做好精准扶贫档案管理 助力打赢脱贫攻坚战——五莲县扶贫档案管理工作的探索与启示

文·丁伟 刘芳

建立档案是各项扶贫工作是否精准的重要前提，精准扶贫档案是精准扶贫工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。做好精准扶贫档案管理不仅是记录扶贫效果、开展扶贫工作的依据，更能助力打赢脱贫攻坚战。因此，精准扶贫档案管理必须要做到规范实用、精益求精，既要经得起当前工作的检验，更要经得起以后历史的考验。

一、五莲县扶贫档案管理工作现状

五莲县是山东省18个沂蒙革命老区扶持县之一，有户部乡、石场乡、中至镇3个省定贫困乡镇，91个省、市定扶贫工作重点村，目前共有建档立卡户11693户、21194人。脱贫攻坚以来，五莲县不断加强精准扶贫档案工作，规范精准扶贫档案管理，切实做到“四个加强”，确保精准扶贫档案的真实、完整、系统和安全。同时，坚持示范带动，采取“试点先行”模式，将中至镇作为精准扶贫档案工作的示范乡镇，探索建立了“三创新、四到位、五统一”工作机制，建立扶贫档案规范管理长效机制，为全县脱贫攻坚工作留下珍贵的档案资料，为打赢脱贫攻坚战助力。2018年3月27 日，日照市扶贫档案现场会在五莲县中至镇召开；5月10日，在全省建档立卡培训班上以五莲县中至镇扶贫档案为参考，供全省扶贫系统借鉴学习。

二、扶贫档案管理工作主要做法与成效

（一）加强组织领导，建立精准扶贫档案工作机制

五莲县高度重视精准扶贫档案建立工作，明确组织领导，配备档案工作人员，切实将精准扶贫档案工作列入脱贫攻坚的重点工作中，建立健全精准扶贫档案工作机制。一方面，建立组织协调机制。明确了扶贫档案管理工作由扶贫部门组织协调、档案部门监督指导、相关单位各负其责的精准扶贫档案工作机制，把精准扶贫档案工作纳入精准扶贫整体工作部署，切实抓好精准扶贫档案工作。县档案馆积极主动与扶贫部门衔接联系，了解掌握精准扶贫工作进度和开展情况，并就如何做好精准扶贫档案工作进行专题讨论，定期提出工作要求，明确工作责任，形成了组织上有保证、分工上有专责，运作有效的档案管理工作机制。另一方面，建立督查机制和考核机制。扶贫工作督查组在进行督查时，将档案工作列入督查内容，督查扶贫文件材料填写是否真实、材料收集是否齐全、整理是否规范等，将督查情况及时进行通报。此外，还将精准扶贫档案工作纳入扶贫年度考核，确保精准扶贫档案工作与精准扶贫工作共同推进，实现同步部署、同步实施、同步检查、同步验收。

（二）加强示范带动，以点带面推动全县扶贫档案管理工作

工作中，主要采取“试点先行”模式，着力打造中至镇为精准扶贫档案工作示范乡镇，不断积累精准扶贫档案工作经验，制定并完善精准扶贫档案的工作制度和流程。在市、县扶贫办和档案管理部门指导下，中至镇探索建立了“三创新、四到位、五统一”工作机制，并按照移交县档案馆的标准，对全镇2014年以来的所有档案进行了全面整理，共整理镇级档案99盒、村级档案146卷、贫困户档案2533本，建立了扶贫档案规范管理的长效机制。

1.“三创新”，筑牢精准扶贫档案管理基础。一是创新精准扶贫档案管理模式。结合工作实际和属地管理具体情况，采取“集中与分散”相结合的办法，对镇、村形成的精准识别、精准施策、精准脱贫档案、项目档案以及贫困村、贫困户档案等专项业务档案纳入镇扶贫办全宗进行集中统一管理；对各村形成的其它精准扶贫文书资料由各村进行保存管理，确保精准扶贫档案材料的齐全完整。二是创新精准扶贫档案业务规范。确立文书类、项目类、会计类、贫困村类、贫困户类、特殊载体类6大门类框架，同时针对精准扶贫档案业务特点，在文书类中设置了综合管理、精准识别、精准施策、精准脱贫四个二级类目进行档号管理，实现了档案门类划分清晰、文件材料有类可归和类别不交叉、不重复的专业要求。三是创新运用活页档案。针对书本式贫困户档案的操作弊端，结合扶贫资料的产生和收集特点，对动态管理的贫困户等档案采取活页订装，方便随时添加补充。同时，为包村干部制作了贫困户信息流动台账，详细记录贫困户家庭成员和户外子女的具体信息，既方便入户走访，又可作为贫困户脱贫不享受政策的重要参考。

2.“四到位”，确保精准扶贫档案建设顺利开展。一是领导重视到位。充分保障档案整理所需人力物力，全镇共抽调工作人员20多名，统一进行了系统培训。镇党委专门设置精准扶贫专用档案室，配备专职档案管理员和标准档案柜。二是建章立制到位。通过建立完善精准扶贫档案收集、整理、归档、保管、移交等系列档案管理制度，形成扶贫档案规范管理的长效机制。三是业务指导到位。镇扶贫办及时对各村扶贫档案的收集整理进行现场指导和示范整理。同时，严格落实档案准入制度，要求各村对扶贫开发的各个工作环节形成的档案资料全部收集、整理、归档，并对其合法性、真实性进行严格审查，准确掌握“第一手”资料。四是督查考核到位。镇扶贫办定期、不定期检查档案资料的收集整理入档工作督查考核，将档案验收作为精准脱贫必备条件之一，并将档案工作纳入农村工作千分制考核。

3.“五统一”，确保精准扶贫档案管理精细化。一是统一整理。镇、村各个环节形成的原始档案资料统一整理，按照归档范围、保管期限、分类标准等要求，以村为单位整理档案，确保资料齐全、完整。二是统一审核。按照“四项质量”要求严格核查，即在资料收集上保证“原始真实性”，在资料审查上保证“合法有效性”，在资料技术指导上保证“逻辑合理性”，在资料归档整理上保证“系统完整性”。三是统一分类。按照扶贫档案形成的门类和属类划分类别，统一案卷卷皮、卷盒、卷内目录和装订形式，纳入镇扶贫办全宗统一管理，使形成的档案资料整齐美观，查阅方便。四是统一归档。装订成册的原始纸质精准扶贫档案，统一按照档案类别，以镇、村编制档号和检索目录，归入镇扶贫办档案室，各村使用档案，需办理相关借阅手续。五是统一制度。根据档案管理有关法律法规规定，科学制定了精准扶贫档案收集、整理、归档制度，档案保管制度、库房管理制度、档案人员变更工作交接制度等，并严格落实。

（三）加强业务指导，规范精准扶贫档案管理

五莲县档案馆、扶贫办统一组织开展了精准扶贫档案工作人员培训，推广示范乡镇的成功经验，检查、督促有贫困人口工作任务的单位、乡镇、村开展精准扶贫档案工作，帮助解决档案业务方面存在的问题，全面推进全县精准扶贫档案工作。一是指导文件材料的规范化整理。精准扶贫文件材料应进行规范化整理，符合档案保管要求；要按时间等特征排列顺序，编写页号；编制卷内目录、案卷目录等检索工具；使用专用档案盒等。二是指导档案安全管理。精准扶贫档案要有专门档案柜存放，或在单位综合档案室保管，配备防盗、防火、防潮等保管保护设施设备；电子档案、声像档案要配置防磁柜等设备，并实行异质备份保管；建立档案安全保管制度、档案查阅登记制度，确保档案信息安全。三是开展精准扶贫档案验收。县档案馆与扶贫办联合开展精准扶贫档案专项验收，并把精准扶贫档案专项验收作为精准扶贫工作验收的先决条件；联合制定精准扶贫档案验收标准，确保扶贫档案完整、规范、系统、安全。

（四）加强服务保障，确保精准扶贫档案安全

五莲县在加强精准扶贫工作时，把精准扶贫档案工作列入议事日程，为精准扶贫档案工作的开展提供人员、制度和经费保障。乡镇、村在开展精准扶贫工作时，明确一名领导分管精准扶贫档案工作，安排政治觉悟高、业务能力强的干部具体负责此项工作的开展。县扶贫办、档案馆在借鉴外地经验做法的基础上，立足实际，联合制定下发了《五莲县精准扶贫档案工作实施方案》，明确了精准扶贫档案工作内容、收集范围、保管期限和整理要求。对精准扶贫整个工作流程和每个工作环节所产生的各种文件材料（包括文书、科技、会计、照片、声像、电子档案等）的收集、整理和归档工作，提出了详细的、操作性较强的指引性意见，确保精准扶贫档案的真实、完整、系统和安全。县扶贫办将精准扶贫档案工作经费列入脱贫攻坚经费统筹考虑，统一购置档案盒、印制资料等，为扶贫档案的规范管理提供必要的资金保障。

三、实现扶贫档案科学管理的几点启示

一要提高对扶贫档案管理的重视程度和经费投入。领导必须重视扶贫档案的管理工作，将扶贫档案管理工作纳入单位的重要工作事项来布置和研究，加大对扶贫档案管理工作的资金投入力度，要对档案管理的空间、环境、应急设施等，按照规定要求进行完善，确保扶贫档案管理工作的硬件设施到位，要加强对档案的网络和信息监控，保证档案的信息严密。

二要完善扶贫档案管理制度，建立长效机制。各级扶贫部门应当根据本单位的实际状况，制定出科学的档案管理制度，对制度的贯彻落实进行严格要求，要采取规范化的操作流程，要对原有的工作程序进行检查，减少工作中的拖沓环节，对不符合规定的操作行为要进行严格禁止，对档案的工作程序进行强制约束，确保制度执行到位，档案管理人员要对档案的真实性和完整性进行检查和整理，各单位要采取适当的奖惩机制，激发工作人员的工作热情，提高责任感，切实提升工作质量和工作效能。

三要提升扶贫档案管理工作人员技能水平。扶贫档案的作用发挥，很大程度上取决于管理人员的工作能力，因此必须对档案管理人员的素质进行全面优化，要积极配备具有专业知识、符合工作要求的岗位人员，开展具有针对性的档案管理强化训练，落实上岗培训制度，定期聘请上级单位的档案专业管理人员进行授课，积极组织档案管理工作的研讨会和交流活动，与相关单位进行扶贫档案管理工作研究，对档案的利用和实际管理措施进行探讨，以提升人员素质来强化档案管理工作的整体水平。

四要提升扶贫档案管理的信息化建设水平。要实现扶贫档案管理的信息化，必须加强对档案信息管理电子系统的开发和使用，对档案的录入、查阅、检索等功能，要实现高效化和无纸化，提高工作人员对电子档案的操作水平，掌握先进的管理技巧和信息使用能力。要在工作中不断的研究和完善，才能实现扶贫档案的科学管理，确实发挥扶贫档案的实际效用，为打赢打好脱贫攻坚战作出应有的贡献。