试论用信息技术改造传统的档案管理工作

（唐山市丰润区互联网信息研究中心，河北 唐山 064000）

近年来随着我国网络技术的发展与普及，我国已进入信息化办公时代。信息化办公的最大优势在于省时省力，简洁高效。以档案管理为例，传统的档案管理需要人为收集并填写内容，然后装订成册，保管时需要防尘、防潮、防火、防蛀。查阅档案时也有较多不便之处。因此，传统的档案管理工作已经不能满足当下社会发展的需求，需要将信息技术应用在档案管理工作当中。对于事业单位来讲，由于档案信息内容较多且需要定期的更新，另外单位人员调出调入情况进有发生，因此给传统的档案管理带来了较大的挑战。随着办公信息化的大力推广，各事业单位可以运用信息技术手段管理档案，不仅省去了很多纸质档案保管、修改、装订的麻烦，而且也可以做到动态存储，及时调阅，方便修改等。这在很大程度上可以提高档案管理工作的效率并保证服务质量。

一、传统档案管理工作中存在的问题

档案管理工作在我国社会可持续发展中起到至关重要的作用。以事业单位档案管理为例，它既为机关事业单位的各项发展提供直接依据，也有利于单位后备人才的培养与选拔。除此之外还有利于机关事业单位的改革。因此，各单位应加大对档案管理工作的力度，高度重视档案管理的重要意义。但是，客观上来讲，目前我国档案管理工作，主要存在以下几点问题：

首先，在我国传统的档案管理工作当中，档案都是纸质材料为主，在保存管理过程中容易出现纸张丢失、档案材料纸张破损、档案材料不完整的情况，随着时间积累纸质档案材料非常不利于保存管理。

其次，在我国传统档案管理工作当中，都是以人工来进行档案保存记录管理的，难免会出现工作效率低下以及专业知识技能缺乏的情况，缺乏一套专业的系统化档案管理工作体系，使得档案管理工作发展较为落后，信息化管理技术低下。

再次，传统档案管理工作过程中，相关工作人员专业素质能力较弱，且工作能力效率较低，不能有效满足当下科技社会发展的步伐，需要进一步加强相关档案管理工作人员的工作能力与专业素质的培训。另外在具体的工作过程中还没有建立健全责任工作制度，使得工作人员不能权责分明，缺乏相应的档案管理工作管理制度与考评制度。

最后，传统档案管理工作当中没有专业的工作配套设施，导致档案管理工作效率质量低下，因此应在信息技术快速发展背景下，对现有的档案管理工作设施进行配套升级，提高设施工作的效率，提高档案管理工作的质量与水平。

二、信息技术改造传统档案管理工作措施

（一）配齐档案管理工作硬件、软件设施

在信息技术快速发展与普及应用的背景下，应按照档案管理工作要求对相关工作硬件与软件设施进行配齐，硬件设施主要包括电脑、扫描仪、打印机等软件包括电脑中的档案排序软件和档案质检软件，将以上软件硬件设施配备齐全，加大对档案管理工作软件的研发使用力度，使得通过信息技术上传到电脑中的档案信息，可以通过关键词查询可以方便且快速的查询到想要搜索的档案信息。另外还要加大对传统档案管理工作资金的投入力度，彻底对传统档案管理工作，在信息技术的渗透下做到工作方式革新，工作效率的提升。利用信息技术将不易保存管理的纸质档案信息材料通过扫描仪的传输，排序软件的整理，将知识材料万无一失的上传至电脑当中保存，不易丢失且档案信息还原度较高，不用担心时间过长纸质档案信息风化的情况产生。如果出现想要取出档案材料的情况，可以将计算机中所保存的档案信息资料拷贝在U盘或是磁盘中，方便用户使用与携带，非常方便合理保存。

（二）信息化背景下提高档案管理工作人员工作素质与能力

在传统的档案管理工作当中，可能相关的工作人员，工作态度消极工作行为散漫，导致传统档案管理工作效率与质量低下，因此随着信息技术快速发展与普及应用，应加强对档案管理工作人员的信息技术能力培训，让工作人员掌握信息技术在档案管理工作中的使用技巧，提高个人综合工作素质与工作能力。比如相关部门应邀请专业的档案管理工作人员对档案员进行培训，教授其掌握信息化档案管理工作的技巧与能力，比如怎样高效率的使用扫描仪将纸质档案信息传输到计算机当中，以及怎样高质量地将传输到计算机当中的档案信息通过编页、扫描、排序、质检以及最后的装订环节，将纸质档案材料信息完整无误的保存在计算机当中，加强对档案管理工作信息化硬件与软件的使用技巧培训，从而更好地提高档案管理工作效率与质量，确保信息技术下的档案管理工作能够顺利展开。

结束语

综上所述，在信息技术快速发展与普及应用的今天，将传统档案管理工作与信息技术相融合，是传统档案管理工作发展的必然趋势，也是传统档案管理工作想要提高工作质量与效率的最有效的方法，所以重视信息技术在档案管理工作中的应用是非常重要的，配齐档案管理工作中的软件与硬件设施，加大对工作人员的信息技术档案管理工作培训力度，对传统档案管理工作发展来说至关重要。