档案管理信息化是档案管理的发展趋势

宋海蓉

摘要：随着时代的进步和科技的进步，人们早已进入信息化时代，大数据越来越受到人们的关注。档案信息化成为近年来人们追求的一种档案管理方式。与以往的传统档案管理方式不同的是，檔案的信息化能够适应互联网时代，而且更为便捷、易于存储和传播。因此在事业单位蓬勃发展的今天，档案的信息化管理也更应被推广和广泛使用在事业单位之中。基于大数据技术，将档案信息化建设融入现代化发展与管理中，也是一种进步。本文后续就上述内容展开详细探究。

关键词：档案管理;信息化

中图分类号： G270.7文献标识码：A文章编号：1672-9129（2020）13-0127-01

1引言

互联网技术的不断发展为学习档案的信息化建设带来了机遇和挑战，同时给档案管理信息化建设提供了技术基础。目前，档案管理的数字化已经日渐成熟，在整理、检索、编目以及统计上基本均实现了数字化，这为升级信息化档案管理模式奠定了基础。在开展档案管理工作时必须要以全面建设信息化与协同平台应用为前提，以促进档案管理信息化的升级为目标，贯彻规划统一、实用规定以及分级管理的方式，切实落实档案管理系统的开发以及档案管理信息化的创建工作，逐步做到事业档案资源的数字化、电子档案管理的规范化以及信息服务的网络化。

2档案管理信息化发展的必要性

事业单位有关工作人员的开展主要是整理资料，职工在工作当中需要注重自身的优势及特点，才能够达到基础的目的[1] 。而单位活动是否能够顺利开展，还需要取决于职工对于顾客的了解程度及事件掌握相关信息的程度。档案管理作为一种能够记录事情及业主基本资料的形式，可以给后期的开展提供基础依据。部分房产甚至能够通过档案管理体现其发展状况，其中包括领导、职工的基本资料、公司的财务状况及固定资产等。由此可见，档案管理信息化能够简化管理工作的流程，让档案管理工作人员减轻工作压力。档案管理信息化可以实现人员高效工作，有关人员可以对档案信息的数据进行分析，使其更加完整有效。机关部门的人事情况相对来说比较复杂，在处理档案信息时要对不同职位的职员工档案内容进行归类，进而提高管理效率。信息化管理能够让不同岗位的教职员工互相了解相关的信息，实现资源共享，强化人事工作实质性效用。

3档案管理信息化发展途径

3.1 加大硬件资金投入。就目前的工作宗新来说，档案管理的硬件投入并没有得到校方的重视，在各项设施的建设中属于落后水平，不能很好地适应新时代的变化和发展。这对于档案地收集和整理工作是很不利的，也无法将有效使用档案落实到实处。笔者认为，不仅要对各种设备和硬件进行更新升级，档案管理工作也应该进行相应的电子化升级，把人工查询容易出现疏漏和手写笔记难以识读的工作交给计算机来做，从而使得工作量和工作强度大大降低，同时工作效率和质量也能提升不少。

3.2 建设档案信息库。建设档案信息库，就要应用数字化技术与信息化技术，伴随信息全球化发展与完善，之间的数据库存在了必然联系，任何一所机关的资源都应该得到共享，才能保证房屋的均衡。就目前的情况来看，信息化数据库建立还更多集中于本校应用上，信息资源库的应用资源供本校师生使用，难以实现延伸与拓展，发挥更大的作用，因此要促进数据库信息化的建设，将各档案信息资源统筹发现，紧密联系，实现共享的目标。要完成这个过程，信息化档案开发就需充分应用计算机技术，不断发展和完善信息库的内容与结构，同时发挥数字化技术、信息化技术的优势更好地保存档案信息，降低共享过程存在的风险，提高安全性，这对档案资料管理信息化建设目标的实现有着非常重要的意义。

3.3 完善相关规章制度。要想促进档案管理的信息化建设，首先必须要构建出相应的管理体系，规定好档案信息化管理的工作流程，配置好操作平台中有关管理系统的硬件及软件设施，还要创建出档案信息保密系统，只有这样才能做到有章可循。其次，必须要落实岗位责任制以及人员安全管理等工作，做好有关数字文件、电子文件作者名的标注工作，以防止在检索时出现混淆不清的现象。除此之外，还要对用户实施有效的监控，以规避因部分违法操作的发生导致不必要的经济损失，同时要对数字化档案的借阅及归还制度划定统一的标准。相关档案管理单位作为一定意义上的“把关人”，可以在职权范围中对已在传播的检索查询使用，检索信息主要涵盖了文字、图像、视频等。档案管理人员要及时上传各项档案信息资源，优化组织上网信息数据，赋予档案信息网络更多的服务功能，为用户有效提供自定义、跨门类的检索，这样才有利于提高网络档案信息的检索效率，方便用户高效利用学校档案信息资源。

3.4 加强人才培养。在建设信息化和规范化的事业单位档案管理工作中，管理团队的决定会建设的质量和进程[2] 。设备和系统的更新是硬件上的提升，是影响档案管理工作的客观条件，而管理团队素质地培养和加强，则是更加重要的主观条件，无论任何时候人才是决定工作质量的主体因素，因此，为了建设信息化和创新型事业单位档案管理系统，必须要对管理人员不断地培训：定期开展信息化档案管理讲座，为他们提供学习的机会和渠道;倡导他们积极参加职业素养培训和技能培训，及时更新管理知识体系，增强自身工作能力;加强培养网络服务型人才，为在线档案管理系统培训后备人才。

4结束语

总之，档案管理信息化让过去费事费力的事情变得简单又方便，节省了人力物力，提高了工作效率。档案管理的信息化建设有利于事业提高工作效率，更好地服务好社会大众，提高我们工作人员的工作水平，进一步推动我国事业进一步蓬勃发展。在档案管理中，大数据技术应用将会变成一种趋势。

参考文献：

[1] 纪翠林，阎丽.信息化时代背景下档案管理探析[J].现代商贸工业，2017（1）：65-66.

[2] 谭果.教育信息化发展时代高校档案信息化管理建设的研究[J].科技风，2017（10）：278.