中专学生档案管理存在的对策

罗俊

贵州省黔南民族幼儿师范高等专科学校 贵州贵定 551399

一所优秀的职业技术学校，应具有完整，完备的校园管理体系，有序的档案管理模式、一批士气高昂的优秀教师和一支有足够专业知识的认真负责的管理人员。学校档案管理工作不仅需要发理管理问题，而且还必须跟上改进和创新管理工作的时间步伐。

1 档案管理工的重要性

对于档案管理，我们最需要了解的是其含义和性质。学校的管理方式与学生的素质，教师的力量和教育能力密切相关。教师必须随时对学生进行教育和提醒，并且教育和提醒的内容必须依赖于学校管理员的有效和负责[1]，因为，仅基于学生的个人数据，老师的分析和建议可以很好地制定学生的教育计划，因此档案管理是学校管理的基础。其次，我们必须了解，学校记录是学校内部和外部工作和教学的证明。它详细记录了所有学生的学校状况的个人信息以及教师的职业教育文件。随着时间的流逝，学校的校长、老师和学生将离开，但档案的信息始终保留在学校的文件管理系统中。这些数据证明了学校的发展。因此，文件管理工作是学校的基础，我们必须充分理解文件管理的重要性。

2 如何科学地进行文件管理

2.1 利用先进的管理技术

中专学校必须使用先进的档案管理技术来进行学生档案管理的科学化和现代化。新时期下，随着我国中专学生人数的不断增加，学生档案管理的重要性以及工作量也不断增加，毕业生、用人单位以及学校的联系更加紧密。档案管理信息化可以实现查找方便、检索迅速，其具有传递方便、管理安全、高存储容量和可靠性功能可以有效提高学生档案管理的质量和效率。同时，现代化的学生档案管理系统，可以及时开展学生信息的更新以及何时，进而保证信息的准確和完整。当前，我国中专学生的就业单位更加分散、就业面更加广泛，通过现代化管理方式可以保证档案内容更加准确、专递更加快捷。

2.2 树立现代科学理念，完善档案科学管理

如果要有效提中专教师档案管理的质量和效率，则必须首先从思想层面对其进行优化。要坚持科学发展档案管理工作的理念，通过正确的科学管理，实现合理，前瞻的档案管理。此外，建立健全的文件管理和控制机制可以促进文件管理的快速发展，因为它可以让档案管理人员能够及时高效的进行归档。并及进行档案控制和档案相关的保密工作。在电子技术飞速发展的新时代，档案管理机制必须更加严格细致。并建立多层档案管理系统对其进行持续改进，在实际应用中起着重要作用。

2.3 转换档案管理服务模式

如今，现代电子技术已越来越多地集成到档案管理工作中。这也为中专教师档案的工作和服务方式带来了巨大变化。最重大的变化是档案管理部门已经从单纯的信息提供者变成了获取信息的人。经过系统化的培训的档案管理人员必须要具备专业的组织管理能力，是对文件管理人员的重要评估要求之一。因此，需要更改传统的档案管理模式。在保存和停滞的层次上不应将其单独保留。在档案网络和信息化的过程中，应在某种程度让档案不仅限于纸纸质档案。要充分利用好电子文件构建信息平台，取而代之，可以通过Internet实时进行查询，并真正实现跨区域的工作限制。使档案更灵活，并且可以更深入地执行各种任务。

2.4 重视学校档案基础建设

从中专学校目前的实际情况来看，在大管理方面的一些基础设施建设工作并没有做到位，缺乏较好的基础设施建设，这对完成良好的档案管理工作留下了不好的影响，所以对于中专学校来说，要建立一个完善的档案管理机构，从其他一些部门安排专门的人员来负责档案管理，这样才能保证档案管理工作效率的有效提升，与此同时，还需要组织学校的相关领导人员，不定期地对档案管理工作的完成程度进行严格的检查工作，防止在档案管理过程当中出现纰漏。对于学校档案管理工作的基础建设，主要包括对人员的培训以及对电子信息设备的使用，工作人员有一个高效率的信息收集办法才能保证收集整理信息的时候有效剔除不准确不完善的内容，但管理工作的监察办法不但需要相关领导的监督，更需要其他一些工作人员的建议。

2.5 找出管理缺陷并及时修正

从中专学校目前的档案管理工作本身来看，仍然存在着一些比较严重的问题，直接影响到了档案管理工作本身效果的实现，所以工作人员需要在档案馆中不断积极地寻找可能会出现的问题，并针对这些问题采取合适准确的解决办法，这样才能保证不会给以后的工作留下隐患。比如目前存在的一个问题就是学校相关领导对档案管理工作本身不够重视，这种情况下便很难给档案管理工作提供较好的资金以及人员方面的支持。对于这方面的问题可以组织相关工作人员进行上访，促进建设一个完整的档案管理制度。对于档案管理的缺陷不单单需要工作人员重视，学校的一些相关部门也应当采取一些积极的措施来提供帮助。

3 结语

总之，随着我国教育改革的不断推进，中等职业学校内的诸多问题给中等职业学校的档案管理带来了许多困难。由于档案管理的作用是更有潜力的，人们只有在需要档案的帮助时才会真正意识到档案管理的重要性。这种薄弱的档案意识也为档案工作的顺利开展设置了障碍。为了更好地在档案管理发挥应有的作用，学校应该增加投资在档案管理中，更新相关的场所和设施，引进先进的管理方法，培养专业的管理人员，促进学校档案管理的正规化和系统化，并奠定了良好的基础学校日常工作的顺利发展。