让档案创造更多价值

孟颖

摘要：随着社会的不断进步，各类单位的工作人员和相关事务也越来越多，产生的档案信息也不断累积，因此提高档案管理效率就成为了多数单位的工作重点。传统的档案管理一般都是以纸质为主，在当前信息时代的背景下，实行档案信息管理化是各个单位档案管理的创新与发展。因此，如何提高档案信息化管理的效率是当前各单位重点关注的一项工作，本文对档案信息化管理中存在的问题进行了分析，并总结指出相关的解决策略。

关键词：档案管理;信息化;管理分析;策略研究

引言：

近年来，信息技术的大力普及，极大的提高了管理的效率和质量，档案信息化管理已经成为如今的发展趋势。档案涵盖了人员信息、工作状况、管理细节等多方面重要的信息资源，这些既是各单位的历史记录和证明，更能够为日后工作管理提供有价值的信息。在日常工作中会产生大量的档案文件，档案信息化管理能够减轻工作人员的工作量和保证工作效率，将纸质版档案转化为电子档案进行管理，能够为公司的发展提供更多的便利条件。另外，电子档案的形式有文本、有图片、有视频、还有软件等多种多样，通过信息化管理能够对档案进行快速查阅、传送及下载，大大提升了档案管理的进程。

1.档案信息化管理工作中存在的问题

1.1 档案管理人员整体素质偏低

在实际管理过程中，多数单位的人员配置都不能满足实际要求，很多档案管理人员都是兼职的状态，加上并不是科班出身，对档案管理得了解也不是很透彻，平时的工作量也较大，因此没有更多时间去学习专业管理知识，导致档案信息化管理效率偏低。

1.2 档案管理人员管理意识薄弱

很多档案管理人员对档案信息化管理有不理解的地方，甚至不懂操作方法，只能按照旧模式进行管理，阻礙了档案信息化管理的发展。还有些单位的领导对档案信息化管理缺乏重视，忽略了对档案管理人员的培训和人才引入，缺少对档案管理人员进行规划管控，导致档案信息化管理不能满足实际的发展需求。

1.3 档案信息化存在安全问题

档案管理信息化会涉及大量的网络资源和渠道，安全隐患也是无处不在的。由于计算机硬件和管理软件都会存在一些不安全的因素，会对档案信息化管理系统产生严重的影响。硬件方面，磁盘失效、适配卡损坏会导致计算机无法开机，软件方面，病毒入侵、数据库被破坏等都会影响档案信息化管理的正常运转。

1.4 档案信息化管理投入欠缺

档案信息化管理需要投入的资金较大，从硬件配备到人员规划。从硬件上说，电脑配置低或电脑数量有限，会对数据的录入和登记产生阻碍。从软件上看，档案信息化管理一般都采用档案管理系统软件进行操作，但是由于经费的缺欠，软件开发和设计较为局限，功能结构简陋，使信息无法进行更好地操作。

2.档案信息化管理工作的有效策略

2.1 加强档案工作人员的技能培训

为了保证档案管理工作的有效性与科学性，要引进专业的管理人才，要想合理科学地利用大数据时代实施管理，就必须加强对档案管理工作人员的培养，使其具备专业的技能以及操作水平。以往的档案管理工作人员都是人工进行档案管理操作，对相关的大数据技术并不是很了解，不能熟悉掌握大数据技术相关方面的专业知识，在一定程度上影响档案信息化管理的发展。对于企业部门来说，应该积极举办培训学习活动，可以利用公共课、视频教学等手段，提高档案工作人员的专业化、服务意识以及信息化水平，加强档案管理工作人员之间的沟通与交流，不断提高档案管理工作人员的综合素养。还要提高管理人员的聘用门槛，引进具有专业素养的人才，这样才能够积极推进档案信息化管理工作有效开展。

2.2 不断优化档案管理人员的结构

档案管理工作相对来说比较单调，企业在招聘档案管理工作人员时，相比于技术性工作来说，对技术方面要求较低，待遇也比较差，从事档案管理工作的工作人员年龄都比较大，很少有年轻人愿意从事档案管理工作，这就在一定程度上直接影响我国档案管理工作的实际发展。但是随着技术的不断深入，大数据时代对档案管理工作人员的技术水平提出了更高的要求，为了能够更有效实现档案管理工作，就需要不断引入一些技术人才，切实提高档案管理工作人员的综合素养，不断优化调整档案管理人才结构，使年轻人愿意从事档案管理工作，并成为档案管理工作的主力军，以便顺利实施档案管理工作。

2.3 做好档案管理保密工作

在档案管理工作中，信息化技术的应用有效促进了档案管理工作的发展，给企业档案管理工作带来了新的机遇，信息化的有效应用能够有效提高档案管理工作的效率，还能在一定程度上节约人工成本。在信息化时代，使得档案信息比较容易丢失、损坏或者泄漏，因此工作人员必须要认识到档案信息的重要性，提高档案信息保存的安全意识，保证档案信息的安全性与保密性。此外，企业还应该加强管理软件与硬件的建设，为了能够使档案信息化管理工作适应时代的发展与实际需求，要主动加强相关基础设施的投入，对现有的设施进行升级或更换，保证网络信息平台的建设，满足网络搜索引擎的实际需求。

2.4 实现档案管理数字化，完善电子档案归档工作

为了有效提高档案管理的效率、资源的利用率，各单位必须要着重注意对现有的档案管理模式以及服务模式进行具体的改革与创新，使档案管理工作不断朝着数字化信息化的方向发展。首先应该在纸质资料的基础上，有效结合大数据时代技术优势，对具体的纸质资料进行相应的整理、编号以及储存，加大信息资料进行数字化的处理，建立信息化数据库，方便档案的查询与利用，实施数字化与信息化的档案管理可以节省大量的时间，引入信息化管理，能够改变传统档案管理工作存在的弊端，化繁为简，既能够提高工作效率，也能够减轻工作人员的负担，加强档案资料的利用率。

要保证与办公系统不断深度融合，不断完善电子公文流转系统的全程控制，保证公文类电子档案的内容齐全。结合国家制定的专业类电子档案具体标准，有效管理分类专业电子档案，不断完善专业电子档案的系统与标准。详细制定档案数字化相关计划，要着眼于档案信息化未来发展的实际需求，结合企业的实际发展状况，制定详细的档案数字化计划。要结合信息时代电子档案归档工作的实际要求，不断研究数据信息相关的各类数据平台，来满足档案管理的实际应用。

结语：

综上所述，建设信息化档案，是一项比较复杂繁重的系统工程，企业必须要实施整体规划，要确定完整的目标，学习先进的科技手段，完善档案管理信息系统，改变陈旧的档案管理理念，对各种管理的方式方法进行创新，以此来提高工作效率。

参考文献：

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[2]张小静.让档案创造更多价值——档案信息化管理分析[J].城建档案，2019（09）：22-23.

[3]严卉.企业档案信息化管理浅析[J].信息通信，2018（11）：191-192.