浅谈新时期如何做好文书档案管理工作

道维丽

摘 要：近些年来，随着我国信息技术和科学技术的发展日趋成熟，社会各阶层都开始越来越重视对文书档案管理的工作。现阶段，随着文书档案的数量逐年增多，传统的文书档案管理程序的一些弊端慢慢显露出来，为档案管理工作带来了较大的挑战。新时期信息时代的到来，企业如何做好文书档案管理工作成为文书档案管理人员亟需研究的课题。本文通过对新时期文书档案管理工作中存在的主要问题进行分析与研究，并结合档案管理工作中的实际问题，提出了新时期优化文书档案管理工作的有效创新举措。

关键词：新时期;文书档案;管理工作

1 新时期文书档案管理工作中存在的主要问题

1.1 文书档案管理工作人员的专业素质普遍偏低

文书档案管理工作作为一项政策性较强的工作，不仅给我们带来了丰富的经验教训，还给单位今后的决策提供了有力依据。但是目前的文书档案管理人员的专业素养以及业务能力良莠不齐，企业对于文书档案管理工作的重视程度不够都严重影响着档案管理工作的开展与顺利进行。甚至有些单位直接随意安排员工进行档案管理，这一传统守旧的管理意识与新时期信息时代对文书档案管理工作的要求并不吻合，严重影响了文书档案管理方式与认知，使得文书档案管理的工作中普遍存在不科学、不规范、不统一的现象，无法实现对文书档案管理的智能化管理与便捷式管理。

1.2 文书档案的利用率与评估优化水平有待提升

现阶段的文书档案管理工作很容易受到上级领导的忽视，因此，对于文书档案的利用率以及评估优化并没有得到最大限度的提升[1]。上级领导的不重视直接影响了对文书档案管理技术设备的资金投入与人才引进，在一定程度上造成了企业无法进行文书档案管理工作的信息化系统工程，不利于企业的科学有效发展。另外，还有很多企业采用传统的文书档案管理模式，依靠人力检索，不仅浪费人力与时间，还加大了劳动成本与强度，效率依旧低下，不利于企业实现对内部档案管理信息与资源价值的充分利用。

1.3 整体规划协调工作没有做好，档案归类方式不当

随着计算机技术与网络技术的不断发展，很多企业开始运用电子信息技术不断建立健全较为完善、规范的电子存档系统，为的是实现对档案信息化管理与资源共享。但是，现阶段最大的问题就是整体规划协调工作不充分，在管理的过程中容易出现局限性，缺乏对整体工作的严谨规划与运作模式上的协调性，各部门与小组在对文书档案进行管理与归档时方法不合理，给整体的管理工作增加了难度系数。

2 新时期做好文书档案管理工作的有效举措

2.1 加强对文书档案管理工作人员的综合素质的培养与提升

要想使文书档案管理工作更加有效地发挥自身的积极作用，不断适应新时期发展的需要，企业要通过提升档案管理人员的工作责任感与专业的综合素质这一最基本的举措来进行加强档案管理工作的实行。一方面，文书档案管理工作对相关工作人员的要求随着时代的发展在不断增加。档案管理人员的高度责任感与良好的专业素质与技术水平对档案管理工作的顺利开展具有十分重要的意义;另一方面，对于企业的发展有着促进作用。档案管理人员的素质提升能够很好的为企业提供事实记录，为单位指出明确的发展方向与目标，进而为企业更好地进行决策提供有力的依据与基础。首先，要大力统筹对档案管理人员的职业范畴，定期对管理人员进行培训与学习教育，明确管理者的工作职能，不断强化对其专业知识和技能的指导与提升[2]。其次，要顺应新时期信息化的发展，不断学习工作中需要的计算机操作与网络信息知识和技术，不断提升自身电子信息技术的管理技能与专业能力，并借助于计算机与网络进行信息化、科学化的档案管理，进而优化自身的工作能力，提升工作效率。

2.2 有效实现文书档案管理工作的信息化、现代化管理

现阶段的文书档案管理大多还是以纸质的形式进行传播，方式较为传统、死板，而且容易受外界的影响发生损坏或者损失。实现对文书档案管理工作的信息化、现代化管理，最主要的是采用新时期数字化的档案管理能够有效避免上面的意外情况而导致的重要档案与名贵书籍资料的遗失。另外，实现文书档案的信息化，人们就能够在网络上看到稀有的文书，不仅能够对文书进行有效保存，还能够实现对档案的共享。最后，在进行文书档案管理的过程中，还需要注意利用先进的网络技术与计算机技术对档案的记录与传输的精准度，以确保档案记载的准确性与真实性。

2.3 不断建立健全档案管理制度

新时期下，为了促进文书档案管理工作更加强有力工作，就需要不断建立健全档案管理制度，为管理工作提供坚实的基础与保障。一方面，企业对于文书档案管理部门的工作要加强重视，通过不断强化其职责功能来加强档案管理人员的责任感与工作使命，各单位必须要成立专门的文书档案管理部门与小组，优化档案管理的管理设备与技术，大力引进专业性较强的综合型档案管理人才，通过合理的工作激励机制进行提升工作质量[3]。另一方面，通过制定相关了的档案管理制度，加强档案管理工作人员对自身工作的重视程度，提升自身职业职能与技能，使得档案管理部门与小组在进行收集、筛选、整理以及记录的每一项工作环节中都能够更加科学与规范，实现档案管理机制的优化。

2.4 优化文书档案管理的质量与水平

社会新形势下，必须要用科学的管理形式提升与优化档案管理的质量与水平，提升对文书档案的深度开发与利用。对于档案管理工作进行规范与优化，可以从程序管理和方法管理等多个方面进行。首先，应该积极将文书档案的各宗卷进行彻底盘查，对已经过期的或者已无使用价值的文书档案实时淘汰;其次，由于文书档案的卷数较多，内容较为复杂，所以管理起来就比较繁琐。加强对文书档案的重组与整理，能够在有效避免出现重复文书档案的同时，还能够将有关联或者内容相似的文书进行有序排列与组合;再者，对于没有页码或者标题的不完整的文书档案，要通过专业人员对其进行完善与修复，加强对文书档案的提名工作，有效进行文书档案的分类与标号工作，以确保档案的完整性，有效促进文书档案检索的准确性，便于档案的规范化管理;最后，结合信息技术进行对文书档案的管理工作。在对文书进行整理与归类时，可以借助于计算机软件将文书档案依照文件形成进行顺序整理，不仅节约了整理时间，还削减了档案归档的难度，大大提升了管理工作的效率[4]。通过不断利用高新技术，将文书档案管理工作与信息技术有效融合，使管理工作更加细节化、条理化，实现档案管理由传统纸质向自动化、信息化、现代的管理方向转变，不断减少对人力和时间的消耗，提升了档案管理的工作效率。

3 结语

综上所述，文书档案作为企业单位各项工作的真实记录，对企业的发展具有深远的影响，不仅能够对现阶段的管理进行有效指导，还能够为企业提供有力的历史考察依据。新时期，只有不断加强对文书档案管理工作的重视，科学、规范的对其进行管理，才能够不断促进企业的可持续发展，为文书档案的资源共享与资源开发利用奠定良好的基础。新时期背景下，将信息技术与文书档案管理工作进行有效融合是社会发展的必然趋势，在进行文书档案管理工作的过程中，需要管理人员不断提升自身综合素养与信息化手段，加强对档案管理程序的规范，不断优化现代化、信息化的文书档案管理。

参考文献

[1]李彩虹.浅谈新形势下企业如何做好文书档案保密管理工作的选人与用人[J].国际公关，2019（08）：185.

[2]田东阳.新形势下如何做好事业单位文书档案的管理工作[J].科技视界，2019（21）：186+183.

[3]王菁慧.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].科技創新与应用，2013（12）：292.

[4]李青.新形态下如何做好事业单位文书档案管理工作研究[J].办公室业务，2018（14）：106.