浅谈档案管理信息化建设的思考

摘要：近年来，随着我国社会经济的飞速发展，我国许多企业及相关部门也越来越重视档案的管理工作。现今是大数据时代，是信息技术高速发展的时代，各行各业各个组织要想高效实施后勤管理工作，就需要重视档案的管理工作。只有完善了档案管理工作的监督管理机制，构建高效的档案管理工作体系，各个企业亦或其他行业组织才能够利用大数据的特性，实现资源的共享，让各个部门协同合作，开展高效的工作，确保企业或相关组织可以正常运转。鉴于此，本篇文章就将对档案管理信息化建设做出思考，希望能够帮助企业或部门更好的进行档案管理建设。

关键词：档案管理;信息化;管理建设

常言道：“工欲善其事，必先利其器”，“兵马未动粮草先行”，“凡事预则立不预则废”等。这些古语都说明了后勤的重要性。想要一个集体或是一个组织良好的运行下去，能够协调各个部门互相配合，使集体或组织可以正常的发展进步，就必须要重视后勤管理工作。而做好档案管理工作，就可以让成员快速知道集体中的信息，快速查找相应的资料等等，不论是进行人事变动，还是工作任务的信息数据管理，都可以因此变得更加高效迅捷。档案管理信息化建设是一个非常抽象的概念，传统的档案管理工作由于数据太多，太过庞大，不好统计管理，但现在则可以将传统的档案管理变成信息化管理，利用信息技术使管理更加全面清晰，更加快速高效。所以，档案管理信息化建设必不可少。

一、公路工程档案管理进行信息化建设的意义

（一）信息化建设能够延长公路工程档案的使用期限

我国经济不断发展的同时，国内公路工程也逐渐增加，公路工程的档案管理工作越发繁琐。现阶段如何延长公路工程档案的使用期限已经成为了较为严重的问题。由于信息化技术在其他类别的档案管理工作中已有成效。所以，在公路工程档案管理工作中也可以使用信息化技术，以此来延长公路工程档案的使用年限。信息化档案与以往的纸质档案相比起来，能够保存的时间更长;且能够节省更多的空间，极大的减少在存放档案时投入的空间资源。

（二）信息化建设能够提高档案管理的服务效率

在以往的纸质公路档案管理工作中，查找某一个特定的档案需要花费工作人员大量的精力与时间，随着档案存放越多，工作量越大。在信息化档案管理过程中，若是需要查找某一个公路的具体档案信息，只需要使用计算机进入档案管理系统，输入某一条公路的名称，就能够获得这条公路具体的档案信息。这样的管理方式极大节省了人力查找档案的时间，也使得查找档案更加精确、快捷。

二、档案管理在信息化建设存在的问题分析

（一）档案管理信息化资源整合不够

由于我国信息技术发展的时间还不长，不少企业在利用现代信息技术进行档案管理信息化建设的时候，就是摸着石头过河，没有相应的完善档案管理信息化建设模式体系，以致于不少企业或部门在档案管理信息化建设中还存在着一些问题，比如档案管理信息化资源整合不够。不少企业或部门虽然在逐渐实现档案管理信息化建设，可由于缺乏长远规划，没有科学合理的将各种资源整合起来，无法有效发挥出部分信息资源的作用。现今是大数据信息时代，要想不被时代社会所淘汰，档案管理人员就需要对企业或部门的各项信息资源有一个清晰全面的认识，要对这些资源做出长远的规划，并对资源进行高效整合利用，使档案管理信息化建设的作用充分发挥。

（二）数据的异构性

我国是人口大国，企业和其他机关单位甚至教育机构的人数都不少，为了提高档案管理效率，使各个部门可以协同合作，高效运转，这些不同的组织机构就纷纷应用现代信息技术来加强档案管理信息化建设，故而，这些数据信息也就越来越多。包括但不限于人事信息，人员变动，任务下达，规章制度以及产品数据和其他多种多样的数据。不同的数据来源于不同的部门，分类不同，作用不同，给档案管理人员带来了极大的麻烦。比如大量的文件以及资料存储在数据库中，相关工作人员在查找资料时就可以轻松高效的调出自己所需的文件和资料，可以高效的开展工作，但是档案管理人员在进行数据管理录入的时候，就会显得繁琐，要将这些数据资料进行分类，以便于其他人员快速查找。所以，数据异构性就将会极大的影响到档案管理人员的工作效率，会阻碍档案管理信息化建设。

三、档案管理信息化建设的解决措施

（一）相关部门要加强对档案管理人员的深入教育

要想解决目前档案管理在信息化建设中存在的这两大问题，相关企业和机关单位以及教育机构的相关部门都要加强对档案管理人员的深入教育。只有对开展档案管理工作的人员进行专业的培训和深入教育，提高档案管理工作人员自身的管理能力和管理水平，才能够构建高效的信息化档案管理。所以，企业和机关单位以及教育机构可以开展相关的培训讲座，让档案管理人员能够进行深入地教育学习，能够熟练地掌握不同的办公软件，可以将不同的资料清晰的划分整理等等。这样，就可以大大提高档案管理效率。

（二）完善档案信息化管理制度，充分的利用数字化技术手段

企业和机关单位以及教育机构等不同组织还可以完善档案信息化管理制度，充分地利用数字化技术手段来开展档案管理工作。假设相关的档案管理工作人员无法利用数字化技术手段，无法熟练操作各种管理软件，無法有效的将不同企业和机关单位以及教育机构的资料数据整合利用起来，不能对不同资料进行科学合理的划分类别，也不遵循档案管理制度，那么档案管理效率将会大大降低，不同部门的人员也无法快速准确调用出自己所需的文件资料，无法良好的开展工作。所以，只有充分的利用数字化技术手段，并完善档案信息化管理制度，才能使档案管理变得高效。同时，各个组织集体还可以对档案管理信息化服务进行创新，实现文件的信息共享，这样就能充分发挥出档案管理的优势作用，就能深入进行档案管理信息化建设。

四、结束语

综上所述，档案管理信息化建设对各行各业各个组织集体都有着不可替代的作用，虽然目前我国在档案管理信息化建设中还存在着一些问题，但是只要相关部门加强对档案管理人员的深入教育，完善档案信息化管理制度，充分地利用数字化技术手段，并对档案管理信息化服务进行创新，实现文件的信息共享，就可以构建完善的信息化档案管理模式。

参考文献

[1]刘宇霞.浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新[J].中外企业家，2020（10）：138.

[2]吴金凤.档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].化工管理，2020（08）：13-14.

作者简介：黄静（1977.2—），女，汉族，四川大竹人，档案助理馆员，大专学历，单位：四川省大竹县公路养护段，研究方向：档案管理。