浅论建筑工程档案管理的优化之道

于斐斐

（大连建科建设工程有限公司，辽宁 大连 116000）

建筑工程中，要坚持先进的管理理念实施档案管理工作，同时结合实际的水工程条件和特点进行相关数据、资料的有序管理，积极发挥档案管理的作用。实际的档案管理中，需要以档案管理标准化、规范化为重要目标，促进档案管理水平的提升，从而保证档案收集、整理、归档工作的有效性，给工程建设中的决策、施工、养护管理等提供有效依据。这就要求工程档案管理工作要在工程建设的全过程中严格落实，并保证档案数据的全面性、及时性、准确性，及时发现档案管理工作中的问题，不断完善档案管理体系。

一、建筑工程档案管理的问题审视

（一）管理制度建设滞后

纵观整体发展，政府管理职能、工程建设审批政策等都在不断改变，相应的建筑工程档案制度也需要不断完善，以满足现实发展的要求，但是许多建筑工程的档案管理制度仍不够完善，在档案管理业务方面缺乏规范，同时，档案管理部门职责不够清晰，实际工作中存在资料临时收集的现象，档案管理工作随意会造成档案数据质量下降，最终影响整个建筑工程建设质量。

（二）管理方式不科学

随着各领域档案管理工作方法的更新，建筑工程档案管理也需要与时俱进的创新档案管理模式，然而受传统管理理念的影响，建筑工程档案信息的收集、整理、归档仍采用纸质形式，档案利用也通过人工操作来实现。这样传统的档案管理方法显然是不能满足现代化工程建设需求的。并且，落后的档案管理方式，还容易使档案出现丢失、损坏等问题，对实际工程建设造成严重影响。

（三）管理主体素质低下

档案管理是一项系统性、专业性较强的工作，建筑工程在近年来实现了快速发展，因此对档案工作人员也提出了较高的要求。然而当前的工作人员在专业性方面较为缺失，许多档案管理者没有受到过专业培训，没有掌握建筑工程档案管理的具体要求和规范，单一的档案保管工作并不能为档案开发利用提供支持。而且，一些档案管理工作人员的责任心还有待提高，只有仔细认真、详细全面的收集、整理、归档档案信息，才能有效开发利用建筑工程档案。

二、建筑工程档案管理的优化之道

（一）健全管理机制

在对建筑工程档案信息进行管理的过程中，建筑企业需要完善管理制度，让工作人员在管理的过程中加强对其的重视，避免其在管理的过程中过于随意。建筑企业要明确工程档案的管理范围，对各个环节的工作内容进行明确，并且做好相应的记录。管理人员在区分不同的环节时，需要避免重复记录，防止增加工作量。不同的部门需要发挥不同的职能，档案管理部门就需要体现其职能效用，在工作当中做好档案的统筹规划管理，强化资料的收集、整理及保护作用。不同的管理部门需要设立不同的负责人，建筑企业需要针对档案管理工作的开展设立专门的管理人员，让其按照要求定期移交工程资料。在管理的过程中，需要按照《中国档案分类法》确定档案管理范围，然后再根据建筑企业的实际发展情况对制度进行完善。在对档案进行分类管理的过程中，需要按照制度内容对文件进行归档，提高档案资料的准确性及系统性，还需要使其完整保存在档案库中。管理人员需要对资料的原件进行归档，做好传真资料的复印并且对其进行完善，补充相关说明，提高档案管理的完整性。

（二）加强人才建设

工作人员是档案管理的关键，虽然在现代化社会发展的过程中，信息化管理方式层出不穷，但是对于部分重要的管理内容还是需要由工作人员实施管理工作。建筑工程的档案资料存在一定的特殊性，档案管理人员在管理的过程中需要做好合同等资料的管理，防止其产生问题，影响建筑企业的根本效益。建筑工程项目种类较多，还会分散在不同的区域，在较长的施工周期中，管理人员要强化综合管理效用。建筑企业需要对人员配置进行优化，在处理庞大的数据及资料时，需要具备较强的责任心，做好档案分类工作，还需要对其进行整合，录入到档案管理系统中。企业在选拔档案管理人员时，要对其专业能力进行考察，工作人员要了解建筑工程的基础特点，并且对项目的第一线情况进行掌握，这样才能够在档案管理的过程中得心应手。管理人员最好需要具备一定的档案管理经验，了解档案管理的各项内容，还需要具备创新意识，在管理的过程中对管理方式进行创新。工作人员需要具备端正的工作态度，提高自身的专业素养，为提高建筑工程建设施工质量提供保障。

（三）加强信息化建设

虽然建筑工程档案管理的部分内容需要由工作人员全权开展，但是还是由大部分档案可以通过信息化方式进行管理。网络技术的应用能够给建筑工程档案管理注入新鲜的血液，让现代信息化技术逐渐取代传统的管理方式。建筑企业需要提高管理信息化，对管理人员进行信息化培训，让其能够灵活应用信息化技术完善建筑工程档案管理。管理人员可以对计算机技术及信息技术等进行应用，建立信息化档案管理平台，让工作人员在需要档案时，直接输入关键词，检索档案信息。这种方式方便、快捷，能够有效提高档案管理效率。建筑企业可以建立信息化档案库，让档案管理工作可以与建筑工程建设施工的开展同步发展。管理人员需要提高自身的信息化技能，在编制与建筑工程相关的资料及信息时，直接利用信息化技术进行查询，减少人力资源的使用，还能够提高档案信息的准确性。

三、结束语

总而言之，通过完善档案管理制度，控制资料编写过程，重视工作人员专业素养，科学应用现代技术能够确保建筑企业在进行工程建设过程中，有效管理档案资料，对其工作过程中存在的各项问题进行有效解决，进一步保障工程质量，使其能够更好地满足现代建筑行业发展需求。