企业管理与行政文秘工作的综合作用研究

魏秋雨

（中国石化销售股份有限公司山东石油分公司，山东 济南 250000）

目前，企业在谋求发展的同时纷纷进行改革，建立起了现代化的企业制度，对企业提出了更高要求。而行政文秘作为企业中的复合型人才，在市场经济下随着对企业的要求提高，对行政文秘的要求也越来越高，行政文秘在企业发展中发挥着重要职能。在现代化企业管理下，要求企业广大的文秘工作者不断学习、勇于克服困难、切实转变职能、不断创新工作机制，在企业的管理中发挥桥梁和纽带的作用，推动企业的不断发展。

一、行政文秘在企业管理的特点

文秘在现代社会中有着多种指代，作为职业，文秘是指从事文书与秘书事务职责的工作岗位；作为具体的工作人员，文秘是指专业从事文字书写与日常事务接待的文职工作人员。文秘的特点有着诸多的表现，其特点主要有：一是职业性。文秘体现出了很强的职业性特点，尤其是非常专业的文书与秘书职业性，这是文秘的特点之一。二是能力要求的多样性。文秘不仅要求具备书写能力，而且还需要具备良好的口语表达能力、交际能力等，体现出了文秘能力要求的多样性特点。三是公共性。文秘开展的工作多从企业的整体角度开展，包括公关工作、企业各部门之间的协调工作、企业对外事务的处理、日常接待以及企业内部上情下达、下情上报等信息传递和处理工作，这些工作都具有很强的公共色彩，体现出了文秘公共性的特点。

二、企业管理与行政文秘工作的综合作用

（一）转变思想，更新观念

1.服务观念。传统的服务观念是为领导服务，现在要做好为上级服务、为平级服务、为下级服务。行政文秘在工作中要具有高度的责任感，在求实和创新的基础上做好自己的本职工作，为满足各部门和领导的需要所服务，并赢得领导的认可。在实际工作中，转变自身职能，提高自身的素质不是一朝一夕就能完成的，它是一个长期自我完善的过程。行政文秘工作的本质是服务，行政文秘工作担负的所有工作都是服务性质的工作，主要是为了给上级提供服务协助，同时也会间接地为平级和下级所服务，所以行政文秘人员要充分认识到自身的工作职责，建立服务意识，转变自身服务观念，认真踏实负责。

2.学习观念。现代化的企业制度在满足经济市场发展需要时不断变化，而行政文秘在企业管理中要不断学习，担负起企业现代化管理的责任，努力学习各种知识，掌握信息资料。此外，行政文秘在企业寻求生存发展的同时，也要根据经济市场发展的需求，为现代化企业的发展提供决策建议，切实做好领导的助手，在学习的同时掌握市场的发展动态，在创建畅通的信息流的同时，为企业的决策提供科学依据。

3.创新与参与观念。行政文秘在熟知办公程序、规章制度的同时，要不断在坚持岗位职责的基础上充实自己的创新观念，在企业改革的基础上，对企业的发展状况在不同的环境、政策背景以及新时期下进行深入分析，切实为企业的发展服务。在工作中，提升自己的政治敏感度，在探寻知识信息的同时，创新思维方式，在领导决策的基础上积极参与决策，做好领导的参谋助手，为领导提供最优质的服务。

（二）发挥好参谋作用，为企业出谋划策

在市场经济全球化的大背景下，企业面临着重大的发展机遇，同时也存在严峻的挑战，面对复杂多变的经营环境，使企业生产经营战略决策富有更大的挑战性、风险性和灵活性，使领导决策变得更加复杂和困难。企业的秘书作为企业高层管理人员的参谋和助手作用就显得特别重要。这就要求企业的秘书具有高度的责任心和强烈的事业心，为企业的领导发挥好参谋和助手作用，企业秘书的主要工作要以领导的工作为主，以企业党政的重大部署、重大行动为主，真正做到和企业的领导同呼吸、共命运，目标相同、思想相同、言语相同、行动相同。企业的秘书要努力学习信息技术，当好领导的信息参谋。经济的高速发展、信息技术的迅速普及，信息流量的加快，未来的竞争是信息的竞争，谁掌握先进的信息，谁就会在竞争中立于不败之地，企业的秘书必须掌握先进的信息技术，要把做好信息工作作为领导参谋、协调的基础和手段，将采集到的各种信息进行分析、收集、处理、加工，提出预案，主动献计献策，降低领导决策风险度。要以信息服务为载体，把企业秘书工作提高到一个新水平。

（三）降低工作风险、拓宽工作领域

随着市场经济的迅猛发展和改革开放的不断深入，秘书工作也越来越向着开放型发展，秘书工作的领域也大大的拓宽，不仅要处理企业的内部事务，还要处理好企业的外部事务，对企业内部事务的处理：接人待物、协调工作、各部门的沟通等，使企业的经营按照企业的经营目标按部就班的发展，对外部事务的处理包括：收集和交流信息、呈报经验材料，反映主要问题，参与经济与文化交往活动，配合经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的策划和筹集工作，以适应工作要求，拓宽工作领域。

（四）不断学习，适应新的挑战

企业的秘书要不断学习，不仅要掌握现代化的知识，使自己的知识结构永远超前，还应该熟练应用计算机、传真机、复印机等先进的办公设备，同时要积极适应电子商务时代的需要，主动了解计算机、网络技术的发展状况，将最新技术用于秘书业务，及时准确地把握瞬息万变的商机，搜集整理信息资料，为领导提供高效服务，适应新时期的新的挑战。

总之，行政文秘在企业管理中应充分发挥桥梁纽带的作用，在行政文秘管理能力的培养方面，可以结合文秘的实际情况，开展行政管理知识的培训，从培训的角度来实现对文秘行政管理能力的培养，以此来提高文秘的行政管理能力。企业管理和行政文秘工作应充分与信息化等先进技术和手段有机结合，做好决策参谋工作，有效提高管理水平、促进管理效率。