高校档案管理信息化建设的思考

摘要： 目前，无论是城市大型图书馆或者高等学校的档案管理，都开始思考借助信息技术开展数字化与信息化管理模式的转型升级。本文立足于当下高校在档案管理信息化建设方面的重要意义，立足于当下高校在推进档案管理信息化进程中的突出问题，结合高校实际情况提出对于档案管理信息化的改进具有针对性的改进建议，以期为高校档案管理的水平和效率提升提供有借鉴意义的参考。

关键词： 高校;档案;信息化管理;建设与思考

引言

互联网与信息技术在高校的档案管理工作方面能够起到积极的辅助作用。一方面，随着高校的各方面教学与科研的不断深入，档案资料的数量日益增多，而传统的人工、机械地管理模式已经无法适应目前高校档案的管理需求。另一方面，信息化的档案管理模式能够有效帮助有关的管理人员以及查阅人员提高效率，对于宝贵的资料电子化以强化安全性。目前高校在推进档案管理工作方面已经引起重视，但是在实际开展的过程中也呈现出一定的问题。

1高校檔案管理信息化建设的意义

1.1提高管理效率

高校在档案管理方面目前在朝着信息化的方向改进，这种发展方向的显著优势之一便是能够强有力提升高校档案管理的效率。针对以往的高校档案管理模式来说，信息化建设的推荐能够有效对于目前的纸质档案进行统一的管理与整理，大大减少人们的管理成本，提高管理效率。与此同时，高校档案的信息化建设也与目前大多数学校推进开展的“数字化校园”建设方面形成统一与协调，作为“数字化校园”的重要组成部分，档案的信息化建设能够充分有效提高高校在教学以及科研方面的支持力度。

1.2强化安全管理能力

高校档案需要注重安全型，尤其是一些研究方向涉及国家以及社会重大公共利益的，有关的档案资料的管理方面需要加强安全方面的力度。而信息化的建设能够有效强化高校档案的安全管理能力。首先从管理方来说，有助于人员对档案的分类、整理以及清点工作，时刻关注一些关键档案的保存情况。此外对于一些比较老旧的资料，可以借助信息化的建设进行电子化的永久保存和备份，有效避免资料对于纸质材料的依赖性，加强保存的能力，避免遗失。

2高校档案管理信息化建设的问题分析

2.1人员认识不够深入，信息化建设意识不强

档案管理信息化的首要突出问题在于有关管理人员的思想意识层面。具体体现是对于信息化的认识不够深入透彻，对于有关的信息化建设意识不强，依然比较依赖传统的管理模式。这一思想层面的认识不足问题阻碍了后续信息化进程的深入。同时有的高校在档案管理方面存在一些历史遗留问题，在档案的记录与实际的资料方面存在一些差异，这也导致了一些人员在推进信息化进程中态度消极，缺乏改进意识，进而对档案管理信息化的进程形成桎梏。

2.2资金和设备投入不足掣肘信息化建设推进

由于前期有关管理人员与决策人员在思想认识上不够到位，认为档案信息化只是简单的采用电脑方式予以记录。这种认识层面的不足直接导致在前期的工作筹划中不够重视，低估了信息化工作推进所需要的资金以及设备。硬件投入方面的不足直接影响到最后信息化建设的效果，基础设施的落后也不能直接有力地提高档案管理效率。同时，有的高校在信息化设备方面虽然已初步具备所需条件，但是没有后续的技术支持以帮助形成网络化的形式予以完善，仍然无法为教学和科研带来便捷。

2.3从业人员的管理素质和管理技能比较落后

档案管理的信息化对于有关的管理人员自身素质也提出了更高的要求。不仅在人员的思想观念上，还是在档案管理的专业知识都有要求。并且对于计算机有关的操作能力上也需要做到熟练运用。但是目前高校在有关的档案管理人员配置上难以满足信息化建设对于人员的需求。一方面由于部分高校的人才配备机制。长期以来高校对于档案管理岗位的人员要求不高，有关的待遇也难以吸引有能力的管理人才来推进信息化的进程;另一方面，现有的管理人员呈现出老龄化的问题，人员无论在思想上还是在实际的能力上，都缺乏对于信息化建设的学习能力与推进能力。在日常的工作中也依然采取较为老旧的管理办法，缺少与时俱进的活力与动力。

3高校档案管理信息化建设的优化策略思考

3.1树立意识，提高认识

要加快推进高校档案信息化建设进程，优化建设模式，首先需要从人员的思想意识层面着手。尤其是有关的决策者以及管理人员，需要提高对于档案管理信息化的认识，全面了解高校档案信息化建设的有关要求和建设目标，并且针对各高校自身的实际情况，有针对性的开展前期有关的可行性研究，制定出比较适应本校发展的信息化建设实施方案。了解和认识的方式可以通过调研学习以及走访其他友好单位的形式予以开展，对于在档案信息化建设成果比较突出的单位加强交流与学习，积极借鉴优秀的管理思维与模式，并且针对自身实际科学筹划。

3.2加大建设有关投入力度

档案信息化的典型特征之一便是需要一定的设备设施予以支持。为此，决策者在建设前期对于有关投入的预算需要做好前期的调研与了解工作。在经过了一开始的方案与目标确定之后，需要依据已经制定的方案切实做好预算投入工作。这项工作一方面离不开对于前期的要求和目标的准确理解和把握，制定出更为细化的建设流程，在不同的环节需要购置的设施都需要明确。对于设备有关的参数要求、材质要求、以及品牌要求等，都需要依据前期的筹划工作与之相匹配，既不让资金浪费，也不过于保守而影响后期的使用。另一方面在具体的购置环节中，需要把好监督关口，对于前期所提出的技术参数予以精准核实，确保后期在使用中能够满足需求。

3.3培训与引进有关人才

相对而言，硬件设备的投入决定了高校在档案管理信息化推进工作的起点，人才队伍则决定了高校在后续的发展中的可持续性与发展高度。从档案信息化建设角度，人才的需求是多方面的。第一，在有关技术的技术方面，需要专业的人才对于后期系统的维护和设备的定期检查开展工作，需要保护系统不受恶意攻击，以及系统在操作过程中是否有漏洞或者不够精准的地方，都需要及时发展并予以修补。第二，在具体的管理方面，需要具有专业档案管理知识和技能的人才进行后期的具体的管理工作。相比于传统的管理模式，管理人员不仅需要在现代科学的档案管理方面具有过硬的专业知识，而且还需要对于计算机的有关操作具有熟练的能力。第三，人才队伍需要注意与时俱进，总体而言，无论是对于高校档案管理方面，还是其他管理领域，信息化都处于探索时期，需要加强实践中的思考与总结，保持进步。

结束语

高等教育是我国教育体系中的重要组成部分，高等院校中许多教学与科研项目都关乎到国家与社会未来的发展，其配套的档案管理工作也需要持续加强推进。信息化建设给了高校档案管理新的管理模式与管理思路，能够使得管理人员与需求人员充分借助信息技术的便捷性与精准性大为减小对于档案管理和查询的成本，提高效率，为高校的教学、科研工作提供有力的辅助支撑作用。为此，有关的决策管理人员需要具有前瞻性与全局性，积极推进档案管理信息化进程，以促进档案管理模式现代化。

参考文献：

[1]周晓峰.数字化时代高校档案管理的创新与优化模式分析[J].福建茶叶，2020，42（04）：326.

[2]李晓丹.高校档案管理信息化建设方法探究[J].办公室业务，2020（08）：97+116.

作者简介：熊小慧（1987年11月21日），女，湖南益阳人，汉族，本科，初级，研究方向：档案。