设备采购管理浅谈

陈敏

摘要：设备的现代化水平是评价企业的生产规模和工业先进程度的重要标志。设备采购以及设备管理保证企业的正常运作，同时在产品开发和批量生产的过程中起着至关重要的作用。采购管理的学术定义是通过不同可行的采购方法以获得必要的外部资源和服务，并向对应的供应和服务合同进行有效管理。同时，作为供应链管理的一部分，企业的采购管理有其明确的目的，是企业获得更多经济利益、社会利益的保证。本文以KF公司为例，就KF公司设备采购管理相关内容进行阐述，并对 KF公司在设备采购中面临的问题和规避措施进行分析。

关键词：设备采购;采购管理;风险

前言：

长运输系统和大型储运的设备都比较复杂，其设计水平、产品质量和制造技术直接关系到使用和生产的安全性。要确保设备的正常运行，需要在设备购置的过程中加强对设备的采购管理，以最大限度规避设备购置中的隐患。

一、设备采购应注意的问题

KF公司是订单推进型生产企业，产线的设计多受客户的订单影响，相对而言预见性较低，同时会因社会坏境的影响而出现变动从而产生紧急采购任务。为应对这样的采购需求，在设备采购中，应对设备采购管理给予更多的关注。在项目开启时，应充分了解需求内容，掌握设备本身的特性，包括体积、重量等内容，同时注意设备运输的安全性，积累卸载、安装等相关经验和技术。在合同签署过程中，应充分考虑有利的商务条件，注意一些贵重、大型设备的商业保险。对于一些技术问题，应当充分考虑技术细节。在签署合同后，应根据设备的生产周期，提前准备，保证产线场地满足安装条件。对于进口设备，涉及企业自主报关的，应准备海关申报手续等相关材料以避免延误时间。

二、设备采购管理的内容

2.1设备采购方式

工艺装备部门（KF公司专业的设备管理部门）根据产线的实际需求结合技术部门的工艺要求，提出采购物资的技术要求，并依据企业的标准技术模版撰写所需采购设备的技术要求明细表。采购人员根据采购设备的复杂度委托投标代理来决定是否采取招标的方法。涉及招标形式的采购方式，由采购部门联合工艺装备部门撰写招标书，涉及技术方案（应包括非标定制件图纸、项目安装工程量清单、技术参数要求）以及评标标准等内容。如果招标项目发布后没有供应商投标的，重新招标仍未成功的，无法事前预估总价的，或者技术复杂、通过招标文书不能详细描述特定要求的，可以改用竞争谈判的方式进行设备采购工作。

2.2设备供应商资格

供应商选择涉及所采购设备的设计、生产和运输等多个方面，这些是设备采购成功与否的重要环节。要迅速有效地选择最佳供应商，就得预先规定设备供应商的选择范围。那么，如何明确设备供应商的资格条件是采购工作中至关重要的环节。KF公司规定供应商的资格条件应在法令法规所允许的范围内，根据设备的技术条件及设计部门提供的特定要求来设定。同时要根据相关工作人员的经验对项目风险进行预判，排除一切可预见风险，以最终选择匹配的供应商。首先根据供应商提供的书面资质文件，对其业务能力、银行信用进行评估，并对供应商提供的技术指标和售后服务进行考核。在对供应商的投标方案进行综合评估分析后，选择对购买单位最有利的投标方案来决定供应商。

2.3设备供应品牌

在采购过程中，尤其是在招标过程中，KF公司规定需求部门原则上不能在供应商最终决定前指定品牌。对于规格自己无法决定的情况，可提出参考品牌、但是不能指定。否则，购买品牌的价格将异常昂贵，可能存在质量过剩的情况，更甚者会引起供应商的不满导致购买工作终止，这将会影响整个项目。

2.4设备到货验收

设备到货后，项目负责人将组织设备使用人、设备管理者、机械工程师、电气工程师，必要时通知供应商一起对货物进行初步验视，检验外观、数量等条件是否符合。如初检合格，由项目负责人按照实际情况填写验收单，并由参与验收的人员签字确认;初检不合格的设备，将由项目负责人填写设备异常反馈表，向 采购部门以及相关管理部门进行反馈。KF公司规定电气设备必须由专业的电气工程师进行测试，特殊物资如电梯、行车、升降平台、压缩空气设备等特殊设备必须有有效的合格证明并由安全部门确认。设备检验完成后，项目负责人应在最快时间通知财务部门将设备登记到固定资产台账中。

2.5设备采购质量控制

2.5.1为使采购的设备达到使用要求，项目组的项目负责人和采购人员要熟悉并掌握技术要求明细表相关的技术要求和安装要求。针对内部流程，还要熟悉采购流程及标准合同条款。

2.5.2项目组应明确设备的采购计划。设备采购计划的修改要遵循采购的基本原则，落实到设备的品质、规格、收货凭证、验收标准等具体措施。

2.5.3在选定供应商清单明确后，采购人员应和使用部门、设备管理部门一起进行供应商现场调查，并提交调查结果予上级审批。

2.5.4在设备招标和采购阶段，设备使用人、设备管理者作为技术顾问，协助检查设备标准合同中的技术标准和质量标准。

2.5.5设备到场后，应组织对设备进行检查，确认装箱清单、产品质量证书、安装及使用说明书、出厂合格证等资料是否完整。安装完成后，安排对设备进行调试和试运行。当设备符合使用条件后，应组织相关人员与使用单位一起进行验收。

三、设备采购中的风险管理

3.1风险识别

3.1.1变更风险

首先可能会面临来自下游客户需求变动的风险，如因客户自身原因取消订单、要求提前交货等。其次是质量风险，产出未能达到预期的风险。

3.1.2供货风险

另外来自上游的供货风险，如供应商供货能力不足未能预先识别带来的风险，或因供不应求导致多家企业争夺同一供应源，这时供应商可能会优先满足盈利较高的订单而带来的供应不满足的风险。

3.1.3人力风险

一方面是来着项目人员的如经验不足或是道德风险，另一方面是信息不对称的沟通风险，由于不同地区或不同文化背景产生的沟通不顺畅、理解偏差所产生的风险。

3.2风险规避

3.2.1优化采购流程，将采购流程规范化，形成健全的规章制度，明确各部门职责。合理引进电子流程，确保各环节不脱节。

3.2.2建立战略采购意识，通过供应关系管理，与关键供應商维持良好的合作关系，相互协作同时相互制约从而达到双赢。

3.2.3建立有效的培训体制，提高相关人员的能力、素质。建立有效的绩效考核制度，达到对相关人员激励和制约。

四、结束语

设备采购管理是确保生产正常运转的基本对策。通过有效的设备采购管理，可为企业选择到性价较高的设备，在质量、性能上占据优势，就可以提升企业的竞争力。先进、可靠、价优的设备，方可为企业创造更大的经济效益

参考文献：

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