高校资产管理信息系统建设研究与思考

费晓妍

（山东大学青岛校区资产与实验室管理处 山东 青岛 266237）

资产管理信息化就是用资产管理信息系统建立起所有资产的数据库，实现资产的电子化、数字化、网络化管理，是实现资产管理动态化的重要举措。2015年，财政部下发《关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见》，提出了高校资产管理要依托行政事业单位资产管理信息系统，建立全面、准确、细化、动态的国有资产基础数据库[1]。2017年教育部发布的《教育部关于规范和加强直属高校国有资产管理的若干意见》,强调：“高校应统筹设计、整体规划、稳步推进国有资产信息化建设，充分考虑国有资产监管要求、内部控制环节、现有设施资源及未来业务发展变化，持续优化管理信息系统”[2]。

1 信息化建设对高校资产管理的意义

高校固定资产数量大、价值高、类别多，从资产购置到报废处置需经多个环节进行审批。管理人员对资产管理的认识不尽相同，不按流程办事或者操作不规范的情况时有发生[3]。依托资产管理信息系统，规范资产管理业务流程，开展资产管理事项网上审批等功能，逐步实现数据动态管理、实时查询和综合分析，利用条形码技术实现资产的实时盘点，有利于提高工作效率、降低管理成本，实现高校资产管理的信息化、正规化和全覆盖。

2 目前资产管理信息化建设存在的问题

2.1 资源利用不充分

落实国家“放管服”要求，学校将采购权限下放至各学院。各实验室及课题组根据自身需求对50万以下设备均可采取自行采购方式进行购买。由于学院和实验室课题组之间缺乏有效的交流渠道，不可避免地会出现同种或同类设备重复购置的情况，导致资源互补不足，利用率不高。同时，各学院对设备采购没有明确的管理模式，从参数论证、购置申请、发货、验收、使用等全过程缺乏有效监管，造成资源浪费，加大了学校相关部门的监管难度。

2.2 供应商准入不全面

各学院及用户单位提交采购申请、签订合同都需要对接相应供应商，以保证采购环节完整、有效。由于设备采购种类繁多，可选择的供应商也不计其数，这就导致很多单位采购完成后签订合同时无法在资产系统中找到相应供应商完成在线签署，对后期入账及报销业务带来不便。

2.3 与财务系统对接有漏洞

目前，资产管理服务信息系统未与财务预算系统实现对接，导致资产建账终审时会出现项目已过期、经费不足等错误信息，影响入账报销进度。同时，资产管理服务信息系统与财务系统对接的一体化程度不够，资产折旧清单无法从财务系统直接导出，终审通过后若财务信息出现异常也无法在财务系统中查到相应记录。

2.4 资产标签信息不完善

目前，资产管理服务信息系统中设备家具等资产标签只有条形码、名称和编号，缺少设备入库日期、型号、是否进口、二维码、使用人及责任人等信息，导致资产清查效率不高，且责任落实到人困难较大。

2.5 资产管理人员信息化意识淡薄

目前，高校资产管理队伍主要由各单位的兼职资产管理员担任，缺乏相关专业知识，综合素质参差不齐，在日常管理中只关注资产数据的记录和存储，不会利用资产系统对资产数据进行分析汇总，资产管理能力不高。

3 优化完善资产管理信息系统的方案与措施

3.1 增加同类资产提示及调剂功能

在资产购置环节，开放相应权限，增加同类资产提示及调剂功能。根据资产系统中资产的名称、价值、类别等参数，自动生成可共享、共用、调剂的仪器设备清单发布到资产管理服务信息平台中，避免同类仪器设备重复购置，优化资源配置，提高资源利用效率。

3.2 增加供应商准入功能

在资产购置环节，各学院及单位填写供应商信息处自动弹出供应商准入系统提示，资产购买人可根据系统内容与供应商沟通相关信息，将供应商匹配入网。在合同签订环节资产购买人签署后增加短信推送功能，提醒供应商完成网上签署，提高合同签订效率，实现“网上办、掌上办”。

3.3 增加与财务系统对接模块

增加与财务系统预算对接模块，从资产系统中可了解经费预算情况，防止出现预算超支无法入库问题。提高资产入账、增减值、处置和折旧环节的对接深度，可自动导出折旧清单，实现资产和财务时时对账功能。

3.4 完善资产标签相关信息

完善资产标签相关信息，增加资产入库日期、型号、是否进口、使用人及责任人等信息。实行“一物一码”，增加二维码功能，通过扫描二维码可自动生成资产相关信息、监控资产运行现状。

3.5 增加资产管理员培训模块

资产系统在识别到更换单位管理员后，在新单位管理员系统中自动弹出资产管理员新手教程模块，通过视频链接及资产管理电子手册说明等帮助资产管理员尽快熟悉各项基本业务，提高资产管理信息化意识，提高资产管理效率。

4 结语

总而言之，有针对性地根据系统需求对现有的资产管理服务信息系统进行优化，可以提高资产利用效率，推动高校资产管理信息化水平不断提升，为高校资产管理服务信息系统信息化建设提供了经验。