发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用

杨金萍?陈锦娥

摘 要：本文对发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用问题进行了探讨，文章从阐述医院人事档案概念与特征入手，进一步分析了医院人事档案在人力资源管理中的作用，最后提出了提高医院人事档案在人力资源管理中作用的策略。

关键词：医院人事档案信息;人力资源管理;概念与特征;作用;策略

随着我国医疗事业的快速发展，各地区医院的规模也整体呈现不断扩大的趋势，医院内部员工数量与日俱增，使得开展医院人力资源管理工作面临着更大的挑战。基于此，企业要想做好该项管理工作，就需要充分运用人事档案的作用——这包括其在人力资源培训开发、在人力资源雇佣、在人力资源薪酬管理等多个领域中的作用。而如何彰显人事档案的实用价值，值得思考。

1 医院人事档案概述

在医院体系内，人事档案是对单位内部全体员工的履历、家庭与学历信息、政治面貌、工作表现等进行全面记录与存储所形成的统一资料，因此它能对员工的成长状态、思想历程等做出客观、完整的反映，借助人事档案，医院管理人员能够对员工信息做出基本的把

握[1]。再者，人事档案当前已经成为医院开展人力资源管理工作的重要信息根据，它是医院了解其内部组织构成的基础，是量才任用的客观标准，也是发放薪资的重要参考。正是因为人事档案具有重要价值，因此必须对其真实性做出严格的要求，只有真实可靠的信息才能成为人力资源管理部门开展各项工作的参考依据。除此之外，人事档案还具有流动性特征，它是指医院员工可能会因为各种工作需要，而不得不灵活调动，此时其人事档案就必须随其进行迁移，通过档案的规范性调转，确保员工与档案信息的一致性。最后，因为人事档案是专门用来记录员工真实生活与工作状况的重要资料，因此也带有机密性，泄漏人事资料的行为当属违法违规行为。

2 医院人事档案在人力资源管理中的作用

1）人事档案对于人力资源培训开发的作用。对于人力资源培训与开发工作来說，人事档案的实用价值则体现在，它可以对相关的岗位能力需求及员工个人信息进行全面采集，进而帮助相关管理人员设计出与之相关的针对性培训内容并有计划、有条理地组织一系列基础性、针对性培训活动，面向不同的员工群体进行[2]。例如，企业在对员工进行针对性特殊培训活动时，要就某一个岗位或者某种类型的员工组织安排，进而确保特定岗位员工能形成岗位特定的能力，提升其办事效率。此时，就需要人事档案为设计人员提供关于企业发展状况、员工个人能力等的基本信息，使得设计人员在信息分析基础上得到量化分析结果。

2）人事档案在人力资源雇佣中的作用。人力资源管理人员通过对医院内全部人事档案的分析，可以掌握单位内的员工数量与质量，进而结合当前医院规模、就医条件与未来一段时间内的发展规划等，形成科学的人力资源雇佣方案，即根据现实发展情况及人力资源需求量，对员工的雇佣加以合理安排。若当前人事档案中登记的员工数量不足，则要抓紧组织人事招聘工作，适当增加人力资源投入量，扩大其发展规模，使得员工在自身能力较强的情况下进入岗位并创造价值，进而为企业带来更大的获益空间。

3）人事档案在人力资源薪酬管理中的作用。人力资源开发与管理工作体系中，对员工的薪酬待遇等加强管理是其中极为基础的一项内容。事实上，建立健全科学的薪酬管理机制体系，根据员工的工作成效、办事能力等现实状况进行合理的薪资发放是确保员工工作满意度、对企业的认同感与归属感的重要措施[3]。在薪资管理过程中，对人事档案加以分析，可以明确特定员工的学历状况、工作业绩等基础状况，并且把握其一直以来的薪资水平，据此为其制定合理的薪资方案。

3 提高医院人事档案在人力资源管理中作用的策略

1）充实人事档案的内容。为了保证人力资源管理的效率与质量，必须首先完善各员工的人事档案信息，确保档案的完整性。人力资源管理部门可以利用各种先进的信息化手段，对员工信息进行全面、真实的记录，对与员工生活、工作相关的全部信息做出尽可能丰富的了解，使得档案资料不断完善。而在医院的长期发展过程中，员工信息也会随之出现一定的变化，此时就要求档案管理人员及时对资料加以更新与完善，将新的信息补充到档案中来。

2）强化对人事管理工作的认识与重视。毫无疑问，人事档案在人力资源开发和管理领域具有重要参考意义，它对于企业开展人力资源管理工作来说是不可或缺的关键性信息。因此企业为了提升其人力资源管理效率与质量，充分发挥人力资源的优势价值，就需要充分运用人事档案中的资料，使其与企业的人力资源开发、员工薪酬发放与业绩考核、岗位调配与队伍建设等等紧密联系起来[4]。因此，企业管理层要首先形成重视人事档案管理工作的正确意识，并且组织相关的人力资源管理工作者学习人事经济学相关知识，帮助其掌握基础的内容与实用技巧，使其正确对待人事档案的正确管理与运用问题。

3）提高人事档案现代化管理的水平。当今社会，信息化和网络化已占据了主导地位，如何快捷方便地找到所需人才的信息，成为人力资源管理的关键问题。传统人事档案的纸质管理模式已远远不能满足这种需求了。这就要求改革人事档案的管理方式，大力推进人事档案管理的现代化，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。变由纸质管理为信息化管理，医院可以将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在医院内部局域网上建立平台，形成资源共享。加快人事档案信息在全国联网的步伐，实现个人信息的联网查询，以此来消除由于时间和空间等问题带来的障碍，做到人事档案资源的社会共享，使人力资源管理部门足不出户便能方便快捷的查询到想要了解的个人的全部信息，不仅节省了时间，而且也提高了工作效率。

4）完善档案管理机制。由于一个企事业单位的运行，必然会涉及较大数目的员工群体，对其进行管理也是一项具有复杂性与系统性特征的工作，为了使得该项工作得到系统化推进，就需要首先建立健全相关的管理机制体系，使其发挥对管理工作的指导性意义。但具体来说，医院的管理层要保持对制度建设的必要的重视程度，通过完善目标责任制等方式，督促相关岗位的员工能兢兢业业做好各自的本职工作，促使其为其工作表现负责，进而帮助员工提升工作责任感与热情，对于某些在工作中表现可观的员工，可以给予适当的物质、精神奖励，进而形成激励作用。与此同时，人事档案管理制度的建设还应该包括监督制度的建立，以此确保管理的正规化、合理化进行，以免在管理过程中出现操作不规范、不合法等行为。

4 结语

综上所述，加强对发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用的探讨，意义重大。相关工作人员需要明确医院人事档案的相关概念与特征，在此基础上提出提高医院人事档案在人力资源管理中作用的策略，充实人事档案的内容，强化对人事管理工作的认识与重视，提高人事档案现代化管理的水平，完善档案管理机制。

参考文献

[1]张金麟.企业人员雇佣中的利润最大化原则及其应用[J].经济问题探索，2005（11）.

[2]Edward P.Lazear，孙劲悦，张凤林.人事管理经济学领域悬而未决的问题：激励工资的效力[J].经济资料译丛，2009（4）.

[3]闫威，黄文凤，刘艳春.行为经济学对人事经济学的促进与发展[J];商业研究，2014年07期.

[4]姚裕群.迈向21世纪，开发人力资源──评《近期我国人力资源开发综合研究》[J].中国人口科学，2000年03期.

作者简介

杨金萍（1981-），女，湖北荆门人，馆员，本科，从事人事管理工作。

通讯作者

陈锦娥（1977-），女，湖北荆门人，馆员，本科，从事科研管理工作。