人事档案在高校人力资源管理中的效用

李慧玲?任艳

摘 要：在高校人力资源管理工作中，人事档案管理是非常重要的一环，它是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据，直接影响着人力资源管理工作的质量。因此，科学的人事档案管理能促进高校人力资源管理工作整体效果和水平的提高。人事档案管理工作的进步也可以减少工作人员在人事管理工作过程中有可能产生的风险，消除人力资源管理所产生的负面效果。因此本文将深入分析人事档案工作的特性，从而提出改善人事档案工作的解决方案，以供参考与借鉴。

关键词：人事档案;高校;人力资源管理

人事档案的建立是对人力进行管理的重要形式，人事档案是正确评价和使用人才的依据，科学合理的人事档案管理可以帮助高校充分发掘人才，在高校人力资源管理当中发挥着十分重要的作用。因此，在开展人事档案管理工作时，必须运用科学的方法，提高工作效率，进而促进高校人力资源管理工作成效的提升。反之，若人事档案管理工作严重落后于高校人力资源管理工作的要求，就会影响人事档案作用的发挥，制约其对人力资源的开发和参考价值，阻碍人力资源工作的规范化、科学化管理。因此必须充分重视人事档案管理工作，努力提高工作效率，减少失误，充分发挥其对高校人力资源管理工作的促进作用。

1 人事档案信息辅助人事决策

自改革开放以来，世界经济迅速发展，与此同时，科学技术也有了长足的进步。尤其是在信息技术领域，近年来出现了许多重大突破，涌现出的新技术使我们的生活发生了翻天覆地的变化。随着信息量的激增，管理工作在各个行业当中的重要程度与日俱增，人力资源管理也自然成为单位日常管理工作中十分重要的组成部分。尤其是在高校，人事档案是人力资源管理中最为宝贵的资源之一，在人力资源管理工作中发挥着重要的促进作用。因此，人事档案管理必须适应现代化管理的要求，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障。在具体工作中，只有做好人事档案信息化管理，依照档案信息所属种类的不同分门别类进行整理、规划和储存，使工作人员能全面而准确地掌握人事档案信息时，才能使人力资源管理工作的成效得到最大限度地发挥。

在档案管理实际过程中，存在部分档案材料缺失或分散在不同单位的现象，影响人事档案的整体性。真实性是档案的基本特性，没有真实性，人事档案就失去了利用价值，失真现象也会削弱人事档案的严肃性。在档案资料补充收集过程中，按照真實性第一的原则，档管人员务必在保证信息源头准确可靠的前提下，对补充资料认真核查，确保其真实性后再进行归档。对已经收集到的信息，应予以妥善保管，避免因意外而导致档案丢失或损毁，更不能因为个人利益而对档案进行任何删改。

在整理人事档案时，应尽可能保证归档材料的完整性。高校阶段对学生档案资料的记录范围应尽可能全面，包括记录对象的学习经历、成长过程、综合表现等各个方面，使这些档案能够完整地反映学生在校期间的真实表现，从而保证人事档案中相关信息的真实、可靠与全面。人事档案是一个人在社会实践活动中成长过程的真实写照，可以全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌，在高校人才招聘、干部考察过程中，往往通过查阅人事档案对其进行政审。教职工在学校工作期间的各种纪实资料，如年度考核表、工资变动表、职称申报书、干部任免审批表等都应及时归入本人档案，以确保人事档案的前后衔接和有机统一。

由此可见人事档案在教职工的人事活动当中发挥着十分重要的作用，既可以全面反映一个人的过往经历，又可以为管理者的人事决策提供重要参考。一旦人事档案缺失，将导致管理者无法获得正确的信息，从而影响决策的准确性。所以人事档案管理工作必须从源头开始清本溯源，在收集原始信息的时候，就做好准确性和可信度的辨识，在收集过程中尽可能认真仔细，确保信息的准确性，从而为管理者决策提供有效的参考和保障。

2 人事档案信息保证制度适用

制度产生于人类社会的不断发展过程，同时也为人类社会的不断进步所服务;制度一方面约束人类自身行为，同时也使人类自身能取得更好的发展。而制度的制定是一个复杂的过程，要想制定出合理的制度，就必须有大量的信息作为参考和支撑。此外，全面而准确的信息也可以为制度的实施提供有说服力的依据，任何人都难以在没有信息支撑的情况下制定出完美的制度。信息是制度制定的数据支撑和有效保障，只有收集足够全面且准确的信息，才能制定出符合需求的制度。

信息的来源应当尽可能贴近制度所服务对象，从而使制度真正满足服务对象的根本利益，贴近服务对象的实际需求。只有从服务对象中收集数据，才能反映出最真实的情况，使制度在最大程度上发挥其功效。高校人力资源管理首先应当为高校的各项工作服务，因此，在制定相关制度时，必须先对高校的人事情况进行充分而全面的了解，以确保制定出的制度符合实际需求。人事档案详细而准确地记录了制度制定过程中所需的相关人事信息，可以为管理者提供有效数据支撑，从而优化决策。

由此可见，人事档案管理工作在高校规章制度制定过程中发挥了十分重要的作用，有效地促进了规章制度的进步。只有制定好规章制度，充分调动教职工的积极性，提高教学质量和工作效率，才能使学校各项工作取得长足的发展进步，形成良好的学习氛围和思想氛围，从而保障高校整体繁荣与稳定。

3 人事档案信息保障人力资源开发与合理利用

在生产力的工作要素中，人始终是第一位的。人力资源是有形资产和无形资产的相互结合，以人为载体，但又不仅仅局限于人的体力劳动本身。人的思维具有无限的创造力，在很多情况下，人力资源能发挥出难以估量的功效。规范的人事档案管理可为高校人力资源管理工作提供良好的基础信息，通过对内部人才类型、人才层次、人才数量和人才水平等信息汇总，可以对高校教职工队伍进行分析，判断现有人员是否符合学校中长期发展需求，同时为下一步的人才需求预测提供人力资源依据。通过人事档案信息可以对教职工进行科学合理的管理和分配，根据人才类型、能力、技术等方面的不同，将教职工安排到合适的岗位上，最大化的发挥人才的潜能和特长，从而最大限度地调动其工作积极性和能力。

4 结语

综上所述，在高校人力资源管理工作中，人事档案管理发挥了十分重要的作用，能够为管理者提供决策数据支撑，使制定的规章制度与实际情况相适应，人力资源得到合理的配置，人才优势得到最大限度的发挥。在多个领域产生了十分重要的影响，在高校的革新与发展中具有难以替代的作用。

参考文献

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[3]谷跃兵.高校人力资源管理与服务信息化路径研究[J].江西电力职业技术学院学报，2019，3202：83-84.

作者简介

李慧玲（1973-），女，汉族，山东齐河人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。

任艳（1973-），女，汉族，山东临邑人，本科，馆员，研究方向：档案管理。