新形势下提高机关事业单位档案管理的重要性

张胜芳

摘 要：国内经济不断提升促进了国内政治体制进一步健全，在这样的新形势下，机关事业单位应对内部档案进行更加明朗地管理，保证信息资料安全、完整，助力机关事业单位快捷发展。这还应当由单位相关人员先行对档案管理的这种重要性进行充分了解，并且结合单位本身发展态势和社会发展形势，建立落实相应、先进的档案管理措施，助力机关单位进一步快捷发展，社会经济持续提升，从而使档案管理的重要性得以进一步体现。

关键词：机关事业单位;档案管理;重要性

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.024

机关事业单位档案管理属于单位管理中的主要环节，该工作环节质量会关系到机关单位其他工作开展的快捷性。在具体档案管理中，就应借助先进技术、措施，使档案管理和各科室岗位职责更明朗、各岗位间通力协作，促进档案资料整理收纳的过程具有条理性和快捷性。这就应将以往档案管理模式进行更新，从而使档案管理更具成效，助力机关事业单位各项工作快捷、高效地开展。

1 提高机关事业单位档案管理的重要性

1.1 档案存放载体越来越便捷

截至目前，一些机关单位还在实行纸质档案管理，这就涉及对较大实体空间占用。在这样的条件下，为保证信息快速查找，往往都会将档案库定位于办公楼内部。而单位每一天的工作都会产生新信息，况且所占实体空间有限，如果需要将档案进行运转，就难以保证档案资料规整，不利于机关单位稳定发展。这种保存方式显然存在诸多弊端。在信息技术盛行的新时期，一些机关单位开始利用电子方式进行资源的存儲，利用光盘、U盘等将档案转化为电子资料，不仅操作、分类简单，而且保管时间也长。

1.2 提高了档案资源信息的利用率

纸质档案的收集整理业务繁重、耗时长。所以采取信息化模式，将档案进行类型划分和排序，能够使档案整理进一步体现快捷性。进一步完善信息化管理系统，收集各个科室资料，一体化管理，助力内部信息共享，建立完善档案资料库，授权单位人员实时查找指定信息，这样可以体现轻松性、快捷性，也可保证档案资料的安全、

完整。

2 新时期机关事业单位档案管理的创新

2.1 加强档案管理重视程度

在新社会形势下，机关事业单位应在思想上重视档案管理工作，充分了解该项工作重要性。应鼓励档案管理科室根据单位发展态势，进一步合理化档案管理制度，目标和职责范围，然后将档案管理确立为职工考核项目，还应进一步注重对档案管理的检查，引导档案管理人员以规律时间将内部各科室档案全面收集归档，其间应赋予档案管理人员适度的权责，这样能够明显调动其工作主观能力性，另外，还可以组织专业的档案管理机构对单位的工作进行评价和建议，拨出专款用于档案的管理工作，例如修建或者维护档案管理场所，由于档案具备一定的保密性所以必须开辟专门的场所进行保管。对于管理人员来说，自己思想上一定要重视该项工作，认识到该项工作的重要性，严格要求自己，对于收集上来的档案要及时地整理，外出时要锁好门窗，对于来访查阅的人员要做好登记工作，定时检查是否有损毁或者遗失的情况。

2.2 明确档案管理人员职责

档案管理工作的重要性显而易见，其肩负着繁重的职责，这还应当要由相关事业单位注重有关工作人员岗位技能的提升，而相关工作人员也应知晓本身岗位职责，从而进一步加强本身工作快捷性。机关单位应以规律时间组织有关人员开展专业培训活动，具体活动应涉及各个科室、各类型的资料，并且向参与培训人员传授专业的档案类别划分模式，助力后续档案资料调取的快捷、各科室或单位间也能以规律时间相互借鉴成功经验，强化有关人员的岗位技能。如此一来，就会确保在新形势下，借助先进管理技术助力档案管理发展至更高级层面，助力相关事业单位档案管理快捷性的提高，助力机关事业单位持续良好发展。

2.3 推动档案管理信息化

在科技逐步创新升级的现今时期，国内各行业领域都创新升级到了信息化管理层面，机关事业单位也应以与时俱进的思想，通过智能终端设备和先进技术的运用，助力内部档案管理工作体现信息化管理态势。在机关单位以往的档案管理环节，通常都会利用徒手模式来将指定信息资料进行记录整理，无论是初始记录，还是平时的信息资料调取都须通过繁琐的流程。如果将信息技术融入到相关工作中，就能够合理借助声像、光盘等技术方法，来对指定信息资料进行整理，形成档案，并且具体的档案调取过程也进一步体现高效率，仅需要上传既定密码，就能够调到指定档案内容，保证将档案现实效用切实体现。并且智能终端设备和信息技术也会使档案资料更加安全，这还应当借助信息技术将指定档案资料库进行安全密码设置，为后续管理创造有利条件。另外，信息化管理也会为跨时间、跨地域的信息查找给出有利条件。

3 结语

在新社会形势下，机关事业单位档案管理环节肩负着繁重的职责，该项工作成效会关系到其他工作开展的有序性。所以提高对档案管理工作的重视之于机关单位未来的良好发展会给出明显的助力。

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