档案收集工作的思考

（沈阳市皇姑区档案馆，辽宁 沈阳 110031）

近年来，在国家与地方政府的统一领导下，各地档案收集工作如火如荼地开展着，在群众中取得的不错的反响。在实践中，我们档案工作者整理出了一系列档案收集方法，有优势也有不足，我们将会继续发扬优势，同时也注重加强短板建设，不断进行突破创新，使档案收集工作得以更高效、更高水准地开展。

一、档案收集的重要性

档案收集可以说是一系列后续档案工作的基础和前提，做好档案收集工作是顺利开展其他的工作的首要环节，如档案归档、档案分析等工作，“档案收集精准化管控，就是对档案收集涉及的各个环节进行梳理，在档案收集的事前、事中、事后细化工作细节，形成精准归档机制，以达到档案收集齐全、完整、准确的工作要求”（王羽佳23），档案工作讲求整体性、系统性，是一份环环相扣、紧密相连的细致工作，这就要求广大档案工作者有耐心、有细心、有恒心地进行收集工作，任何小小的纰漏或者遗漏都会造成重大的错误和损失，正所谓“千里之堤，毁于蚁穴”。为了避免此类现象发生，我们要对过往经验进行总结，并结合现代化信息技术进行创新，使档案收集工作更好地取之于民、用之于民。

二、当前档案收集存在的问题

（一）对档案收集的认识不到位，存在工作积极性不高、工作滞后等问题

档案的收集应该是日常的、有计划、有步骤的工作，但一些单位的实际情况是，平时疏于收集、积累和管理，每到年底时临时突击、穷于应付，该入档的资料未入档，不该入档的却拿来滥竽充数，造成档案的缺失或卷宗残缺不全，给今后的档案利用造成了很大困难。档案人员的工作缺乏主动性和创造性，档案管理人员认为自己所从事的工作不被单位或部门领导重视，未把档案收集工作列入本单位工作议事议程，致使本单位内的档案收集工作大都处于无人问津或问之不多的放任自流状态，所以在工作中处于消极态度，在日常工作中产生的档案资料形成你交我收、坐等上门的封闭工作状态，常常使一些有价值的资料失去了收集的机会，造成了不必要的损失。

（二）档案收集培训的力度不够，缺乏相关的专业人才

各单位档案部门在收集档案时，通常只是发个通知告知各业务部门档案的归档范围、收集时间，针对性不强，在档案收集的过程中所起的作用不大，会影响档案的收集归档。特别是各业务部门职责和工作性质不同，档案呈多元化态势，各部门形成的档案具有很大的个性，所以在收集归档前急切需要档案部门做专业的具体指导培训，而实际中常常缺乏这样专业的指导培训。现在很多单位的基层档案室只把文书档案的收集作为首要任务，对科技档案、设备档案、声像档案实物档案等的收集则比较忽视，尤其是声像档案、电子档案等新型载体档案的收集归档工作没有得到重视。这样就导致单位档案馆藏档案种类单一，很多有保存和利用价值的各种门类档案没有得到有效管理，极大影响了本单位工作人员对各类档案的利用需求。

三、档案收集的创新型策略初探

（一）加大宣传力度，提升档案收集工作水平

首先，各级档案行政部门通过开展《档案法》宣传，加大档案收集工作的宣传力度，让档案人员明确档案收集工作的重要意义，“可以利用各种宣传方式，提升相关人员的档案管理意识，提高人们对档案管理的重视程度。例如，档案管理人员可以以国际档案日为契机，组织相关的宣传活动，明确档案的重要性，提高人们对档案的重视”（于欣令46）。定期对档案收集进行业务指导和专业知识学习，形成小组分工合作，互帮互助，使大家逐渐认识到档案收集是单位一项重要的基础性工作，从而取得大家对档案工作的支持。一项工作完成的好坏与否，与领导的重视程度有着密不可分的联系，领导的重视与支持是完成这项工作的强有力的保证。只有让领导认识到了档案的重要性,才能很好地支持档案的收集工作，得到领导的大力支持,规章制度才能落到实处。

（二）培养档案收集工作的复合型创新人才

人才培养始终是各类工作的重点，有关部门应该鼓励培养青年骨干，或者从基层中挖掘人才，档案管理工作是一项繁琐性和重复性较强的工作,档案管理部门要注意档案管理人员任劳任怨、爱岗敬业精神的教育和培养，增强其工作主动性，与其他部门加强联系、沟通信息、广泛收集。不仅如此，档案知识的专业性也要求了档案人员的业务能力和专业素质，各部门间可以相互学习、引进人才，使档案收集工作更加高效、全面，档案工作人员的业务素质直接关系到档案管理水平，要全面提升档案管理水平，必须要有一支业务素质高的队伍，“由于档案管理人员的年龄结构老化,新技术知识贫乏的状况,通过以老带新,帮助年轻的档案管理人员加快学习,适应档案管理工作。老干部业务技能水平高,经验丰富,对于年轻的档案工作者身上所存在的经验不足应给予教导和帮助，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智和积极性，对于优秀的年轻工作人员要勇于启用”（段然,解少晨,刘云伟 107），加强档案管理人员的培训和学习，找到薄弱环节，突破重点，才能不断提高专业水平和实际操作技能。

结论

在整体的档案工作中，档案收集工作的特殊地位在于它的基础性和先导性，只有档案收集工作做得到位，其他各项工作才能稳健地开展，收集档案是前提也是保障，其重要性和必要性不言而喻，但由于人们对其认知度并不广泛普及，很多档案人员并未掌握专业的档案收集方法，导致了很多问题的存在，对后续档案工作的开展产生阻力，不能很好地服务于老百姓的日常生活，这就需要万千档案工作者坚持正确理论的指导，有关部门加强培养专业人才，并结合信息化时代计算机的应用与辅助，提升档案收集工作水平。