对于档案资料民间征集工作的一点思考

文·段常敏

民间档案资料主要是指没有经过国家档案行政管理部门或者相关档案业务部门系统整理并接收进馆的，散落在社会上或个人手中的具有一定保存价值的档案资料及相关实物，其最大特征就是来源于民间，更多的是与普通民生相关的历史记录。相对于国家档案馆或档案室存放的档案资料，民间档案资料从另一个侧面和视角不加修饰地对历史发展进程给予原汁原味地留存和记录。由于历史和现实的原因，目前国家档案馆和档案室存放的档案主体多为单位部门出台的各类文件运行产生的文书档案，但对于历史研究而言，不应仅仅局限于政治、经济等领域，而应涉及到社会、民生等方方面面的领域，研究触角也需要立体化推进。因此，研究一个时期社会历史发展变化不但需要国家馆（室）档案这个“主心骨”，更少不了民间档案的“血肉和神经”作为支撑。

一、民间档案资料的分类

民间档案资料概念宽泛、内容多样、种类繁多，在社会生活各方面都有其产生和留存的土壤，目前还没有一个统一的分类标准。

从民间档案资料产生的来源来看，大体可分为三种类型。一种是由国家行为而产生的未及时归档进馆的档案。主要是以政府或者团体为主开展的一些活动、重大事项等，其生成的许多资料本应由国家档案部门整理进馆，但因故未能整理而散落社会；第二种是本来已存于档案馆的档案资料因故散落于民间，不再属于国家综合档案馆所有；第三种是社会个人形成的属于个人家庭或者团体的档案。主要包括家庭的经济变化状况、个人从业的工作成果、孩子的成长档案、家庭成员参与社会活动的原始记录等，这也是目前种类和数量最多的民间档案。

从内容上主要可分为政治、经济、文化三个类型。政治类的比如对一些历史事件、历史人物的民间佐证材料。经济社会类主要包括家庭记账本、特殊时期的粮油布票、各个阶段的证书、契约等。文化类的包括家谱、志书、非物质文化成果、文学作品手稿、历史文献等。

从载体上看，民间档案资料与国家综合档案馆馆藏类型相似，纸质载体较为多见，同时也有照片、声像、实物扥等载体。目前，很多展览的举办都得益于民间照片档案资料的参与。

二、民间档案资料的征集与开发利用

民间档案资料是国家档案资源的重要组成部分，在研究历史发展过程中扮演着重要的角色。通过征集民间档案资料，可以填补和补充馆藏资料，改善馆藏结构，整合馆藏资源，更好地形成档案合力，发挥档案作用，为档案工作的顺利开展营造更好地社会氛围。

（一）要摸清家底，健全机制

作为档案部门，要成立民间档案征集机构，成员可由馆领导、科室相关人员、外聘业务专家组成，对馆藏档案进行摸底，掌握馆藏档案情况，根据实际需要制定相应的民间档案资料征集计划，并有序推进征集工作开展。比如，滨州市文史馆在布展期间，为了更多更好地征集当地文史资料，滨州市政协文史委成立了文史委专家委员会，除去本单位人员外，将部分文史工作爱好者特聘为文史专家，并颁发了聘书。在大家的共同努力下，在很短时间内征集了大量文史资料，为文史馆的开展和运行提供了有力保障。

（二）要多措并举，主动出击

一是通过公开征集线索的形式，尽可能多的征集民间档案资料进馆。比如借助网络、报纸、广播等平台积极寻找相关线索，或通过发布公告、召开座谈会等方式广征线索，并对收集来的线索进行汇总梳理，去伪存真。线索确定后，要详细分类，比如列出重大事件、重大活动、重要人物、重要节点等项目，按照实际情况制定切实可行的征集方案，再有步骤、有计划地推进实施。一般来讲，对民间档案资料征集之前要做好“功课”，即对需征集的档案资料的背景、事件、过程、意义、作用等有一个清晰的认识，以有的放矢、有条不紊地开展工作。

二是通过建立名人档案的形式，将相关资料征集入馆。名人档案是整个档案工作的有机组成部分，也是集中研究人物及事件的第一手资料。一般来讲，名人档案相关资料最初大多存放在本人手中或者其相关的工作机构当中，通过建立名人档案，可以以点带面将与之关联的许多重要档案资料收集进馆。比如，滨州市档案馆为原渤海活塞厂董事长杨本贞建立了个人档案，起初只是将个人的一些荣誉、证书等很少一部分材料收集进馆，随着不断完善，越来越多的物品也逐步入馆，最终所征集的材料足够支撑起一个展览，不但将杨本贞本人的情况全部理清，也将整个渤海活塞集团发展创业史完整呈现，让很多弥足珍贵的档案资料扎根档案馆。

三是通过推出专题栏目的形式，做好民间资料的征集。在栏目推出过程中，可以围绕栏目内容进行实地采访，征集民间档案资料。比如，滨州传媒集团鲁北晚报与滨州市档案馆联合推出的《滨州航天人》栏目资料，大部分需要民间征集。栏目推出2期后，读者纷纷来电提供线索或者干脆亲自上门来提供资料。栏目共推出45期，征得50余人次的口述历史档案资料，100余件（本）纸质档案资料及包括板凳、军服、实物模型等在内的40余件实物档案，既宣传了档案工作，又有效征集到了许多民间档案资料。

（三）民间档案的征集方法

民间档案资料多被珍藏在拥有者家中，因此民间档案资料征集常用方式之一就是上门征集，说服对方捐赠或者购买入馆。在与对方交涉过程中，要消除对方心中疑虑，以诚恳的态度和专业的能力打动对方，完成征集。对于以家庭为主题形成的档案资料，征集起来相对容易一些。一般来讲，非专业人士对于家庭档案资料的收集整理不当，保存条件有限，因此征集人员要根据对方档案保管情况，做好预案，有针对性地为其解决问题，做好征集。对于收藏民间档案较多的收藏者，可以单独制定档案征集工作方案。比如，可以采取合作举办专题展览的形式，将其藏品系统展示出来，而后由档案部门指导协助其进行档案藏品的管理和保护。比如，可以根据收藏者藏品的类别数量和档案馆的馆藏情况，共同制定档案专题、编研档案成果，进行档案资料的合作开发利用。

民间档案资料的征集工作是一项任重道远的工作。随着社会的发展，民间档案资料独特的功能将会得到进一步展现，社会影响逐步加大，因而档案部门应加大对民间档案资料的征集力度，确保散落在民间的档案资料能得到有效的管理和利用。