科技档案管理质量的提升措施分析

(丰林县档案馆，黑龙江 丰林 153033)

我国科技研发水平显著提升，新增科技成果数量巨大，更加频繁的科技研发活动使科技档案的数量增加，科技档案中记录着重要的科技相关信息，必须妥善管理这种档案。管理科技档案面临不少挑战，为了保障科技档案管理的科学性，管理者必须加大对科技档案的重视，明确管理科技档案时存在的主要问题，认识到科技档案的作用，以最为合适的方法来完成管理科技档案的任务。

一、科技档案概述

科技档案不同于科技资料。反映一定单位科技活动的并具有历史查考凭证作用的科技文件材料才能转化为科技档案，而收集交流来的只起参考作用的材料是科技资料。被本单位采用的外来科技资料则转化为本单位的科技档案，科技档案通过复制提供给外单位参考使用则转化为科技资料。科技档案是一次文献的一种。

科技档案作为科学技术信息的载体，可以起到促进生产力发展的作用。国家进行经济建设，采用一定的新技术要和本国的资源情况、工业水平、原材料、社会的传统和文化水平相适应，这就需要多种门类的科技档案共同发挥作用。一个企业或事业单位进行领导决策，除了要充分了解国内外的技术水平和市场动态外，更要注意分析研究自己的技术力量和技术水平、设备条件、原材料的供应和信息掌握的多少等，这就需要充分利用本单位的各种科技档案。科技档案作用的发挥带有全面性、综合性和系统性的特点。在设计工作中提高图纸复用率为科技档案成批成套发挥作用开辟了新的前景。

二、管理科技档案时存在的主要问题

针对当前管理科技档案的基本情况，可以从中发现一些管理问题，这些问题已经对科技档案管理工作形成了实质性的负面影响，必须被管理部门以及上级领导重视。部分负责管理科技档案的工作人员仍旧持有传统化的管理思想，在他们的认识中，只关注具有管理性价值的档案，对于科技档案的范围界定也存在错误，导致科技研究中的草图以及实验数据等信息被轻视，没有被纳入到归档范围中，收集的档案类别单一，科技档案内容不全，缺失了重要的研究信息。因此进行科技档案管理工作时，首先应当先纠正错误的管理思想，更加全面完整地收集科技档案，为日后的科技信息查询提供必要的支持。

三、提升科技档案管理质量的可靠措施

科技档案是科研活动的重要组成部分，记录了科技信息，有极高的信息利用价值，管理者要围绕科技档案，优化档案管理模式，改进科技档案管理方法，现提供一些能够帮助提升科技档案管理质量水平的管理建议。

（一）展开信息化建设工作

随着科技研究单位持续发展进步，形成的科技档案数量也在持续增加，比如在一些国营军工企业中，产出的产品具有丰富的型号，对应的科技档案数量庞大，为了存储科技档案，必须扩大档案库房的内部空间，需要投入更多的资金与建设资源，最终还有可能面临档案胀库的问题。针对纸质档案保存工作中存在的问题，可通过使用信息技术与电子技术解决，将大量的纸质档案转化成电子档案，存储到计算机中，可缓解胀库的情况。档案部门要认识到以科技档案为核心，建设信息化档案管理系统的重大意义，对档案信息展开数字化处理，做好档案信息系统与工作单位信息系统的衔接，高效地从工作单位中收集科技档案，为之后档案整理工作保留更多的时间，使科技档案资源能够得到充分的开发。

（二）提升大型科研项目下的档案管理工作质量

大型科研项目往往能够展现出较高的科研技术水平，但是在实际的研究过程中，却需要消耗较长的时间，确保在多个研究阶段都应用先进的技术，最终创造高新研究成果，在研究过程中累积的科技档案可以记录研究的过程，尤其是一些研究中的重点事件，也记录了研究单位的发展历程，在科技发展领域中也具有极为重要的意义，必须重视这类科研研究活动中形成的档案材料，使用专门的管理系统完成管理任务，管理科技档案人员应更加细致地记录技术应用情况，充实科技档案的内容，使档案更为完整，以此实现科技档案的价值，用科技档案来推动科技向前发展，更好地展现出信息资源在社会中的价值。

（三）引导工作人员重视科技档案管理与利用工作

工作人员直接负责管理科技档案，其持有的工作理念关系着档案管理成果。工作人员本身必须重视科技档案，掌握科学的科技档案的管理方式，确保科技档案的管理工作朝着正规化的方向发展，减少科技档案管理过程中的错误。工作人员可以通过学习加深对科技档案的了解，以此来改进档案收集、整理以及归档等阶段的工作方法。完成前期的档案管理工作之后，还要注意科技档案利用的问题，只有对科技档案进行利用了，才能真正地讲这类档案所具有的价值展示出来，工作人员还要在档案管理实践过程中，找出可以帮助提升档案利用率的方式，通过科技档案的实际利用率，也能够看出档案管理部门的工作水平。不少企业在科技档案的利用方面都出现了问题，比如在查阅档案时，还选择人工化的方式，这种方式在耗费人力与时间的同时，还会损坏档案材料，应加大力度，推动档案的电子化转化，而后借助共享平台来分享档案材料。档案管理者需继续累积科技档案管理经验，优化这一类与科技相关的档案管理模式。

四、结束语

管理科技档案，必须以实际情况为准，管理者首先需要正确认识科技档案具有的价值，而后根据预设的流程对档案进行科学且合理化的归档，完成初期管理任务之后，可统一上交相关工作部门实施管理，以此来确保在有需要时，可以有效地利用科技档案。在管理科技档案时，不仅要将最为基本的管理工作做好，同时还要注意对相关的管理档案知识进行宣传，以此来强化归档人员的工作意识，更加完整地管理与收集科技档案。