“互联网+”与高校档案馆服务创新路径研究

文/四川音乐学院档案馆 邱迎春

“互联网+高校档案馆”的实质是将互联网的思维、理念、技术和高校档案馆深度融合，利用互联网平台进行档案管理与提供服务，具体体现在档案管理的具体环节——档案收集、整理、鉴定、统计、编研、检索、利用、保管，依托信息通信技术以及互联网平台更新业务体系，重构服务模式等途径来完成服务转型和升级。互联网以“开放、平等、互动”的网络特性对高校档案馆的改革与创新提供了新的思路，有利于改变档案馆传统单向的服务模式。档案工作者可通过对数据的分析与整合，提升档案数据集成、数据挖掘、数据分析与发展等方向的信息处理能力。

高校档案馆的主要功能是保存学校在教学、科研以及文化功能践行活动的真实记录，促进学校科学发展，传承高校文化以及在地区文化建设中发挥积极作用。高校档案馆在互联网时代应当跟上时代的步伐，不断促进档案管理流程的标准化和规范化，利用信息技术不断整合档案资源，形成高质量的档案产品，提升档案服务效能。

一、促进档案工作流程的标准化和规范化

大数据时代，高校档案馆面临的外部环境已经发生了变化，档案资源的竞争力已不再是其所占有的数量、范围，而是在基于信息资源服务的信息化、知识化和信息数据的分析与组织程度上，基于知识的创新力竞争上。档案具有特殊的凭证价值，如何在信息化时代让档案发挥其原始凭证价值？大数据时代给高校档案馆的发展带来了生机，优化档案工作机制、流程，提升档案服务质量，是档案工作者提升专业价值感、寻求蜕变的路径。高校档案馆应依据学校发展战略及时调整档案工作计划，为学校的发展提供智力支持。档案工作者强化档案数据的分析和挖掘，积极探索创新档案服务的模式，使档案服务模式由原来的资源依赖型、劳动密集型向智能、知识服务转型。我们在档案的收集阶段可以实现线上与线下相结合的方式，扩大档案收集来源，尽可能将有保存价值的档案材料纳入档案工作计划中，这需要档案工作者发挥主动性。档案收集范围和途径的多元化也给档案鉴定工作带来挑战：一方面，应根据学校发展规划蓝图及时修订各部门的归档指导目录；另一方面，加强数字与文书档案材料的收集，尽力做到全端控制，这对提高档案归档质量有重要的作用。

（一）完善档案收集工作机制。传统的档案工作收集主要以文书档案为主。每年年终提交归档文件也多以办毕的文件类居多，集中反映院系行政管理事务，对于院系特色教学活动以及学术交流活动的材料、教学学术研究类材料偏少。造成此类问题的原因主要有以下四点：第一，兼职档案人员的档案业务能力有待提高，对于归档范围边界概念不清，在院系教学、科研以及院系重大学术活动、赛事中缺乏收集档案意识；第二，档案馆工作人员不清楚各个院系的实际教学活动，不能及时提醒以及指导档案的收集工作。第三，参与活动涉及的院系领导以及工作人员的档案意识不强。第四，缺少对兼职档案员的考核机制。要想充分发挥兼职档案员的工作主动性，考核机制和奖励机制必不可少，也是促进兼职管理员做好档案收集工作必不可少的制度安排。

在“互联网+”时代，档案工作者应加强档案工作的全端控制，充分利用互联网技术的优势，实现档案工作线上与线下工作相结合，互为补充，互为促进。比如：在档案馆网页上发布工作动态、信息简报，公布价值高的历史档案的电子版。让全校师生了解档案，提高档案意识，增强档案工作责任感。我们每个人都是档案的形成者，都是一个点，以点成线，以线成面，共同绘制我们共有的高校记忆。高校记忆的选取，应该制定易执行的标准。档案工作者可以通过校园网及时了解学校正在开展的重大事项，比如：学校重要的科研学术活动、演出活动、教学和科研重大成绩等。这在很大程度上解决了档案馆在全校重要活动参与度较低的现状，能及时安排档案工作计划，保证有重要价值的档案材料的完整收集以及归档工作。要实现档案工作线上与线下工作有机结合，顺利开展档案管理业务，需要学校进行组织制度设计、配套的工作流程等制度支持。

（二）优化档案工作流程。参照SMART原则，进行档案工作安排。档案工作应根据学院实际工作进行跟进，分为常规性的工作和临时性工作。常规性档案工作主要按照《高校档案管理办法》，一般在年末进行收集文书材料，进行鉴定、归档。临时性的档案工作指学院发生重大有影响的学术交流活动、演出以及文化公益项目，根据事项的结束时间，及时安排档案工作者参与收尾工作。档案工作计划制定可参照SMART原则，以保证档案收集工作顺利开展。S代表目标是具体的，即档案收集的材料要真实、客观记录项目的全局。M代表可衡量的，需要档案工作者制定归档的范围、标准，指导兼职档案员对活动归档材料进行收集。A代表可以达到的标准具体的方案，具体档案收集方法和策略，以保证档案工作的有效施行。档案工作者要及时与项目的工作人员及时沟通，确保档案材料的收集齐全，以免遗失重要材料。R代表相关性。所有的档案材料不管何种介质，只要是在项目进展过程中形成的，都需要归档，即相关性，以保证档案全宗的整体性。T代表明确的截止期限。即明确要求在项目结束后一个月内，完成档案收集、归档工作，有利于保障档案材料的收集齐全、不遗失。针对常规性的档案工作也可以参考SMART原则进行。

（三）丰富和优化档案服务内容。传统高校档案馆的馆藏主要以实体文书档案为主，比如：行政管理类、教学、科研、财务档案外，还有很大部分以光盘、U盘为载体的音像资料。在我馆档案利用率的调查中发现，音像资料的查询利用率比较低。一方面，是因为我们的音像资料仅仅是以移交部门的类别来排序和存放，而不是根据内容来进行分类索引，不便于提供利用。档案工作者应根据内容进行数据的优化和重组，形成高质量的档案产品或者主题数据库以便进行科学研究；另一方面，高校档案馆自身宣传力度不够，广大教职工、学生对档案馆、档案知识的了解有限，档案意识尚待提高。

“互联网+”时代给高校档案馆带来了发展的契机，同时也为高校档案馆优化工作机制提供了便捷的实现路径。传统高校档案馆的服务内容主要有：借阅服务、复制、出具档案证明、学历确认等。接受咨询方式有电话咨询、现场咨询。服务对象主要面向校内师生，社会人员来办理档案查询业务比较少。这些传统服务主要是通过档案馆指南等检索工具查找并提供利用。在“互联网+”的大背景下，学院教职工通过自媒体形成的有保存价值的数据没有被收集归档。档案工作者可以利用数据分析与可视化技术实现档案数据的重组。档案工作者不能被动地接收归档材料。通过学院微信公众号以及官网，我们可以了解学校最新工作发展动态，提出归档的意见以及实施方案。我们要从被动工作转变为积极主动地为各职能部门提供档案服务。我们不光需要改变自身的工作现状，同时也需要工作设计上的保障，以便于更好地开展工作。档案工作可以利用互联网技术，实现归档内容的多元化，比如通过数字化档案管理系统与学院OA系统实现无缝链接，直接实现文件的归档程序，在网上直接进行归档。同时，可以从学院官网以及微信公众号选取有保存价值的档案材料，有了丰富的档案资源，有利于档案工作者编写学校组织沿革、学校年鉴、校史、档案史料、学校重大会议概要、重要制度汇编、全宗介绍等通用性编研成果，为高校各职能部门、教学、教辅部门提供信息资源开发利用。高校档案馆开发的档案编研产品在服务学校评估、校园建设、重大活动庆典、展览陈列、学科建设、科学研究等专题活动中提供有价值的原始档案材料。

目前，我院档案馆正在为开展档案数字化项目第二阶段做准备，为档案馆实现大数据管理提供物质基础。

二、提升档案工作人员的综合素质，提倡创新服务

“互联网+”为高校档案事业带来了新的发展机遇与挑战，在信息技术、大数据发展理念的影响下，档案资源的形成者、档案资源的载体选择性更大、更广泛，需要档案工作者具备很高的信息处理能力，甄别出高质量、高价值的档案资源，档案管理手段智能化。一方面，通过使用系统管理软件，实现档案实体的智能化管理，可以减轻档案管理环节中人工操作部分，让档案工作者有更多精力放在档案资源建设中；另一方面，通过建设数字档案馆，充分利用互联网、云计算等大数据技术加强档案数据的自动识别和管理、建设智能数据库，为高校师生提供高质量的数据来源库，为教学、科研提供智力支持。

档案馆自身的低价值感，导致其在整个高校机构中处在边缘地带。档案工作以及档案工作者得不到应有的理解、尊重和发展。档案馆应积极主动发声，扩大自身的影响力，拓展服务路径。比如：档案利用者可以通过电话、邮件、网络等各种方式查询所需信息，开发档案查询APP，开通档案馆微博、微信公众号，不定时主动公开推送各类档案信息，宣传档案工作，提高全校档案意识。

可以看出，在大数据时代背景下，单一知识结构的档案工作者已无法适应“互联网+”带给档案馆的巨变。档案工作者需要具备数据管理、信息情报、信息处理以及信息挖掘等信息管理素养，有规划地对档案利用信息进行数据分析、数据挖掘，建设有特色的档案数据库，与其他艺术院校档案馆之间进行交流与合作，互通有无。计算机在信息处理方面有着强大的优势，给档案工作者提供信息处理和提供技术支持。我们一方面可以通过加强对档案工作者进行技术、专业化的培训，提高其对信息化技术的熟悉程度，同时强化继续教育，对档案管理人员定期进行新知识、新技术的教育，以适应档案工作发展的需要。另一方面，我们可以引进具有信息处理技术的专业人员加入到档案工作者队伍中，使档案工作能及时跟上信息化时代的步伐，较快地将档案管理工作与信息技术有机融合，提高档案馆的工作效能。

三、“互联网+”背景下高校档案馆的角色定位

“互联网+”是高校档案馆面临的全新的外部环境，是一个充满“机遇与挑战”的时代。高校档案馆要把内外部一切发展要素链接起来，一方面是全面理顺档案馆内部要素，如馆藏资源、人员、制度等；另一方面是积极链接外部要素，如信息资源、外部数据、信息技术、档案用户等。只有这样才能充分调动内部和外部要素的作用，营造有活力的发展生态圈。高校档案馆的角色应该定位为高校的记忆库、知识库与智囊库。

（一）积极融入，发挥档案部门优势。首先，利用互联网平台实现校内各行政部门与教学单位信息资源的共建共享，既避免档案信息资源重复建设的问题，又便于统一规划建立特色档案信息资源数据库，此外，也利于档案信息资源的共享和利用。其次，互联网平台作为档案馆与档案用户互动的平台，能够让广大教职员工亲自参与、见证档案的收集工作环节；档案工作者可以利用互联网平台及时了解广大用户的档案需求，积极开发重点档案资源，如精准扶贫档案、学校精品课程项目、学校重大科研项目、高校记忆档案、区域文化建设档案等；利用互联网平台引入评价机制，利用档案用户反馈改善高校档案馆运营机制，一切为了提高档案的利用率以及优化用户使用档案的体验。

（二）转变思路，扎根内容，用大数据来挖掘档案数据价值。“互联网+”时代背景下高校档案馆应积极利用信息技术探索提高服务能力的有效途径，扎根内容是我们提高服务能力的关键。高校档案馆要以互联网平台为支撑，进行多领域的跨界合作。首先，将档案馆与信息服务业融合。我们要加大档案服务利用这块的工作投入，以档案用户需求为导向，有针对性地做好档案服务产品。档案馆收藏大量真实可靠的信息，可利用相关的互联网技术对档案信息资源进行二次加工形成专题数据库，打造信息知识服务平台。其次，将档案馆与社交媒体相结合：一方面，利用微信公众号、微博、移动APP等社交媒体为公众提供档案利用服务；另一方面利用社交媒体宣传档案馆和档案工作。第三，将档案馆与其他行业如教育行业等进行结合，如建设在线爱国主义教育基地等。

高校档案馆要充分借助互联网，重新审视自身的功能定位，逐渐由档案材料的保管者成为档案信息的咨询中心与服务机构。在大数据的时代背景下，高校档案馆的职能不能仅仅停留在保存组织重要文件以及组织重大活动记录，更要凸显档案馆在塑造组织集体记忆方面的重要功能。作为专业艺术院校，我们在建设数据库以及提供档案利用的环节中，要更多加入艺术元素，比如多媒体档案数据库建设、优势学科建设人才数据库、民族乐器研究数据库、音乐专业人才数据库。各艺术类院校档案馆之间在数据库建设以及艺术类档案数据库建设方面要多进行交流与合作。大数据时代对于高校档案馆来说，面临的机遇也是前所未有的。档案工作者面临如何有效辨别档案信息并对其合理地收集、保管和鉴定，确保其原始性与真实性以及保证其证据价值。

目前，国内疫情得到有效控制，国外疫情形势严峻。面对疫情，我院作为艺术院校积极应对，在全国万众一心抗击疫情的斗争中，利用自己的专业优势，积极参与。比如：创作型教师团队创作歌曲；美术专业的教师利用画笔展现新时代的逆行勇者，大众可以通过歌曲及美术作品来铭记国家在紧急情况中，医务工作者以及各行各业在抗疫前线的勇者们。时代需要铭刻这段历史。高校档案工作者，对于特殊时期学院的行政活动以及重要的活动轨迹要进行资料的收集以及后期整理。我们每个人都是与时代密不可分，这是我们作为社会教育机构的社会担当。在抗击疫情的斗争中，我们的学生工作如何展开？虽然没有开学，但是因为互联网，增强了与学生的联系。学院积极开展网课教学，我们应该用专业视角把这份珍贵的学校记忆固化、留存。高校档案工作者必须提高自身业务素养，培养敏锐的职业嗅觉，对于学院重大的事项，想方设法在自己的能力范围内积极开展收集原始资料的工作。档案工作的开展与主管领导的支持有很大的相关度，但是我们自身首先要有积极的工作态度和工作热情，制定工作计划，及时上报，这对于档案的收集工作有重要的推动作用。比如：这次疫情，学校推迟春季开学，这在全国所有高校来说是前所未有的，在这次抗击疫情的组织管理中，有哪些是很好的举措，我们都是可以事后积极反思和总结，对于今后特殊时期的学院管理积累宝贵的经验。这都需要学院进行档案的留存，以备查考。

加大档案互联网基础设施的投入。基础设施建设主要包括网络设备、服务器和数字化处理设备以及相关的系统软件。这是个系统，仅仅档案馆工作人员是无法顺利完成的，需要多部门协同工作才能不断完善。基础设施部分需要得到计算机技术人员的支持，一系列档案管理软件在完成基础设施建设后应该进入应用系统开发阶段，例如数据采集、信息服务、系统权限、数据安全等等。尤其是在互联网的新时代，各个系统之间相互配合，通过网络平台连接处理高校档案所有的信息管理工作，完成对信息的数字化加工、采集、存储、归档、组织、发布和利用等全过程，并能够进行档案交换，为相应用户提供数据库之间高效、无缝的信息服务。加大档案互联网基础设施的投入以及开发，对于提高档案数据的处理以及提升档案管理效能有十分重要的作用。目前，我校档案馆互联网服务平台基础设施建设尚不完善，还不能完全支撑“互联网+档案馆”迅速发展。为适应“互联网+档案馆”的发展，一是解决档案信息资源的存储问题，二是保障档案信息资源的安全问题，三是解决档案信息资源数字化质量问题，四是实现档案馆互联网平台服务的技术问题。