计算机技术在办公自动化中的应用研究

冯国雨

摘 要：计算机技术在办公自动化中发挥着极其重要的作用，可以提升办公质量和效率，可以有效节约能源，降低企业的成本，为企业的发展提供强有力的支撑。本文在分析说明计算机技术对办公自动化工作的重要性以及其在办公自动化中的优点，并探讨了计算机技术在办公自动化中的应用。

关键词：计算机技术;办公自动化;应用

一、运用计算机技术对办公自动化的重要性

我国已经迈进了信息化时代，各行各业都在积极按照时代的发展要求不断完善自身，广泛将计算机技术应用在办公自动化中，促进企业实现快速发展。办公自动化从简单来说，就是将先进的计算机技术应用到企业的办公工作过程中并加强运用。在计算机技术的应用下，能够减少办公过程中的信息传递、存储、分享、更新等方面的人力和物力投入，革除许多繁杂、重复、冗余等浪费人力物力的工作弊病;能够对传统的办公模式进行改革，简化文件审批、数据信息存储、分享传递、会议沟通、协同办公等办公程序，使企业办公更加准确、严密、快捷、高效，进而提升办公质量;能够有效共享企业内部的资源，优化办公模式和办公环境，使企业办公自动化更加现代化，为企业在激烈的市场竞争中占据优势奠定坚实的基础。

二、计算机技术在办公自动化中运用的优点

1、创造良好的办公环境

在社会经济高速发展的今天，企业广泛应用先进的计算机技术，可使企业更具有现代化气息，工作人员身处在这样的办公环境下，可以产生优越感和自豪感，降低工作压力，使人们工作起来更能增强动力。而且广泛应用计算机技术的自动化办公环境，能够科学合理地配置办公资源，优化办公的工作环境，减少不必要的工作浪费，使工作资源使用起来更加便捷，工作更加順畅。应用计算机网络技术，可使人们利用互联网进行信息传递、分析、分享等，加强人们工作间交流沟通的及时性和充分性，提升工作效率。计算机技术广泛应用，可使人们在工作中利用计算机技术创新工作方法，改善乏味的工作环境，调动人们工作的积极性。

2、有效提升办公效率

在人们的日常工作中，有大量的文字材料、数据信息文件需要进行收集、整理、分发、归类等操作，应用计算机技术可以有效降低人们的体力劳动，改变传统的工作模式，通过计算机网络软件可以完成文件的书写、传递、打印、审批、存储和备份等工作，数据处理的完整性和准确性逐渐提高，避免因为人为导致的工作失误，而材料信息可更加方便地进行内部加密保存，既大幅提升了人们的工作效率，增强企业的信息安全，企业内部传递、文件处理更加便捷，通过网络随机可传递和分享电子文件和资料等。计算机网络技术可增强企业内部员工间的分析研讨，便于员工间的沟通和交流，能提高企业整体的办公质量和效率。

3、降低企业运营成本费

企业广泛将计算机技术应用到办公自动化中，可以实现全方位的无纸化办公方式。无纸化办公借助计算机网络技术，办公流程全部实现线上查询、审阅、传递、审批等，这不仅使办公流程更加明确清晰，避免许多流程节点职责不清晰导致的工作延误问题，减少人工体力劳动，提高办公的效率。无纸化办公节约了企业对纸张、文具等办公用品的采购，降低企业复印机、打印机等办公设备的维修费用，都有效降低企业成本费用，提高企业经济效益。

4、提高企业信息安全

通过利用计算机技术将传统办公中的信息、资料储存在网络中，可以有效防止纸质档案的年久破损问题;运用计算机技术进行办公，可以有效记录办公路径以及相关联的信息资料，防止人员退休或人才流失导致的资料信息中断、丢失等问题;还可以对企业信息资料文件设置密码保护和调阅权限，提高核心内容的安全性;运用计算机技术可建立信息数据库，保留历史痕迹，便于信息的查询检索，有效发挥知识产权的安全保护作用。

三、计算机技术在现代企业办公自动化中的应用

1、文字及相关数据资料处理方面

在现代企业办公中，应用最广泛、使用频率最高的当属计算机技术应用于文字与相关数据资料的业务处理。在自动化办公中非常常见也是使用最多的是OFFICE系统等文字数据处理软件，通过使用这类软件可以对日常工作中的文字材料、数据信息进行编辑、排版布局、设计、整理、保存建档等，代替人们手工书写，减少了体力工作。

2、图文资料处理方面

在现代企业办公中，图文资料处理技术占据了很大的比重，由于行业不同或多或少都有应用，设计类行业的图文处理技术应用相对更多一些。图文资料处理技术借助计算机上如 Photoshop、Auto CAD等各种图文设计处理软件来实现。通过其强大的视频图像处理技术，能够快速进行方案设计、方案效果渲染、效果评估等，同时还可以进行色彩方案预选、色彩填充、三维立体展示、二维设计图纸输出等，与传统的设计模式相比较，色彩选择更加准确，三维立体效果展示更加直观，色彩调整更加方便，设计效果更好，设计速度更快，工作质量和工作效率更高，图文资料处理更具时效性。

3、远程信息交流沟通方面

在现代企业的自动化办公过程中，运用远程技术进行信息交流沟通也越来越普遍。办公自动化中应用远程视频会议办公，有效解决了远距离的会议、研讨、审批等业务处理，借助计算机网络技术，可以实现面对面的研讨、沟通、交流，实现数据文件的远程信息转换、统计、汇总、传递等，使一些远距离的办公流程变得更加便捷、立体，不仅可以避免人们出差劳顿，减少会议布置，降低相应的费用支出，还可以节约大量的时间，提升工作效率，远程办公越来越成为自动化办公中不可或缺的模式。

4、办公流程优化重塑方面

在现代化企业中，人们越来越注重计算机技术在企业办公自动化流程方面的应用。新时代人们更加注重计算机硬件、软件的高度匹配以及人与计算机系统的有机融合，借助计算机智能技术，对日常业务处理的工作流程进行分析，不断整合、优化、重塑工作程序，能够使日常业务处理起来更加简洁、高效，同时实现工作质量和效率双提升。

参考文献

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[2] 王博暄.计算机软件技术如何支持现代商业办公自动化发展[J].中国新通信，2019（4）

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