新时期学校档案管理规范化的路径分析

薛亚男

山西省吕梁市卫生学校，山西 吕梁 033000

档案管理是学校的重点工作内容之一，其中所记录的资料内容对学生的就业、升学都有重要作用。但是，在目前的学校档案管理工作着仍然存在着诸多的问题，给档案管理工作的开展带来了一定的阻碍。随着学校扩招政策的开展，学校的生源以及学生数量都在逐年增加，因此学校在建立档案时需要收集的资料也随之增多，给资料收集工作带来了一定的影响。除去资料难以收集以外，在整理资料的过程中也经常出现难以转化的问题，很多档案中的隐性资源都无法得到有效转化。在新时期的发展过程中，学校应当不断的提升自身档案管理工作的规范性，促进档案管理工作水平的提升。

一、提升档案管理工作人员综合素质

档案管理部门是负责档案工作的主要角色，因此首先需要强化工作人员的个人素质，促进档案管理工作的规范化［1］。在目前的学校档案管理工作中，档案管理工作人员的素质较低，通常表现在以下两方面：第一，工作技能水平较低，缺乏档案管理意识，对待繁杂的档案管理工作无法井井有序的开展工作，降低了档案管理工作的有效性。第二，工作态度恶劣，档案管理工作人员对档案管理工作重视度不够，工作时间消极懈怠，并且无法做到档案的保密性，将学生的资料进行出售或者传播学生的特殊情况。学校需要加强对工作人员的培训，建设高素质的档案管理队伍，促进学校档案管理工作的规范化。例如，学校可以定期对档案管理工作人员展开培训，向工作人员传递新时期档案管理工作的理念和有效方法。通过培训或者演讲活动等途径强化工作人员的档案管理意识，端正档案管理人员的工作态度，提升自身的工作水平，达到对档案管理工作进行规范的目的。学校也需要给档案管理人员提供交流的平台，让工作人员能够将自己在工作中的疑惑进行交流，提高档案管理工作效率。

二、结合网络信息技术，建立网上信息收集系统

在档案管理工作发展的新时期，信息技术可以代替人工对信息进行收集、检索和分析，因此学校也可以引入信息技术，建立线上信息收集系统，将档案管理工作进行简化［2］。以往在收集学生档案资料的过程中，需要学生进行纸质资料的上交，先上交给班级干部，再上交给教师，最终才传递给档案管理工作人员。这一过程中如果任何一个环节出现问题都会降低工作效率，导致档案管理工作缺乏有效性。在建立信息收集系统之后，可以让学生在网站上填写个人资料，在资料上交时限之前可以对资料进行多次补充，极大程度上减少了档案资料收集的时间。工作人员可以在后台看到学生的信息填写情况，并且可以通过网站进行反馈。这种新型的收集方法更加符合新时期的社会发展理念，将档案管理工作变得更加高效。

三、对档案资料进行有效整合

档案资料的分析同样是一件难度较大的工作，需要工作人员对学生的个人档案进行分析和评价［3］。对于基本的个人信息，档案管理人员可以进行直接的记录和整合，但是面对档案信息中的隐性资源，工作人员在进行转化的过程中会受到主观因素的影响，如疲乏困倦、工作积极性不高等，都会使档案管理工作出现不规范的状况。因此，学校必须要加强档案资料整合工作的有效性，将档案中的隐性资源进行有机转化。例如，学校可以利用新时期所研发出来的人工智能应用，建立人工智能系统，利用人工智能来分辨档案中的隐性信息。人工智能不仅能够使工作变得更加快速，同时人工智能的思维也更加理性，不会受到任何主观因素的影响，即使持续工作都不会出现疲累的状况。在新时期的发展过程中，人工智能已经步入了我们的生活，对我们的生活以及档案管理工作都有重要意义。

四、结束语

网络技术正在深刻的影响着人们的生活，推动了社会各项工作的快速发展，也促进了教育的信息化发展。在学生档案资料中主要包括个人基本资料，如年龄、身份、民族等；实习经历、个人获奖经历、职业技能考核证件等资料，能够展现出学生的在校综合素质，对于学生未来的发展有重要意义。各个学校应当合理的利用现代技术，改善学校档案管理工作现状，全面的收集学生的档案信息资料，使档案管理工作更加完善、高效。教育信息化将档案管理工作过程中的交流变的更加简单、迅速，使档案资料的收集、查阅步骤不断简化，对学生档案管理工作有重要意义。