试析如何做好文书档案管理工作

摘 要：文书档案形成于企业的运营过程之中，能够为企业的运转以及管理活动提供支持，确保决策的科学性。文书档案管理工作在企业经营管理中占据着重要的地位，能够对企业的发展方向产生影响。本文首先介绍了企业文书档案管理存在的问题，进而探究文书档案管理工作的重要性，最后论述优化企业文书档案管理的具体举措。

關键词：文书档案;管理工作;企业文书

文书档案也被称为管理性档案，指的是那些具有保存备查价值的档案，通常是由企事业单位以及机关团体等社会组织在行政管理活动中所形成的。文书档案管理工作的质量会对企业的生产、经营以及管理产生十分重要的影响，文书档案信息是否准确会直接影响企业决策的科学性。在经济全球化的大背景下，档案资源的价值越来越为人们所关注，如何提升文书档案管理工作的水平，更好地为企业发展服务是我们亟需解决的一个问题。

1 企业文书管理工作存在的问题

1）各部门缺乏协调配合。文书档案管理需要各部门的密切配合，然而在实际的档案管理工作中，各部门的文档工作配合缺乏默契，整体的执行效果也大打折扣。企业的归档工作需要将各部门的相关文件资料进行整合收集，然而有些部门往往不乐于将需要归档的文件交由档案员统一保管。档案管理人员在多次催缴之后只能选择放弃，这使得重要文件丢失的概率大大增加，这类问题的出现，极大地束缚了整体档案管理工作的高效运转。为了避免这种情况的出现，企业应当有针对性的采取相应的措施，加强各部门之间的配合，并由一个专门的部门负责文书档案管理工作，从而使得文书档案管理工作的顺利进行。

2）文秘与档案管理工作衔接存在偏差。一些文秘人员对档案管理工作缺乏相应的了解，档案管理人员也对文秘工作缺乏真正的认识，这使二者在工作认知层面存在着一定的差异，使得执行效果不甚理想。文秘与档案管理工作出现了衔接主体的偏差，导致公文格式与处理程序出现许多错误，例如纸张不规范，装订不合理等问题。

3）文书档案保密工作有待进一步加强。科技的发展使得经济竞争愈演愈烈，为了在竞争中占据优势地位，很多境外组织都会通过一些非法的手段来窃取一些先进的科学技术成果，这种情形下，我国企业必须对文书档案的保密性给予足够的重视，从而避免信息泄露给企业发展造成不可挽回的损失。目前企业文书档案保密工作具有新的特点：一是内部主动泄密，二是木马、后门盗窃文书档案层出不穷，三是口令保护过于简单。除了一些客观因素外，在文书档案保密工作中最主要的因素就是“人”。文书管理档案保密性的提高离不开档案管理人员的努力，因此为了保障文书档案保密管理工作能够顺利开展，必须制定严格的聘用条件，并对他们进行专业的训练。在大数据时代，信息资源的重要性是不言而喻的，如果企业的核心信息外泄，会给企业带来致命性的打击。为了避免信息泄露情形的出现，企业应当从各个层面来开展保密工作，既要利用各种技术来对信息进行加密，也要对相应人员进行培训，避免出现信息的内部泄露。

2 文书档案管理工作的重要性

1）完整且准确的纪实凭证。当企业要调取某一特定时期的历史记录，这时档案管理工作的重要性便显现出来。市场是瞬息万变的，如果企业不能做好应对准备，及时的调整经营管理方案，很容易被时代所抛弃。横店集团作为一个特大型民营企业，已经有多年的发展历史，业务遍及多个国家和地区，为通过文书档案管理工作，能够对企业的发展脉络进行梳理，为企业今后发展指引方向。

2）具有一定的参考价值。在信息化时代，文书档案信息类型与数量呈不断增长的趋势，档案信息资源的价值也越来越大。文书档案资料在企业各项工作的开展中都扮演着重要的角色，能够为企业决策提供信息支持，从而规避有可能出现的经营风险，实现企业的可持续发展。横店集团的业务涵盖第二与第三产业，高质量的文书档案管理工作为横店集团扩大规模提供了信息资源，确保其能够避免经济陷阱，在自身发展的同时能够对国民经济增长有所贡献。

3 优化企业文书档案管理的具体举措

1）提升文书档案信息化管理水平。互联网技术的出现为经济发展注入了新的活力，不及催生了一些新兴行业，例如电商、物流，而且为传统行业提供了更多的发展机会。在这种时代背景下，企业如果想要切实提高文书档案管理工作的质量与效率，就必须利用云数据、大计算等技术，做到信息化管理。与传统的管理方式相比，信息化管理不仅能够节省管理的实间，减少文书管理的成本支出，而且能够避免人工管理的误差问题，从而有效减少档案丢失的问题。为了能够建立一个系统的管理平台，企业应当投入相应的资金，利用云储存技术来实现资源的共享，从而加强企业各部门之间的配合。档案数量与种类的不断多使得文书档案管理工作越来越困难，如果还是单纯的依靠传统的人工管理，那么企业文书管理工作会处于一个混乱的状态，那为企业决策提供依据的作用也无法得到发挥。长此以往，不仅文书管理工作会流于形式，难以实现应有的价值，整个企业的经营管理也会受到限制，难以在市场中有很强的竞争力。为了避免这种情况的出现，信息化管理体系的创建势在必行，企业要从自身发展的现实需要出发，将互联网技术引入到文书管理工作之中，从而切实提升文书管理的专业性与科学性。

2）提升档案文书管理工作人员的综合素质。在当今社会，经济领域的竞争日趋激烈，一个企业如果想要在竞争中获得最终的胜利必须依靠高素质的专业型人才。为了保证文书档案管理工作顺利开展，企业应当将更多的注意力放在文书管理人员综合素质提高上来。首先，企业应当制定一套完备的文书档案管理人员招聘要求，确保相关人员掌握一定的文书档案管理知识与能力。其次，企业还应当定期为文书档案管理人员提供专业的培训，确保他们具备从事文书档案管理的基本素质，保证文书档案管理工作有序开展。最后，还应当加强文书档案管理人才队伍建设，引进一些责任心强的人来从事文书档案管理工作，并给予他们一定的物质与精神奖励，确保他们能够全身心的投入到文书档案管理工作中来。文书档案管理工作人员的素质决定着文书档案管理工作的水平，如果工作人员缺乏相应的知识与技能，对文书档案管理的重要性缺乏正确的认识，那么无论外部条件多么完备，文书档案管理工作也难以按照预期设想那样开展，文书档案的信息价值也无法得到应有的发挥。

3）实现文书档案的规范化管理。在文书档案的管理过程中，各类程序的规范性会对档案管理的质量产生重要影响，因此必须确保文书档案管理的规范性。在进行文书档案管理时，应当将各项文书工作进行准确的记录，使各项处理都符合规定，从而将文书管理与档案管理紧密联系起来。例如在开展文档编号以及文书分类工作的时候，应当将文书和档案一一对应起来，从而为今后的查询工作提供便利。文书档案管理的工作人员要定期检查和维护档案案卷，及时删除一些不必要的文件，对案卷进行整合，将具有内在联系性的案卷联系在一起，从而提高案卷查询的效率与案卷的使用率。除此之外，文书档案管理的有关人员还应当学习国家有关文档管理的法律法规以及政策要求，在结合企业制度规范的同时实现文书档案的规范化管理。

文书档案管理工作在企业生产经营中发挥着重要的作用，为了进一步提升文书管理工作的实效性，必须强化文书档案的管理力度，提升文书档案管理人员的专业素质和业务水平，从而实现文书档案管理的制度化与规范化。

参考文献

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[2]肖萍.试析如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江档案，2020（03）：97.

[3]付蓉.试析如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作[J].办公室业务，2018（10）：119.

作者简介

厉琳群（1977-），女，汉族，浙江东阳人，本科，中级职称，研究方向：企业档案管理。