探究新形势下的档案管理的创新服务

文/ 孙野

在目前社会中，档案管控事务所在智能化方向不断发展。为让档案信息更为丰富，档案工作者应当在实际工作中，采用各类先进技术和设备，不停更新和探索，找到一种现代化服务机制，从而服务于社会经济建设。在实际工作过程中，办理人员应当树立尽心尽职的办事概念，开拓档案处事范畴，推动以往档案任职观点，让这一观点在服务业广为流传。面临竞争不断激烈的商场环境和人们不停上涨的物质需要，档案控制事务所应该在意识层面进行更新，建立提前的服务意识，从而不断推进此项工作的创新发展。

一、档案服务更新的主要任务

（一）提升档案操办处办事能力

收是基础，管是手段，用是根本。因此，应着力在档案资源上建立具有基础性地位的办事程序，深化档案服务创新工作的地位，也可以深化档案资本建构的发展的管控理念，聚集各种大型活动、重大事故以及项目等方面的不同载体档案的管控工作。

（二）训练一支综合素过硬的队伍

档案部门仍是弱势部分，主要原因是人才是不是有所作为。我们保持忧患意识的同时更新人才管理意识，才能实现真正崛起；只有一支档案办事翻新团队，才能让档案事体得以促成超越式发展。因而，有必要培养并引入有高学历的档案供职更新人才。

（三）重要性

立异是档案办理作业足以健全的动力源泉，创新是档案事迹成长的根基，为档案控制事务的健全带来契机，为档案事业提供指导。因此创新服务应该是推动档案管理的核心内容，起着主导性作用。在档案管理工作中，服务创新可以推动档案操办的完善和改良，能够让档案管理功课得到完善。因此在服务创新工作中，相关人员必须从思想上认识到位，工作上才能获得期望的效果。

二、档案管理中存有的问题

（一）管理理念保守

部分的领导层对档案管控没有长期的考量，使其改良工作一直处在低谷。企业领导人只追求眼前利益，而忽略了此方面的管理工作，看不到档案管控工作的长期价值，间接推迟了其创新和变革的脚步。另外，在实际工作中多会发生“重藏轻用”的问题致使档案本身的价值不能体现，也是导致管理创新受到局限的原因[1]。

（二）人员素质和工作要求不符

档案操办创新服务必要有高质量的正规职员作为支撑，从目前的这一工作发展形势来看，科班出身人才十分困乏，使得现代化档案管控不能发挥出实际作用。管理专业人才应该具备专业的档案管理知识和跨领域学习的能力素养以及关联不同知识体系的能力。伴随网络化和熟悉华的普及，档案管理的电子信息形式和纸质得以共存，这便要求档案管理工作的专业人才会使用计算机的专业操作，可以在最短时刻内查问到用户需要的一手档案信息资源从而提升档案管理的综合利用率。

（三）管理方式单一

很多企业对档案的操办方式依旧是手活操作为主。若是人工为主举办整理、查询、归档等工作，不仅浪费很多人力、财力，而且不能满足随时查阅的需要，更是限制了新形势下档案管控事务的创新服务，跟现代化发展严重不符[2]。

三、创新档案管理的服务方式

（一）更新服务手段

其一，由于计算机应用的普及，档案室内部和局域网应相应建立起来，这时需要管控人员依据不同单位的网站来建构起一个档案信息资源总网页，把所有数据信息录入到网页上，同时把单位网站和档案网站联系在一起，从而便于用户对档案信息进行搜寻，以更好的服务用户。其二，办理档案工作人员应该围绕其网页为中心，增加信息技术的控制，完成工作的智能化与现代化。具体方式为：首先，建立档案馆网页、利用网络进行服务。搭建档案馆内里的局域网，让部分档案拥有属于自己的网页。主动结合网上数据和信息，让档案更新战线联合企业网站，从而使与此案有关的信息可以进行网上搜索。为用户提供便捷的服务。由于国内很多档案所的档案信息主要依赖互联网进网络任职，这是社会和档案所供应服务的主要方式。工作人员以网站为根基，增加档案信息资源数据库的完善，特别是文件全文数据的建设，进而促成电子文件的及时管控和把持，贯彻档案信息资本数字化，办理自动化和法制化。比如在：输入目录后，网上会展示出部分档案目录，以方便查询和检索；档案馆和宣传部紧密结合，把本档案所的重大活动形成动静录入，档案数字化应实时存档操作，构件数目字化视频档案数据库，从而便于宣传和利用[3]。

其次，建立“电子文件数据库管理中心”。需要档案馆和管理局部紧密配合，建构“电子文件数据控制中心”。此中央一般是设置在单位档案馆内，组成了信息资源库。优势是覆盖面广、丰富、利用效率高。电子文件的上传和采集，当前在电机形成的电子文件的收集工作已经成为了档案管理中不可忽视重要部分。跟以往的纸质搜集的不同在于，很多电子化是依靠下载和上传来完毕的，因而，这将一改传统的工作方式，在网络中构建电子文档的事体窗口，从而快速采集并归档到档案服务器上[4]。

（二）建立规章，规范操作

当下，很多单位在管理打点功课上使用了各种不同的规章制度和标准，甚至与很多单位没有有关规定，这将降低档案操办政工的正式化，降低作业效率，出现大量档案质量不合格的情况，将对档案管理信息化发展进程有极大的影响。同时有关制度的滞后也会让档案管理工作职能停留在辅助管理的位置中，而不能有所突破。因此，构建有关规制是正统操办功课的有利手段，增加社会的构建和条例的正经化应该制定正式的档案控制事务工艺，并且此流程应符合工作实际需要。在统一正规和条例后，需要档案办理事体局部和工作人员严格遵循，细致作业。在调取、翻新、保存时加大规范性、规避差错的发生。

（三）增加电子档案数据库的管理工作

档案局部应当企事单元加大联系，从而建构一个完毕的电子档案数据库。此数据库可以保存档案部门的所有信息，还能让企业单位的各种信息资源包括在内。电子数据库的主要工作内容有：对各单位和档案部分的电子文档进行统一控制；方便用户查询和使用非保密性文件，贯彻文件共享。

（四）开展网络在线服务

以前，人们多会利用档案部门的信息、参与档案展览或是阅读附件来取得档案信息，而这样方法必然适应不了社会的发展。在信息时代由于人们生活方式发生了巨大变化，对档案信息资源的要求不断提高，不但要保证档案信息的可靠性和精度，还要保证其实效性。以便可以利用各种方式来得到档案信息资源。相比过往被动的信息操纵要领早已不再满足目前社会的需求，必须用现代化的服务方法方向进行发展。

（五）积极开展先行文件阅览服务

自从改革以来，本国档案室内政党机关和有关单位机关中已经有很多政工人员参加其中。在社会的不断发展下，人们为了维护自身权益，开始使用更为方便的方式来了解国家和政府的有关政策和信息。在新的社会形式下，应该不断转变档案管理工作的职能，提升工作效率，把政府和人民联系在一起，采用一切有利对策维护人民的权利。

四、结语

综上所述，在这样的形势下，为促进档案操办作业档次和实现现代化必须增加对档案打点作业的重视程度，管理人员应顺应时代发展，树立档案管理的创新意识、提升自身创新能力，才能够使得档案管控工作进一步发展，推动我国档案管理事业的进一步发展。