论文秘工作和文书档案管理工作的一体化

刘婷

摘  要：本文在简要概述文秘工作与文书档案管理工作关系的基础上，强调了两者之间既紧密相连又相互独立的特殊关系，对当前文秘工作与文书档案管理工作中存在的问题进行了概括分析，并提出树立一体化的管理理念、规范管理工作、借助信息化手段以及培养专业人才等加强文秘工作和文书档案管理工作的具体的措施。

关键词：文秘工作;文书档案管理工作;一体化

现如今，随着办公自动化和档案管理现代化水平的快速发展，对机关文秘和档案工作也相应的提出了更高的要求，如何创新工作方法，使文件登记、立卷、著录工作适应档案管理现代化的要求，已成为机关文秘和档案工作者面临的一个问题。本文就文秘工作和文书档案管理工作的一体化发展作一些简单的探讨。

一、文秘工作和文书档案管理工作的关系

文秘工作与文书档案管理工作两者是鱼水关系，将这两项工作有机的结合起来是现代化办公的必要手段。文秘工作与文书档案管理工作在日常工作中都需要经常与文件打交道，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文秘工作者是文件的创造者，而文书档案管理工作者是文件的守护者。文秘工作者完成的重要的文件或资料要定期移交到档案管理室进行保存，以后若因为工作需要，文秘工作者还需要文书档案管理人员的帮助找到相关资料。公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。由此可见，文秘工作与文书档案管理工作的质量相互影响着对方的工作质量，因此将文、档两者之间的两项不同专业的工作有机结合起来，使之规范化是现代化办公的必要手段。

二、文秘工作与文书档案管理工作中存在的问题

在现实工作中文秘工作与文书档案管理工作既具有统一性的特点，又在分工上各有不同之处，因此大多实行分块管理制，这种体制从某种程度上拉大了文秘工作和文书档案管理工作的距离，使文秘人员文书档案意识淡薄，另一方面档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在管理过程中出现脱节，主要表现为：

（一）公文的格式和处理办法不规范

1.用纸不达标，装订不规范。公文用纸质量差和耐折度低，保存时间不长;纸型大小不规范;印刷装订中，有掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题。影响到公文的严肃性、美观性和文书档案的完整性。

2.文种不准确，程序不规范。最容易混淆的是“请示“和“报告”不分，有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中来杂“请示”的内容，有的甚至把两个文种合一为“请示报告”，影响了公文受理及其作用的发挥。公文的办理程序常常是有越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等现象，直接影响到文书档案管理工作。

3.原稿不齐全，编号不规范。公文修改稿特别是领导批示的原稿更具有存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺了原稿或修改稿。还有的归档材料是传真原件或复印件，短期内字迹就变得模糊不清。或由于登记不及时，公文编号常出现漏号、重号等情况，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。

（二）文件的归档立卷不规范

由于档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和利用的，文件之间的历史联系容易被分制。表现在具体工作中，就是一些档案管理人员不按照档案形成的规律，忽略文件在其形成的实践活动中固有的联系，仅根据偶然的需要和人为的联系随意分合档案，造成文件之间历史和逻辑关系的混乱，使其无法如实全面地反映历史活动的面貌和文件的系统内容。

（三）档案管理不规范

1.基础管理差。特别是在一些综合性档案室，存档内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度大，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。

2.归档范围把握不准。凡是已办理完毕，对今后工作具有一定查考利用价值的文件，均属归档范围。目前，由于多种原因，在非正式文件归档方面存在不足，具体表现为：①领导人讲话、工作汇报、典型发言等材料的归档不够完善;②音像资料的归档不够完善。

3.档案交接管理不规范。《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节。

三、加强文秘工作和文书档案管理工作的有效办法

（一）树立一体化管理理念

为了加强文秘工作与文书档率管理工作，首先需要树立一体化的管理理念，奠定这两项工作发展的基石。文档一体化的实质就是把文秘工作和文书档案管理工作从组织制度到具体程序真正结合起来，加强文书档案部门对文件管理的超前控制，使文档工作流程科学合理。

（二）规范管理工作

要使这两项工作能够更加顺利快速的进行就必须根据相关规定与实际情况，合理规范工作秩序和要求，加强这两项工作的对接交流。（1）严格遵循公文处理的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定;（2）理顺管理体制，完善组织机构，建立细化有效的管理制度和工作程序;（3）配置性能优良的设备和工具适应档案法律法规的要求。

（三）借助信息化手段

在这个大数据时代，很多工作的发展已经离不开信息化技术的支持，因此我们为了实现文秘工作与文书管理工作一体化管理就要借助信息化技术这个平台将这两项工作更紧密的联系在一起。首先应该建立一个信息化管理平台，建立信息收集、分类、查找等不同功能，方便工作人员的管理以及人们的查找利用。同时要加强与其它部门的交流，收集其他部门的建议建立方便快捷的信息化平台，使每个人都能保持高效的工作效率同时减少不必要的麻烦。

（四）培养专业人才

文书职位的工作人员因缺乏职业素养，在很多工作中存在问题，同时因为不能重视自己的工作，在工作中懒散松懈，使得工作质量严重降低，给相关部门带来很大的损失。在文秘工作与文书管理工作中，专业的工作人员不仅能更快地完成工作保证质量，更便于这两项工作的顺利接洽实现办公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能够为领导提供有效性的建议，当面对改革创新时，能够以专业的眼光看待问题，做出最合理的判断，推陈出新，保证工作的顺利进行。

四、结语

综上所述，文秘工作与文书档案管理工作是一个社会分工不同的两个专业，它们在工作中既相互制约又相互联系。在现实的生括中我们已经不能将这两项工作完全分开，为了实现便捷化和科学化的现代化办公我们应该想尽一切办法将这两项工作紧密联系在一起，坚持一体化理念，利用信息化网络平台，培养专业化人才，规范各项工作，提高人们的工作效率，能够在最短的时间内找到想要的资料，保证数据的准确性，为领导提供更准确的建议，实现部门利益最大化。

参考文献

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