“集中归档”服务模式探索与实践——以德州市档案馆为例

文·陈华振 李富伟

为转变机关职能，适应机构改革后档案事业发展面临的新形势新任务，德州市档案馆以“不忘初心、牢记使命”学习教育活动为契机，坚守“为党管档、为国守史、为民服务”的职责使命，创新工作理念，拓展服务方式，以夯实市级档案业务基础为重点，扎实推进“集中归档”工作，即“集中时间、集中地点、集中人员、集中整理”，以档案协作组为单位组织德州市直各部门各单位分批次到市档案馆开展档案集中整理和加工。“集中归档”实施以来，从源头上保证了各部门单位档案的应收尽收、应归尽归，实现了规范整理和有序保管，维护了档案的完整与安全，已成为夯实基层档案业务工作的重要抓手，连接基层档案工作的主渠道，也探索出了一条做好档案服务工作的新途径。

一、实施“集中归档”的目的

（一）适应职能转变的需要。德州市级机构改革完成之后，原来运行多年的局馆合一体制被打破，实行了局馆分离和职能剥离，德州市档案馆不再履行监督指导的行政职能，成为市委领导下的事业单位，主要职能转变为档案资源的收、管、存、用等业务工作。在这种背景下，“集中归档”就成为夯实市直部门单位档案业务基础的重要手段。实施“集中归档”变指导为服务，做到了前端控制，确保了各部门单位档案的齐全完整和规范整理，避免了档案的损毁丢失，既提高了进馆档案资源的数量，也保证了档案资源的质量。

（二）为档案工作营造良好氛围的需要。档案工作是一项基础性、管理性工作，因其作用的滞后特点，往往处于单位各项工作的末端，平时难以引起领导重视和社会的关注。“集中归档”通过德州市委办公室高规格行文，引起市直各部门单位领导的高度重视。开展“集中归档”，也是让领导认识档案工作，重视档案工作，关心档案人员的重要途径和手段。把档案人员集中到档案馆来，集中时间、集中地点、集中整理，为档案人员顺利完成上年度档案整理归档工作提供了重要保障。同时，也为档案工作营造了良好的社会氛围。

（三）满足档案人员学习和实践的需要。“集中归档”为德州市档案馆和各部门单位档案人员之间，以及协作组成员单位之间架起了一座桥梁，为档案人员提供了一个集中学习、共同提高的优质平台。这项工作在档案馆业务人员现场指导下进行，有什么问题现场解决，有效地促进了基层档案人员，特别是新上岗档案人员的业务水平和具体操作能力的提升，解决了他们档案业务知识匮乏、整理无从下手的难题，确保了各单位归档文件的整理规范、合乎标准。

二、“集中归档”的组织实施

（一）领导重视、加强督导，为集中归档提供了坚强保障

德州市档案馆主要负责同志高度重视此项工作，把做好“集中归档”作为转变机关职能、夯实基层档案业务基础的重要工作来抓，多次听取有关准备情况汇报，就工作推进过程中可能遇到的问题进行分析研判，并做出安排部署。为加强对此项工作的组织领导，调动各部门单位的积极性，主动争取上级领导支持，以市委办公室的名义发布“集中归档通知”，要求各部门单位高度重视，认真执行；馆各科室积极配合，主动服务，为集中归档顺利开展打好了基础。根据工作需要，德州市档案馆办公室提前购置了橱具、装订机、电源插排等所需设备，以及档号章、装订线、碳素笔等整理工具。信息技术科及早组织数字化加工公开招标工作，确定了一家有省级涉密加工资质、管理规范、业内口碑较好的数字化加工公司。整理工作开始前，全馆人员参与了卫生打扫、桌椅摆放和现场布置工作。

（二）精心组织、细化服务，打造集中归档和数字化加工一体化服务新模式

一是超前谋划、周密部署。借鉴往年集中归档取得的成功经验和发现的主要问题，结合机构改革后单位撤并组合面临的新形势，2019年，德州市档案馆档案业务科着手开展流程再造，重新修订完善集中归档工作制度、工作纪律和签到表、钥匙领取表、征集意见表等程序和内容，细化整理过程中需要注意的各种问题。同时，根据德州市委发布的机构改革后新的部门单位名单，结合市档案馆进馆范围，重新梳理集中归档单位名单，拟定集中整理工作通知。在市委办公室通知下发后，又采取微信群发送通知和协作组组长通知的方式，让各部门各单位全部知晓，提前做好文件收集和前期准备，做到按时参与、积极配合。

二是精心组织、细化服务。针对市直部门单位档案工作基础参差不齐、档案人员更换频繁的实际情况，采取每组一会的模式，在每组集中归档工作开始前组织本组所有单位档案人员开展专题培训，讲解集中归档应该注意的问题，宣读《归档文件集中整理工作制度》《现场工作纪律》和数字化加工情况说明，播放《归档文件整理专题片》等方式，对与会档案人员进行专题辅导和培训，确保档案人员对《归档文件整理规则》有一个清晰的认识，熟知整理流程和整理标准，为开展集中整理做好铺垫。德州市档案馆档案业务科全程跟进，加强现场管理，做好指导服务。做好每天签到、钥匙领取、整理用品发放回收等日常管理。各部门单位档案实行分别存放，档案橱钥匙由各单位档案人员自行保管，避免了归档文件的混乱和交叉，整理现场所有区域全部实现监控覆盖，保证了现场档案的安全。整理期间，业务科人员全天职守，热心解答和指导档案人员整理过程中遇到的业务和技术问题，确保集中归档现场全天候“场不离人，人不离场”。按照工作需要规划布置现场，整理区域与数字化区域两分开，做到互不干扰。德州市档案馆做好归档文件现场安全和卫生清理工作，为各部门单位档案人员提供了一个安心舒心静心的工作环境。

三是延伸服务，立足长远。为推进德州市直部门单位档案信息化进程，解决各部门单位数字化招标难、标准低的问题，德州市档案馆担当作为，主动创新，在去年“集中时间、集中地点、集中人员、集中整理”四集中的基础上，今年增加“集中数字化”流程，为集中归档的各部门单位现场提供数字化加工、目录制作、备份等服务，档案整理和数字化实现了同步推进，提升了政务专网“在线归档”电子档案数据质量，打造了档案整理和数字化加工一体化服务的“德州模式”，也为“馆室一体”打下坚实基础。

三、“集中归档”取得的主要成效

（一）集中归档得到各档案进馆单位的高度重视和积极响应

去年，集中归档受德州市级机构改革影响，启动有所延迟，整个工作自7月开始组织发动到全部结束，历时两个月。具体实施分四组批次推进，每周4个协作组单位，共有150余家部门单位到德州市档案馆参加集中归档，主动到市档案馆参与集中归档的二级单位有14家，这些单位全部整理完毕并通过验收。其中，有80%以上的部门单位进行了现场数字化，整个工作超出了预期效果。

（二）集中归档推进档案管理规范化、标准化、信息化进程

集中归档工作的开展，从源头上保证了档案整理质量。由档案馆工作人员全程把关，有效避免了档案收集不齐全、分类不合理、期限鉴定不科学、整理不规范等问题。工作中，德州市档案馆指导各部门单位严格按照国家档案局第8号令、10号令要求，合理确定本部门、本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限，保证各部门单位档案不发生流失和损毁问题，确保全宗档案的完整性；集中时间、集中地点，为档案人员争取了宝贵时间，在固定的时间内集中精力做好档案整理工作，避免了其他事务的干扰，确保了归档文件整理工作的如期完成；统一档案整理流程和标准，强化了档案人员业务能力和实际操作水平，全面提升了德州市直部门单位档案的整理水平；超前谋划，集中开展数字化，极大的提高了电子档案质量，解决了大部分单位数字化开展难、质量不合规的问题，推进了档案规范化、标准化和信息化进程。

（三）集中归档为转变职能、改进服务方式提供良好平台

集中归档成为机构改革后，德州市档案馆转变职能服务基层的重要方式和手段，加强了市档案馆和基层档案人员的交流沟通，搭建起了解和服务基层档案工作的一个良好平台。德州市档案馆工作人员的用心组织、热情服务和规范指导，也得到各部门单位的一致好评。

集中归档是档案馆顺应新时代档案事业发展的重要举措。德州市档案馆将借鉴两年来的经验和成果，吸收各部门单位提出的合理建议，进一步完善集中归档制度，丰富工作内容，规范工作流程，将集中归档作为一项常规工作坚持下去，为优化馆藏档案质量，丰富档案资源数量，推进档案事业更好发展不懈努力。