探究“互联网+”时代人事档案管理信息化建设

王静茹

[摘 要]人事档案管理信息化建设，是顺应“互联网+”时代发展的必然需求。在提升人事档案管理质量与服务水平上，发挥着至关重要的作用。文章立足人事档案管理信息化建设现状，以提升信息化建设质量与效果为目标，针对信息化建设存在的问题及原因，提出相应强化措施，以供相关研究人员参考。

[关键词]“互联网+”;人事档案;档案管理;信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.084

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）16-0-02

0     引 言

“互联网+”作为一种新经济形态，强调实体经济在发展过程中能够有效利用网络平台，以大数据、物联网等新一代信息技术为支撑进行改革，以实现自身生产力、创造力、发展力提升。随着“互联网+”行动计划的不断推进，人事档案管理信息化水平大幅度提高，工作质量与效率有效提升。但从整体层面看，仍存在一些建设与管理问题有待解决。因此，为提高人事档案资源利用率，档案管理部门有必要加强信息化建设，促进相关工作更好发展。

1     “互联网+”时代人事档案管理信息化建设现状

1.1   信息化建设成就

人事档案蕴含着丰富的人力资源信息，在人力资源管理、培训、利用上发挥着重要作用。面对“互联网+”时代发生的变化，事业单位在现代化建设中明确指出：要贯彻落实新时代习近平中国特色社会主义信息化建设精神，以全国网络安全和信息化工作会议精神为指导，深化档案管理制度改革，加强人事档案信息化建设。通过一段时间的努力，取得了一定成就。例如：将纸质档案转变为电子档案;完成人事档案信息系统设计与构建;人事档案实现信息化处理与利用。这在一定程度上有效提高了人事档案管理质量与效率，让人事档案信息与资料成为重要管理资源。

1.2   信息化建设存在的问题

目前，事業单位人事档案信息化建设方面仍存在诸多问题，具体体现在以下几方面。①人事档案信息利用率不高。基于经验归纳与总结发现，人事档案信息与资料利用始终处于被动状态，即根据工作需求运用档案管理系统查找所需人事档案资料。这在一定程度上使多数人事档案资料处于“沉睡状态”。2019年，某事业单位人事档案库存超过1 000份，但使用率仅达到7.2%。与此同时，人事档案信息的利用主要集中在统计分析上，仅有小部分应用到人事管理的决策、预测、评估工作中。②人事档案通用性差，安全风险高。在“互联网+”时代，人事档案信息呈现出多样化、数量化发展态势。在人事档案信息利用过程中，工作人员可以以档案类型、档案存储时间等为检索条件进行档案查找、存储、管理。但由于缺乏统一、规范的人事档案信息化管理标准，各单位、各部门皆有属于自己的档案管理体系，在一定程度上降低了人事档案信息共享水平。与此同时，人事档案信息系统易受多种因素影响，出现安全风险，导致信息丢失、信息失真、信息泄露、系统瘫痪等问题，影响人事档案管理与利用。

2     “互联网+”时代人事档案信息化管理建设中存在问题的原因

①事业单位信息化建设过程中，缺乏对人事档案管理信息化建设的重视，使相关应用开发与利用存在局限性，出现人事档案管理信息化建设基础设施不完善、档案信息利用率低下、电子档案承载信息不足、职工参与人事档案管理信息化建设积极性低等现象。②人事档案管理信息化建设目标不明确，人事档案信息化建设与管理存在随意性、盲目性，出现人事档案信息开放程度低，数字档案类型、格式统一性差，信息化管理先进性发挥有限等现象，降低人事档案资源利用率、共享性、安全性。③人事档案信息化管理体系不完善，管理方法陈旧。例如，人事档案信息化管理基础设施建设机制、档案信息化管理培训机制等缺乏影响人事档案信息化管理质量提升，使档案信息化建设滞留在表层;大数据技术、云计算技术等先进科学技术应用不足，制约人事档案信息化管理水平与能力提升。④认知偏差以及信息化管理能力不足。一方面，不利于档案资源利用率提升;另一方面，制约档案信息化建设深入发展。

3     “互联网+”时代人事档案管理信息化建设的策略

3.1   革新档案管理的传统理念，树立大数据工作思维

人事档案管理蕴含的信息资源（包括职工基本信息、职工文化水平、职工社会经历、职工工作情况、职工特征爱好等）对强化人事管理存在重要意义。因此，在“互联网+”时代，人事档案管理人员应准确认知人事档案信息化管理的重要性与必要性，树立大数据思维，在实践工作中运用大数据思维、信息化管理理念进行人事档案资源收集、管理、存储、利用。例如，依托云平台技术构建虚拟人事档案信息管理库，将人事档案管理系统中的信息（职工年龄、性别、学历、岗位等）与互联网中的信息（信用、特长爱好、社会关系等）有机结合，构建“个人数字档案库”，完善人事档案内容，为人事管理过程中职工教育培训、职工岗位调整、职工能力测评等工作提供充足的信息资源，丰富人事档案功能。

3.2   精准定位信息化建设目标，推进信息化建设进程

在“互联网+”时代，应提高事业单位以及相关工作人员对人事档案管理信息化建设的重视程度。通过自主学习、教育宣传、技术交流等方式，深入了解与准确认识档案信息化管理的内涵、特征、意义以及具体作用。在实践操作过程中，档案管理人员应根据已有经验，结合人事档案信息化管理根本诉求以及人事档案管理信息化建设具体要求制定目标，为相关工作开展指明方向。在此过程中：一要将人事档案信息化建设目标与事业单位长期发展战略目标相结合，围绕“基础设施建设、管理制度建设、管理与发展体系建设、信息系统建设、管理队伍培育”等维度进行统筹规划;二要制定合理且完善的人事档案信息化管理标准与规范。包括档案数据存储标准、档案数据分类标准、档案数据检索规范、档案数据使用要求等。使数字档案更具规范性、科学性、合理性，为人事档案信息集约化管理提供基础支撑，促进档案信息共享与利用;三要明确信息化管理功能，调动各部门使用档案信息的积极性、主动性，让档案更具应用价值。例如，利用大数据技术进行人事档案信息挖掘工作，根据职工兴趣与职工行为之间存在的关联性，制订职工激励方案;结合职工岗位要求、职工文化水平、职工工作能力、职工学习能力等，探寻科学有效的职工教育培训机制，确定岗位培训内容与措施;根据职工年龄、工作情况、工作态度挖掘职工需求，为开展职工管理与思想政治工作提供决策依据等;利用人事档案掌握近年来职工工作涨幅情况，预测职工工资变化趋势，并在此基础上，结合职工工作内容制定任务目标与奖惩措施，以更好调动职工工作积极性、主动性。

3.3   完善档案信息化管理体系，创新信息化档案管理方法

人事档案管理信息化水平的提升需要依靠科学且完善的档案信息化管理体系支撑。因此，有必要加强档案信息化管理体系建设。第一，加强相关制度建设，使相关工作人员能够在日常工作中完成纸质档案转化、数字档案建设等工作，使绩效考核系统、职工激励系统、职工培训系统、财务管理系统等与人事档案管理系统相连接，达到人事档案资源整合、档案信息一体化管理目的。第二，制定档案信息系统保护维修制度，规范人事档案信息系统登录行为、操作行为，避免人为操作错误引发系统故障，降低档案信息使用安全性、可靠性。第三，坚持先进性、安全性、前瞻性、科学性原则，善于利用加密技术、防火墙技术、身份识别技术、身份认证技术，减少病毒入侵、黑客攻击等网络危险因素对系统的不利影响。第四，善于利用大数据技术、云计算技术、物联网技术、无线通信技术进行人事档案信息管理，提高人事档案信息化管理所需能力，包括档案资源的信息化处理、管理、利用、风险、挖掘等。

3.4   提高档案管理信息化能力，有效发挥资源作用

要想提升人事档案管理质量与效率，实现信息化建设作用，档案管理部门需具备相应的实力与能力。因此，在“互联网+”时代，加强人事档案管理信息化建设，需注重檔案管理信息化能力提升。在此过程中：一要根据建设要求，加大相关费用投入，在充足资金的支持下，合理配置资源，完善硬件设施、软件设施以及配套设施;二要构建专业化档案信息化管理队伍，利用教育宣传、技能培训、会议探究、内部创新、榜样树立等方法，使档案工作人员具备丰富的信息化建设经验，提高他们的人事档案信息化、网络化处理能力，树立较高的档案管理信息化建设意识，推动人事档案管理信息化建设专业化、创新

化发展。

4     结 语

人事档案管理信息化建设是人事档案管理顺应时代发展的客观要求，也是面对新时期市场变化、提升人事档案管理质量的重要手段。因此，在掌握档案管理信息化建设重要性的基础上，档案管理部门应立足实际发展情况，针对问题成因，从理念、目标、机制、方法、能力等多层面、多角度出发，落实强化对策，提高人事档案管理信息化建设水平，为相关工作开展提供优质档案管理服务。

主要参考文献

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[2]张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究——基于档案数据管理视角[J].山西档案，2020（1）：81-86.

[3]刘群.“互联网+”时代高校档案管理信息化建设中存在的问题与对策[J].科技经济导刊，2018（35）：22.