信息化背景下加强高职院校财务档案管理构想

吴晋华

（四川城市职业学院，四川 成都 610000）

在高职院校财务管理中，绝不可忽视档案管理，因其是日常经济往来事项的基础资料和证据，是核对财务往来数据的重要依据。当前，随着我国职业教育的不断推进，高职生源不断扩充，高职院校财务业务暴增，使得高职院校财务档案数量迅速增多，这一现象的出现增加了财务档案管理的难度，使得财务档案管理工作变得更加复杂。信息技术的成熟与发展为高职院校的财务档案管理工作带来了契机，高职院校可积极建设信息化档案，即利用现代网络、信息技术，合理划分档案资料，依托于信息系统科学管理财务档案，实现全面信息化。这一举措，很大程度上能提高财务档案的利用率，且更好地储存档案资料，减少资料不全、丢失、毁损等问题发生。另外，财务档案管理信息化的建设，能够节省人力。

一、财务档案信息化建设过程当中存在的问题

（一）财务档案管理理念滞后

一些高职院校对财务档案管理认识不足，管理理念较落后、保守，关注度不够。有以下表现：第一，安于现状。一些工作人员未跟随时代发展脚步，一直应用固化方式进行工作，在工作中不灵活变通，不主动更新创新，未充分运用信息技术，导致工作效率得不到提升；第二，认识不透彻。部分管理员仅认为购买财务档案管理软件即可，未在实质管理上下功夫，阻碍了档案信息化建设功效的发挥；第三，工作重视度不够。把财务档案管理工作归结为简单的资料收集、整理，忽视了财务档案管理的重要性。

（二）缺乏专业的档案管理人才

部分高职院校因缺乏纳入编制的财务人员，在会计核算工作量大的情况下，一般会聘请兼职人员分担部分工作，因其对相关业务不太熟悉了解，可能在财务档案的收集、整理过程中出现错误。另外，财务档案管理人员缺乏专业培训，大多数高职院校的档案管理人员未进行业务培训，经验有所欠缺，不够熟悉档案操作流程，更不用说应用信息技术来对财务档案资料进行管理。

（三）信息管理体系不够完善

电子财务档案管理系统建设是财务档案管理当中一个重要的环节，搭建财务档案信息系统，利用信息技术对财务档案进行管理，能够对财务档案进行更好的归类与存储，且能够方便管理人员查阅和管理。但是，目前很多高职院校并没有建立完善的信息化管理系统。即使有，也未根据自身需求进行专门的系统设计。导致财务档案管理十分混乱，影响着了档案管理工作的有效性。

（四）财务档案分类不科学

档案的属性决定着档案的保管方式及期限，因此，在进行档案管理时，要进行严格科学的分类。目前，部分高职院校未建立专门用于保管财务档案资料的档案室，未单独分类各种资料，把所有的资料混合在一起，导致资料提取、利用不便。即使部分高职院校有把档案装订成册，但是资料分类不合理，给财务档案的查找带来了诸多不便。

二、加强财务档案管理工作的构想

（一）建设信息化平台推行线上财务档案管理

高职院校可建设信息化平台推行在线管理，把信息技术的优势发出来，革新财务档案管理模式，以优化档案管理结构，以便发挥出财务档案的作用，使财务档案为高职院校相关工作的开展提供参考依据，以推动各项工作的开展。高职院校可在信息化平台上建立专门的财务档案管理系统，把财务档案按照类别录入到系统之中，以便日后查询、调取档案。财务档案信息平台的构建，远比纸质化管理的效率要高，高职院校应积极推行线上财务档案管理，以提升档案管理工作水平。

（二）明确财务档案信息化管理要求

为推动财务档案信息化管理，高职院校需要明确财务档案信息化管理要求，以要求为基准，有针对性地实施管理，以满足时代发展所需，使信息化管理的作用充分发挥出来。可在岗位职责中加入数字化要求，要求工作人员运用信息技术展开工作，以优化工作模式。

（三）加强管理制度的建设工作

为了更好地促进财务档案电子化的发展，需完善档案管理制度，更好指导电子财务档案的管理工作。第一，建立完善的档案管理制度，明确信息化背景下财务档案管理的目标、手段以及方法。第二，明确划分岗位职责，结合财务明细划分账务目录，严格按照划分依据录入档案资料，且设置管理权限调取财务档案，以确保档案安全。第三，加强档案管理监督，规范高职院校财务档案管理工作，避免违纪违规行为出现。

（四）加强档案管理人才的培养

信息化背景下，对财务档案管理提出了新的要求。管理人员不仅需具备扎实的专业知识，还需熟练运用各种管理软件，这对资源紧缺的高职院校财务档案管理的工作人员提出了更高的要求。高职院校要不断优化人员结构，加强档案管理人才培养，以提高管理人员的综合业务素质。如业务培训、行业标杆单位学习等。

（五）重视财务档案信息化管理工作

在信息化背景下，诸多行业实现了无纸化办公，取得了显著的成果。高职院校的财务档案管理工作开展亦可实现无纸化办公。…

三、结束语

综上所述，财务档案能够对于重要的财务信息进行保存和管理，更好地服务高职院校的发展。在信息化背景下，需要格外重视财务档案管理工作，不断创新管理理念和管理方案，进而更好地提高财务档案管理的质量和效率。