高校档案数据馆员的能力需求变迁与拓展

文·桂小红

大数据时代，高校档案馆（室）作为高校文献信息服务中心之一，面临着由纸质档案资源建设向数字档案资源建设的转变。每年新归档电子档案数量激增，既包含传统意义上的电子文件、图表、声像等，又包括新兴媒体如微博、微信、各种APP等，多元异构，分布广泛。虽然国家档案局14号令明确阐述“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档”，但是“档案信息化建设与大数据、人工智能时代的要求还不相适应”，这些都对高校档案数据馆员的能力需求提出挑战。在高校档案工作中，我们尝试通过数据馆员能力需求发展变迁来发现问题从而驱动创新。

一、高校档案数据馆员的能力需求发展概况与变迁

（一）档案的基本管理流程主要包含收集、整理、保管、鉴定、统计和利用六个环节，简言之就是“收、管、用”。传统的档案管理活动对“人”的依赖程度颇高，主要体现在对档案管理人员的工作经验依赖，如立卷分类准确性高，档案查阅利用的效率就高；对档案管理业务的熟练度高，档案收集的完整性就高；对档案工作的责任心高，档案统计数据的准确性就高。我国高校档案管理部门基本属于附属的服务部门，对高校档案管理人员的定位是“辅助专业技术岗位”。传统档案的收集、整理、保管等专业难度系数较低，档案检索方式主要依赖纸质目录、卡片索引等，对档案工作人员的专业要求不高，档案管理员对档案数据处于“被动”应付状态，既来之则安之。

（二）高校档案数据管理水平不一，差异较大。高校数字档案馆建设过程中，由于标准不统一，软硬件资源配备不齐全，档案数据馆员匹配不均衡等原因，致使高校档案管理系统，面对高校各自为政的科研管理系统、教务管理系统、财务管理系统等，只能望“数”兴叹，对接不畅，电子档案归档甚难。另外，由于高校档案管理平台的设计人员对档案管理流程和本校档案馆藏特点理解不一，导致平台功能兼容性差、共享性低，使用不方便。

（三）高校档案数据管理人员自身素质不容乐观。现有的高校档案专职管理人员很多是转行而来的，档案管理水平和档案数据意识先天不足，又在档案数据管理技能培养过程中安于现状，使自身的知识储备更新慢，数据管理能力提高慢。档案管理人员队伍中专业人才不足，是制约档案管理信息化的主要因素之一[1]。

（四）现有高校档案管理体制约束因素。高校档案馆的工作不是独立的，档案信息化的实现依赖于方方面面的配合[2]。高校档案管理制度虽然明确“四纳入”“四参加”“四同步”，但在实际工作中，高校档案数据收集归档如同其他纸质档案归档收集一样，存在滞后、卡壳现象。高校各职能部门所形成各类型档案，不能及时通过高校档案数据馆员收集、加工、整理、审核及入库，致使档案数据管理工作的基础不牢。这需要高校领导足够重视，各职能部门档案负责人牵头，相关部门兼职档案员紧密配合，建立一个有效畅通的档案管理信息化运行机制去加以改进。

二、新时代给高校档案数据馆员工作带来的机遇与挑战

（一）高校档案馆作为高校信息服务中心的一部分，面临着档案双轨双套制转移到单轨单套档案保存管理挑战。高校档案数据馆员需要应对的海量数据，既包括高校教学研等实际工作中形成的原始数据及其衍生数据，也包括利用现代信息手段管理档案形成的数据，高校档案分类法明确高校档案分为十一大类，相对其他档案而言，种类较为明确、单一。对档案数据进行收集、分类、整理、编目、存储、开发和利用，激发和挖掘档案数据的价值，需要档案数据馆员的能力转型和提升，从而实现对各类档案数据进行监控和监管，发现档案数据涉及的事物发展的规律和趋势。

（二）高校档案数据馆员面临着档案数据应用方式、数据隐私与安全、数据监管的挑战。高校档案数据馆员应该以各部门实时发生事件的数据流作为电子档案归档对象，实时采集动态数据，实时分析与鉴定，实时存储，保证档案数据全生命周期的可管可控。高校数据馆员在保证电子档案本质属性的前提下，可以进行适当的人工干预、二次加工，比如统一命名、统一格式等，使数据顺利进入档案管理信息平台。

（三）高校数据馆员面临着档案数据全流程控制、全智能服务的挑战。高校档案产生也通过云计算、微服务等技术实现，因此档案数据除了通过纸质载体、光盘、磁盘等物理存储，还通过云存储、区块链技术保存。这样一个高校档案馆几十年、甚至百年以上的全部馆藏信息，通过数字化的手段，存储在电脑里[3]。高校数据馆员通过全流程控制，充分发挥前端控制的作用，确保档案数据管理规范，逐渐建成数字档案馆，进而形成智慧档案馆。档案数字化，目前主要通过档案高速扫描，文字信息图文识别提取准确率大大增强，尤其是视频模块的重大突破，如科大讯飞发布的针对“精彩讲话直播”实时识别文字、音视频自动转换文本技术。这些新媒体、新技术都迫切要求高校档案数据馆员迅速武装自己，灵活运用数据采集、挖掘、分析、存储、开发、安全等相关技能以及数据版权、隐私、法规、法规、伦理等相关知识，成为具备优秀的团队合作能力和沟通能力的高素质综合性人才。

三、高校档案数据馆员职业技能拓展方向与途径

（一）高校档案数据馆员需要培养全面的数据素养意识，即拥有数据的感知、收集、分析、共享意识，专业的数据分析评估能力和数据管理服务与推广能力，“快、准、狠”地根据信息实效性、工作有效性和用户需求性，迅速组成有效数据集合。首先，高校档案数据馆员，应以每年归档信息为基础，从标准、流程、数据三个方面来设计，形成“物理分散、逻辑集中”的档案数据中心，通过数据挖掘，提高档案数据利用率。其次，高校数据馆员应充分运用全面的数据素养意识，关注数据的完整性、使用的权限性及信息的共享性等问题，并能够围绕某一专题，对原始数据进行综合、归纳、分析、筛选，提供出反映规律性、本质性的信息。比如，李中清的《破译中国精英教育的生源密码》，这个通过北大为代表的学籍信息数据库统计分析而取得的成果，就是高校数据馆员努力与前进的方向。

（二）高校数据馆员应能有效分析数据，并妥善处理好档案数据素养与文化素养的关系。吴三均教授曾说过“数据是结构化、理性的、冰冷的，而人文意味着抽象的、模糊的”，由于完全剥离了数据所处的具体环境，同时数据分析集群研究会排除重要的个体特征，所以非场景化的研究逻辑缺乏人文关怀。这就激发高校数据馆员在职业技能拓展中，要持续加强文化素养，熟悉馆史、校史，了解校园文化和档案文化。高校档案是高校文化的重要组成部分，高校档案事业的发展，不仅有利于了解高校的过去，也有利于指导高校建设的现在，还可以辅助高校发展的未来。挖掘馆藏档案优势，打造特色档案文化要紧紧围绕高等院校办学理念和办学指导思想，依托党代会、校庆、各类评估、开学（毕业）典礼等活动，举办科研专题展览或打造虚拟展馆，并积极运用微信、微博、移动APP等融媒体平台，及时发布档案工作动态，制作音频、视频、电子相册等服务广大师生，让数据与文化深度融合。

（三）理顺档案管理体制，做好顶层设计，为高校档案数据馆员创造可行性空间。这就需要出台相关配套制度，“遵循统一领导，分级管理，安全可控，充分利用的原则，明确责任主体，加强能力建设，促进开放共享。”（国办发[2018]17号《关于印发科学数据管理办法的通知》）。例如，公开高校各立档部门数据集的目录，强制要求进行数据公开和共享；或建立预算制度，从预算角度推动数据共享，打通“数据壁垒”，活化并输出合规、有效的信息数据。实时加入高校整体信息化、智慧化校园规划发展计划，确保多平台之间，尤其是高校办公系统、教务系统、财务系统之间的数据互通，业务互联。加强高校档案数据运行所需的软硬件设施等条件的投入，确立归档电子档案质量控制体系。增强高校数据馆员的职业认同感，明确数据馆员的角色定位，逐步构建数据馆员共有的态度、价值、知识、信念和技能，促进数据馆员职业的良性发展[4]。

（四）开展不同利益相关者机构合作与交流，多途径培训提升高校数据馆员的职业技能。首先，国务院《职业技能提升行动方案》（2019-2021年）规定，“要促进劳动者、培训主体、政府三方积极主动参与”，高校数据馆员可积极主动参加高校开设的相关培训课程或者在线公开课程。其次，通过参加针对性强、实效性强、培训周期短的培训，改善档案数据馆员的知识架构，改变高校数据馆员边缘化的颓势。再次，可以通过定期组织高校馆际之间、各种年会论坛、部门之间、部门内部业务交流学习，促进业务素质提升和知识共享。最后，通过推行数据馆员职业资格认证制度和档案职业技能大赛，增强高校数据馆员职业的整体适应性。

（五）选择正确的培养路径，确定科学的档案知识模块，增强数据馆员档案专业理论知识和实践性、创新性的培养。应重点关注计算机操作系统、数据库系统、程序语言设计、网站开发实例等信息技术，摄影技术、PHOTOSHOP应用、视频编辑和合成、融媒体传播学等多媒体技术，知识产权法、社会调查研究方法、应用统计学、组织行为学等经济法律管理，档案学概论、数字档案馆建设实例、信息检索教程、科技档案管理、档案保护技术等你档案专业知识及档案法制，专业外语[5]，使之能够熟悉利用spss、stata、SAS等统计分析软件，掌握数据可视化分析软件，从而增加数据馆员在感知技术、数据仓库、数据搜索、数据挖掘与可视化等领域的知识积累。

（六）高校数据馆员职业技能提升最终目的和方向归结为档案信息个性化服务创新。以用户档案知识需求为导向、为用户提供综合集成的数字档案资源并以解决用户问题的集成服务[6]。《长三角地区一体化发展三年行动计划（2018-2020年）》提出“异地查档，跨馆出证”，让档案查询不再“跑断腿”，上海、江苏、浙江、安徽省档案局利用数字档案资源共享平台不断增强档案公共服务能力，为维护公民权益、社会稳定做出巨大贡献。高校数据馆员可借鉴公共档案馆综合服务的优点，开展高校馆际之间合作，开发高校档案综合利用平台，在高校档案查询利用率高的领域，如学籍档案、招生录简表、学历学位认证等开展一站式服务。

大数据、人工智能时代，高校档案数据馆员对专业能努力、学科背景以及综合素质要求非常高，岗位职责贯穿整个数据生命周期。高校档案数据馆员应顺势而为，迅速成长，积极拓展面向实践需求的多元化学习模式，开展不同利益相关者的机构合作和交流，借助本校科研机构与档案馆数字资源的优势，增强数据馆员的自信心，以适应人机协同、跨界融合、共创分享的智能时代，为高校领导和管理者提供前瞻性、精准性的信息，发挥档案更大的价值。