新医改视角下如何加强医院档案管理工作的规范化

文·卜照锋

医院档案主要包含医院建设发展与医疗活动所产生的各项数据、文件、资料等，涵盖了医学治疗、医疗纠纷、引进的资料、设备与学术研究等多方面内容。拥有这些档案资料与数据，对于医院今后的建设发展与医疗技术进步而言，都起到了非常重要的保障作用[1]。医院档案管理工作主要是对医院档案资料进行收集、整理、保管和开发利用，科学规范地管理医院档案，对档案工作的发展乃至医院的发展都具有十分重要的意义，因此在新医改视角下医院应出台加强医院档案管理工作规范化的相关策略。

一、行政档案管理工作的规范化

（一）要组建专职档案管理部门，对医院档案管理工作进行全面统一的领导。要配备专用办公场地、专职办公人员及相关设施设备，对医院的行政档案资料进行归总并单独管理。从本质上看，组建医院专职档案管理部门是为了推动医院档案管理工作的科学化与专业化，在科学合理的规划之下，该部门专业人员还能够为其他部门档案归档与整理工作提出指导性建议，进而让整个医院的档案资料管理都能够井然有序。并且，由专职档案管理部门指导下，对医院的档案资料进行科学、专业地分类整理与分析研究后，还可以为医院的各项工作提供必要的依据和档案服务。

（二）对档案管理工作人员进行专业化的技能培训，提升业务水平。从目前的医院档案管理工作实际情况来看，专业人才的匮乏一直是阻碍医院档案管理水平提升的重要原因。由个体档案管理人员组成的档案管理系统，其个人的业务水平会直接影响到整体档案管理工作的质量，所以医院领导层要提高对档案人员专业技能培训的重视程度，制定长远的培养计划与机制去敦促档案管理人员业务能力的增长，进而提高医院档案管理工作水平。

二、科研档案管理工作的规范化

（一）档案管理部门要对接收的科研档案资料进行科学鉴定，确定其机密等级和保管期限，并按照规范要求进行归档整理、登记编目、统计分析等。对部分机密性强的科研成果与科研档案进行单独登记封存管理，以确保其安全。

（二）要做好科研档案的开发利用工作。医院档案管理部门对科研档案不仅要保存好，还要对所有科研资料进行分门别类，同时设置对应的检索目录，对每项科研资料的摘要、关键词、大致观点进行总结[2]。一般来讲，医院的档案管理工作所提供的档案查阅服务只面向医院内部人员，而如果其他单位或部门需要进行查阅的话，则需要开具介绍信，获得本院领导批准之后方可进行查阅，并且仅能查阅一般科研资料，对于部分机密类的科研资料，倘若没有领导的特别批准与审查，一般不予以查阅，这一点尤为重要。

三、病例档案管理工作的规范化

（一）病例档案是医院档案管理的重中之重，因此要建立专门的资料库进行单独管理。在病例档案资料库中，要确保房屋建筑符合档案保管的要求，并不得存放与档案无关的设备与物品，同时要注重温湿度控制、灭火设施、通风设备的配置，以保证病例档案管理场所的安全性。

（二）对病例资料的整理与归档工作应予以规范。医院每天都会新建或更新大量的病例档案资料，所以病例档案资料的整理与归档工作工作量很大，规范化管理显得尤为重要。在整理过程中，要对病例档案进行统一编号、规范整理，形成系统化、标准化的档案资源体系，方便日后查阅，提高工作效率。

（三）对病例档案资料的查阅利用进行规范化管理。由于医院的病例档案资料牵涉到病患个人隐私，因此要格外加强病例资料的查阅利用工作。要对资料库的人员出入进行严格管理，除档案管理人员与相关人员之外，任何人进入病例资料库都需要出具相关手续文件，并且要在档案管理工作人员的引导与监督之下查阅指定的档案资料，并不得随便翻阅无关资料。倘若有借阅需求，则需按照档案管理的借阅制度办理手续，详细登记借阅人信息，并标注借还时间和方式，以确保病历档案的完整与安全。

四、推行医院档案信息化管理

医院档案管理工作应借信息化时代的东风，加快进行档案管理信息化建设，利用信息化技术对档案进行管理，从而促进其工作的规范性[3]。档案信息化建设，不只是要配备打印机、扫描仪、计算机等硬件设备，还要积极引进业内口碑不错的电子档案管理系统，在大幅度提升档案资料检索速度的前提下，尽可能地降低人工录入的工作强度。当然，推行档案信息化管理后并不意味着纸质文档完全丢弃，而是要根据档案资料的类型去选择最合理的保存方案。此外，医院还应根据实际情况构建医院档案电子管理网络，以提升档案管理工作的实效性与时效性，并扩大档案资料的共享程度。

综上所述，在当前新医改的背景下，构建完善、系统、科学的档案管理系统，加强医院档案管理工作的规范化，是医院档案工作走向规范化轨道的必由之路。虽然目前许多医院在档案管理工作方面存在诸多问题，但只要医院加以重视，加强医院行政、科研与医疗等方面档案的规范化管理，并推进信息化建设，相信能够让医院档案管理工作立于不败之地。