公司印章管理风险防范实务研究

贺平 乌仁娜

摘 要：根据w公司在印章管理中存在的问题进行分析，提出相对对策，明确印章管理相关工作流程，保证印章的安全妥善管理和正确使用，避免相关风险。

关键词：印章管理;风险;实务研究

一、前言

每个公司都有印章，每个印章的作用各不相同，但是都代表着公司的意志，具有特定的法律效力，需要我们认真研究印章管理中常见的问题及提出相应的对策。本文针对w公司的印章管理工作进行分析，查找问题并提出相对对策，明确印章管理相关工作流程，保证印章的安全妥善管理和正确使用，避免相关风险。

二、W公司原有印章管理制度介绍

1、印章种类

W公司现有印章主要分为以下几类：单位公章、党委印章、合同专用章、财务专用章和法定代表人人名章、上级下发的内部章、各部门的内部章等。

2、管理部门

公章、合同专用章的印章管理在行政部门，财务专用章和法定代表人人名章的印章管理在财务部门。此外w公司还有一些内部章，如上级下发的内部章，主要用来向上级报送文件使用。各部门也有自己的部门印章。

3、使用流程

W公司印章使用需在管理登记表中进行登记，该登记表规定了盖章时间、盖章文件名称、份数、印章名称、审批领导等内容，副总级别的领导签字后就可以盖章。印章保管人员共两人，均可办理盖章业务。

三、管理缺陷分析

（一）缺乏全流程管理

无论何种印章，其全寿命周期包括刻制、启用、领用、保管、使用、登记、回收、销毁八大环节。作为公司的印章管理制度，应当完整覆盖这八个环节，才能做到有效管理。然而目前的制度仅对保管、使用、登记环节作出规定，缺少全流程的管理制度。

（二）使用过程权责不清

首先，在实际工作中，经办人在印章管理登记表中登记后，由副总级别的领导签字，然后将需要用印的文件拿到印章管理部门进行盖章。由于全过程都是线下办理，印章保管人只能核对名称和份数，无法核对内容。如果经办人在领导签字后替换或增减盖章内容，印章保管人无法发现。

其次，单位对外印章分属行政和财务部门管理，二者管理要求不统一，责任不明确。一方面缺少外出用印等特殊情况的明确规定，另一方面缺少对用印资料类型及审批权限的界定。

第三，印章保管人员均可以给各部门盖章，且无相互间的交接手续，导致印章保管的责任不明确，盖章人员对于印章管理的重要性认识不足，责任心不强。

（三）内部章存在对外使用的风险

W公司各部门均有内部章，内部章如果违规对外使用，出现纠纷时，公司仍需要承担相关的法律后果。目前，内部章由各部门自行保管，没有明确的管理规定，且各部门对于部门章的使用范围的认识也不充分。这种情况下，极易出现对外使用造成的法律风险。

四、采取的对策

（一）提升印章的全流程管理水平

一方面，制定印章管理制度，覆盖印章的整个生命周期。建立刻制、启用、领用、保管、使用、登记、回收、销毁八大环节全流程管理程序，并明确各程序的归口管理部门及责任人。明确所有对外使用的印章必须在公安部门备案，在公安机关指定单位刻制。

另一方面，梳理公司现存有效的所有印章，建立印章档案，内容应当至少包括印章名称、枚数、启用日期、使用范围、保管部门、保管人、图样等信息。

（二）加强用印过程管控

首先，应当建立完善授权体系，对用印资料类型及审批权限进行详细规定，针对用印资料的不同设置分级分类审批权限，避免出现资料类型与用印级别不符的情况。

其次，建立线上审批系统，增加印章保管人核对环节。盖章文件一律由印章保管人在线核对、亲自盖章。一是方便印章保管人员核对最终盖章的文件。二是保存相应电子记录，方便永久追溯。

第三，完善特殊情况的用印规定。严禁在空白介绍信和空白证件、奖状、协议、便笺等上加盖公章。如有特殊情况，需经过特殊的审批手续。印章外出使用时，应对印章借出外用的时间、印章保管人出入的场所进行限制。同一用印资料在不同时间里重复用印，或者同一批用印资料有部分内容漏报审批，都必须再次申请用印，杜绝“一次审批，重復使用”的行为。出现急需用印的文书，但该文书的审批权人未及时签字的情况，须由印章管理人员和用印申请人共同在场，电话请示审批权人，经同意后方可盖章。审批权人返回后及时完成补签手续。

（三）提升印章管理人员的管理意识

印章保管人是印章管理的第一责任人，必须有高度的原则性与责任感，严格按照印章管理制度用印。主要职责包括：

（1）及时录入各类印章管理台帐，妥善保管，永久保存。

（2）印章用毕应立即放入指定位置，不能随意放置，以防丢失和滥用。

（3）用印须端正，清晰，盖印位置须在文尾的“年月日”中间，不得盖在空白处，两页以上的用印文件必要时加盖骑缝章。

（4）印章保管人在公司各类证照资料的复印件上加盖印章时，需要在复印件上注明“仅用于办理‘某某事由使用”。

（5）印章保管人因故不能保管印章的，应经部门领导同意办理交接手续，不得擅自委托他人代管。

（6）发生印章遗失，应立即向上级报告，并去相关部门办理补办手续。

（四）强化内部章管理

明确内部章严禁对外使用。确需有使用需求的内部章，应当一同纳入印章管理制度进行管理。取消非必要的内部章，建议用个人签字替代内部章。

五、小结

通过上述管理提升工作，w公司印章管理工作能够做到权责明确、科学有效，同时也能够有效地预防相关法律风险。未来，w公司要进一步通过办公自动化手段，完成用印的线上审批程序，以及印章管理档案，日常管理台账、印章刻制、作废、销毁等申请流程的电子化，形成高效有序、权责明晰、风险可控的现代化印章管理体系。