szax新时期企业退休人员档案管理策略

杜向辉

平度市社会劳动保险事业处 山东青岛 266700

社会保障机制主要是对企事业单位退休人员给予退休保障的服务体系，企业退休职工档案是提供退休后服务的基础资料，涉及退休职工的切身利益。从企业人员退休之后档案管理问题进行分析，科学地认知退休人员档案管理工作内容，构建完善的档案管理体系，对加强退休人员档案管理工作，提升企业退休人员的档案管理水平，完善退休人员社会保障机制具有重要意义。

1 新时期企业退休人员档案管理中存在的问题

1.1 管理机制尚不健全

从管理机制上看，当前我国退休人员档案多头管理的问题较为突出，缺乏集中统一管理机制。单位职工退休后，其人事档案一般都存放在原工作单位，由原单位自主管理，下岗失业及灵活就业人员的退休档案一般由人社部门管理。由于企业对退休人员档案管理工作不够重视，加之人力物力投入严重不足，导致单位存放的退休人员档案管理存在随意放置、工作人员兼管、服务不到位等诸多问题。多头多管理问题的存在，导致全社会退休人员档案管理混乱，管理难度大，退休人员社会化服务程度低，给退休人员带来诸多不便，不利于经济发展和社会安定团结。

1.2 档案管理的基础设施建设不完善

目前很多企业针对于退休员工档案建设的重视程度并不高，给予的技术及资金支持不到位，还没有达到现代化管理水平。例如，很多企业档案库房建设并不完善，办公室内档案随意摆放，防火，防虫，防潮设备不完善，导致退休人员的档案不够完整，残损性比较明显[1]。而且，基础设施的不健全，致使档案的存在没有进行科学地分类，给档案的查阅增加了很大的难度。

1.3 档案管理的信息化水平较低

新时期信息化技术在各行各业内都实现广泛地应用，信息化技术在档案管理中的应用，极大地改善了传统管理中的不当之处，提升了档案管理的效率和质量。但是当前档案管理的信息化水平并不高，企业退休人员档案管理仍沿用传统性的纸质台账管理方式，存储，检索等方式的落后，均导致了档案管理方式落后于现代社会，这对于档案管理工作的革新产生了很大的阻碍。

1.4 管理人员的专业性有待提升

新时期传统的档案管理方式逐渐被淘汰，现代化管理方式逐渐取代了传统管理方式。但现代化管理技术的应用对于工作人员的专业性要求较高，但是当前很多企业内档案管理人员的专业程度不够，尤其是在档案交接时比较混乱，严重会导致档案信息泄露，损失等。而为了加速档案管理的进程，有部分企业会外聘非专业人员进行档案管理，这些人员对于国家的相关法律法规，社会保险以及档案管理的注意事项等问题并不是很了解，在对档案进行整理时随意堆放，不科学分类，材料残缺等情况不断地出现，给档案移交管理造成了很大的困扰，严重会导致民事诉讼案件的发生。

2 新时期企业退休人员档案管理的具体策略

2.1 档案管理机制的健全

新时期企业退休人员档案管理漏洞问题不断地出现，所以建立适用新时期的退休人员管理制度已成当务之急。首先，应建立企业退休人员档案集中管理制度，将企业退休人员的档案转移集中到人社部门，由人社部门成立专门的档案管理机构集中管理，这样既可以为企业减负，又能够提升全社会的档案管理水平，进一步提高档案的安全性，同时更好地为退休人员提供社会化的优质高效服务。其次，对档案管理流程进行优化，针对档案管理中的不良问题进行解决，对推动档案管理质量的提升具有非常重要的意义。因此，新时期的企业要建立完善的档案管理标准，对档案的收集，分类，整理，保存，等多个环节和流程进行规范化地管理，保证档案管理活动的顺利推进；第三，在档案管理机制健全的基础上，还要构建比较完善的档案监督机制，对管理机制当中的内容进行监督与管理，及时地发现档案管理中的漏洞，对漏洞进行及时地修补与解决，强化退休人员档案管理的效果；第四，对档案考核评价机制进行完善，对档案管理人员的管理活动进行公平地评价，将档案管理的结果与工作人员的薪资以及福利待遇结合到一起，营造良好的档案管理氛围，推动档案管理机制的高效落实。

2.2 基础信息设备的完善

新时期档案信息化管理实施中，信息化设施是最基本的，也是保证档案管理工作顺利进行的基础和前提。因此，加强基础信息设备的建设与完善，对档案进行科学地分类，整理，储存，为档案的信息流转提供更加高效的渠道，以提升档案管理的效率和水平。此外，加强基础信息设备的完善，利用物联网技术实现档案管理的信息化，对档案管理环境进行及时地监管与调节，可以优化档案管理流程的优化，确保档案管理的安全性。

2.3 提高档案管理的信息化水平

新时期企业退休人员档案管理工作的开展，要将现代化计算机技术引入到档案管理当中去，加强档案管理的信息化建设，提升档案管理的信息化水平。信息化档案管理工作的开展，将档案管理实现了纸质化到电子文档的过渡，并实现了档案的统一性管理。而且，现代化科学技术手段的应用，档案管理人员可以利用视频、音频、文档等方式丰富档案存储方式，对档案数据进行保存与优化。而且现代化档案管理方式的应用，利用关键词检索的方式可以对相关的档案数据和信息进行查询，以提升档案管理的效率和质量。而且大数据时代下，数据挖掘技术可以对档案结构进行优化，云计算技术的应用可以实现档案管理资源的优化与共享，以此来提升档案管理的服务水平，促进企业退休人员档案管理工作的顺利开展[2]。

2.4 强化档案管理人员专业化素养的提升

新时期企业退休人员档案管理工作的开展与管理人员有非常密切的关系，档案管理人员的专业性对于档案管理工作的高效开展有着重要意义，所以加强档案管理人员的专业技能建设，提高档案管理队伍的综合服务水平尤为关键。在档案管理人员专业化素养提升方面，企业可以利用校招的方式，招聘专业性的档案管理人员。对于已经录取的人员要定期地组织培训工作，不断地强化与提升他们的专业素养。此外，企业档案管理内部也要选拔出有经验，有责任心的工作人员，发挥他们的榜样作用，带动档案管理工作水平的提升。

3 结语

综上所述，新时期退休人员档案管理工作直接关系着退休人员的根本利益，所以提高对退休人员档案管理的重视程度，健全管理机制，完善基础设备，提升管理人员的专业素养，提高档案管理的信息化水平，才能够为企业退休人员提供更加优质的保障服务[3]。