信息技术专业知识结构，具有完整、系统的档案信息管理能力。只有这样，才能保证学校档案管理工作的各个环节都能纳入信息系统，也便于档案管理工作与学校各部门办公自动化系统的有效衔接，从而大大提高了学校档案管理工作的及时性。

二、信息技术应用于学校档案管理工作的方法与策略

（一）重视开展学校档案的规范化、标准化建设

信息技术在学校档案管理中的应用，首先要求建立健全档案管理规范化管理体系，促进档案业务规范化运作，确保档案编码、存储的各个环节都能遵循信息技术，指导学校档案管理人员进行档案管理自动化建设，帮助学校档案检索人员快速查找和检索相关档案。促进学校档案管理部门与学校其他部门的有效衔接，建立健全学校档案长期系统化管理体系，真正把学校档案管理的标准和规范变成一项系统工程，有效服务于学校的基础设施建设、日常管理和教育教学工作。

（二）加强办公自动化建设，提升档案管理质量

学校档案管理离不开学校信息办公系统，因为学校档案管理不仅是档案的简单管理，还涉及档案信息的收集和相关部门档案的归档保存。因此，通过加强学校办公自动化建设，将档案管理纳入学校各部门的工作范围和职能，加强对学校相关部门信息的收集、整理和归档，促进信息共享和沟通在管理期间，促进学校各部门档案信息的全面发展。在管理手段上，文件档案管理主要依靠微机应用和网络管理。利用计算机应用，可以加强文件档案的归档、选择和标识，同时结合网络管理，实现部门间文件档案的有效衔接，有利于查漏补缺漏报的文件，大大提高文件管理质量。

（三）促进学校档案数据库的信息化建设

我国的学校还处于从传统的文件处理向信息管理系统过渡的阶段。这一步的关键是建立一个功能完善、系统稳定的文件数据库。档案数据库信息化建设主要遵循全族原则，强调以全族为基础建设学校档案数据库，确保所有学校档案数据建立在坚实的基础上，从而最大限度地保证了学校数据库的原始可记录性。此外，档案数据信息必须遵循全家族的原则，构建数据库的内部管理层和管理连接，确保整个学校档案管理系统能够动态跟踪学校文件的周期，能够记录需要记录到位，从而构建完整的数据链，并能以电子文件的形式呈现学校档案数据的描述、利用、验证和保存等多种数据库信息。

（四）提升档案管理人员的工作技能

在信息技术应用于档案管理的过程中，对档案管理人员的能力提出了更高的要求。过去，档案管理人员要求能够写作。在信息技术的支持下，档案管理人员不仅要熟悉档案管理专业知识和良好的写作能力，还要熟悉计算机相关知识，具备熟练的计算机操作能力。为提高学校档案管理水平，学校在应用信息技术的过程中，应积极加强档案管理人员计算机操作能力的培养，加强专业知识教育，提高专业水平，从而更好地为学校档案信息管理服务，提高档案管理效率。

（五）加大投入，做好档案安全管理工作

在信息技术应用于学校档案管理的过程中，资金是保证。为了更好地应用信息技术，学校应加大资金投入，配置先进的学校档案管理设备，改变基础设施，改善管理工作环境，更好地开展档案管理工作。信息技术的应用改变了传统的学校档案管理方式，提高了学生档案管理水平。然而，在信息技术的支持下，学校档案的安全也受到了极大的关注。为保证学校档案的完整性，学校必须做好档案安全管理工作。一是要派专人负责学校档案的管理，其他人不能轻易搬走学校档案。二是在利用信息技术管理学校档案时，应加大网络安全技术的应用，提高学校档案管理系统的安全性，确保学校档案信息不被窃取。

结语：

综上所述，学校档案是学校历史的见证，对学校的发展起着重要的作用。信息技术的应用创新了学校档案管理的方式。在信息技术的支持下，提高了学校档案管理的效率，可以更好地发挥学校档案在学校发展过程中的作用。此外，学校档案记录了所有学生在学校的表现，学校要重视信息技术的应用，重视信息技术应用过程中档案信息的安全管理，强化档案管理人员的安全意识，依靠先进技术，提高学校档案信息的保密性，确保学校档案的完整性，促进学校教育的更好发展。

参考文献：

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