浅谈新形势下档案管理工作的规范化

刘霞

摘  要：在近年来，档案管理工作的工作方式发生了变化，档案的具体应用方式也随之出现变化。在新的要求下，档案管理工作的规范化发展，成为相关专业人员的关注目标。需要对档案管理工作的特殊意义有所认识，结合现阶段存在的实际问题，对档案管理工作的规范化发展展开探究。

关键词：新形势下;档案管理工作;规范化发展

引言

档案管理工作是行政单位内部的关键工作，档案管理工作能够为其他事务提供凭据，帮助判断决策。在现代的档案管理工作中，涉及到的内容较多，这使得档案管理工作具有一定的复杂性。随着信息化技术的应用，现阶段档案管理工作的方式也在发生变化。要根据整体的工作需求，研究档案管理工作的工作质量与工作效率提升策略，为日常的工作运行提供更为稳定的保障。

一、档案管理工作的特殊意义

档案管理工作需要对各种档案信息内容进行管理，根据档案的类型展开分类，在分类中还需要对档案应用的便利性有所关注。行政单位的日常决策工作，往往都需要应用到档案管理工作中保存的各种类型档案，档案管理能够为管理决策提供更为精准的信息，使得决策的准确性以及决策的效率有所提升。

新形势下档案管理工作的规范化发展，需要在考虑信息化技术的前提下展开，配合档案的直接应用方式，实现信息化的档案管理、档案分类以及档案的应用。由于受到信息化这一特征的影响，在档案管理中需要做好档案的保密工作，避免内部档案的泄露与外流^[1]。

二、目前档案管理工作中存在的问题

1、未能够建立适应于需求的档案管理体系

当前所应用的档案管理体系，需要包括两个方面，首先是纸质档案的管理。这一类型的档案，应用率有所降低，然而在重要的工作中仍旧是重要的档案凭据。其次，是对于信息化档案的整理与管理，信息化档案管理需要借助于一个相应的管理系统。这一系统的构建主要存在两个方面的问题，其一，没有重视系统的构建，未能引进信息化系统;其二，信息化系统的构建方式，与本单位中系统的应用需求不相符合。

2、对于档案管理工作的重视程度不足

首先，管理层对于档案管理工作的重视程度不足，会导致档案管理中的资金投入、人才投入都存在缺失的情况。其次，单位中其他部门人员对于档案管理工作的配合程度，会受到管理层人员的态度影响，重视不足则难以形成对工作的良好配合;即便是档案管理相关人员，也会受到整体环境与自身职业水平的影响，不重视本职工作。

三、档案管理工作的优化策略

1、建立完善的档案管理工作系统

档案管理工作系统地建立，需要考虑到纸质档案与电子档案的共同管理。在目前，纸质档案需要专门的存储地点，为了使得纸质档案便于应用与查找。在电子档案的信息中，要对于纸质档案的所在位置进行标注，通过这种方式使得纸质档案与电子档案之间的结合更为紧密，促进二者的一体化发展。

一般情况下，要根据实际的应用需求，引进档案管理的系统。在系统的引进应用过程中，要注意系统与本单位工作需求之间的适应性。可以参考同类型行政单位中档案管理系统的应用与构建状况，引进一种适应于档案管理与档案应用的系统。在有特殊需求的状况下，需要对单位中档案管理系统进行个性化构建，增加管理与应用的类型，完善系统构建^[2]。

这种类型的档案管理系统，不仅档案管理工作的专职人员在应用，其他部门的人员也需要通过系统获取相应的信息，与传统的档案应用方式相比，系统的应用能够充分的提升档案应用工作的效率。因此，要重视培训其他部门人员应用档案系统的能力。

2、提升对档案管理工作的重视程度

首先，对于管理层的人员来说，需要重视档案管理工作，为档案管理工作的规范化发展，提供足够的资金，引进相关的档案管理专业人才。其次，对于单位中其他部门的人员来说，要掌握档案管理系统的应用方式，在自我的档案应用权限内使用相关的资料，重视资料的保密，防止内部信息的外泄。

3、重视档案管理的人才引进与人才培养

在档案管理工作的规范化发展中，要重视档案管理工作中人才的以引进与人才的培养。目前，高校中有相关的专业，需要重视档案管理相关人員的知识教育背景，招收具有专业背景的档案管理人才。对于本单位中原有的档案管理人员，要采取继续培训的方式，提升其职业技能以及档案管理工作水平。本单位中原有人员所具有的工作经验是不容忽视的。通过合作工作的方式，使得不同类型的档案管理人员能发挥其各自的优势^[3]。

结束语

新形势下实现档案管理工作的规范非常重要，实现档案管理工作的规范化既能提高档案的利用率，又能提升自身的管理水平，确保档案资料的完整性和真实性。因此，档案管理工作人员应切实抓住档案管理的发展机遇，不断创新档案管理方式，逐步实现档案管理工作的科学化和规范化。

参考文献

[1] 李慧勋. 新形势下档案管理工作的规范化研究[J]. 黑龙江科学，2019，10（03）：128-129.

[2] 刘剑桥. 新形势下档案管理工作的规范化[J]. 办公室业务，2019（02）：104+139.

[3] 丛涛滋. 新形势下档案管理工作规范化探究[J]. 办公室业务，2019（23）：92-93.