档案利用工作与档案管理的现代化探讨

田树青

摘 要：档案利用是档案管理的最终目的，随着网络技术的迅猛发展，档案管理方式也发生了质的改变，在网络信息背景下，档案管理与利用方式逐渐趋向现代化方向发展。在提升档案管理质量的同时，为档案利用工作提供了便利条件。基于此，本文探究档案利用工作与档案管理的现代化方法，推动现代化档案利用与档案管理工作改革与发展。

关键词：档案利用;档案管理;现代化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.044

档案管理的最终目的是为档案利用工作奠定良好基础，随着企业生产经营的持续进行，会产生各种各样的档案信息，由于档案内容不同，使用目的不同，形式不同，需要进行分门别类的档案管理。这使得档案管理工作过于复杂繁琐，加大了档案管理工作本身的难度与工作量，但过于简单的档案管理方法又难以保证档案管理工作的质量与效率，也不利于档案的编研与利用。因此，有必要采用现代化档案管理方式，优化档案管理与档案利用工作。

1 现代化档案管理与利用工作的必要性。

1.1 现代化档案管理与利用方式是必然发展趋势

随着信息技术的发展与普及，计算机技术成为当今生活与工作中不可或缺的一部分。将现代化手段应用到当前档案管理与利用工作中，是新时期社会主义建设与发展的需要，也是档案管理与利用工作的必然发展趋势。信息技术对现代化办公方式与办公环境带了重要影响，颠覆了传统工作方式与工作环境，特别是档案利用与管理工作，过去在档案存储方面需要一定的空间，对环境也有一定的要求，从而保证档案的完整性与安全性，随着工作进程的不断深入，档案内容也逐渐增多，占据的存储空间也越来越大，同时也为后期的档案利用工作带来了一定的负担。要想提升档案管理与利用工作的效率与质量，势必要进行现代化档案管理与利用工作转变。

1.2 是进一步规范档案管理工作的需求

在进行档案管理工作过程中，会记录大量的个人信息资料，例如，人员的绩效考核情况、个人履历及工作业绩等，这些工作需要耗费一定的时间与精力完成，如果采用传统档案管理方式，难以将各部门之间的信息内容建立起有效的关联，从而导致档案内容缺乏关联性，档案管理缺乏规范性，档案信息缺乏交流性，使得档案管理工作存在一定的滞后性。无法为档案使用人员提供便利条件。要改变这一现状，需要建立完善的档案信息管理体系，采用现代化信息管理系统管理档案，提升档案管理规范性，档案内容关联性，档案信息交流性，从而提高档案利用效率。

1.3 档案信息化，是档案利用工作发展的必然趋势

随着现代化水平的不断发展，人们逐渐实现办公自动化，无纸化办公等工作方式，这也促使档案管理工作与档案利用工作发生了一定的变化。例如，传统的文件起草、签发、归档等工作，转变为通过计算机与网络工作方式实现。这样的档案利用方式与传统纸质档案利用方式存在较大差异，档案保管工作对环境，有一定的要求。为了保证纸质档案的完整性与安全性，需要消耗一定的人力资源与物力资源，但是在档案利用的过程中，无法避免对档案造成损坏或遗失，从而为档案管理与利用工作，造成一定的困难。而现代化工作方式，可以有效优化档案管理与利用工作。

2 现代化档案利用与管理工作的有效对策

2.1 规范档案管理工作方式

新形势背景下，必须规范现代化档案管理工作方式。将档案管理工作技术、档案管理工作组织、管理方式进行现代化处理。现代化档案管理工作要体现在档案管理工作标准化，管理方法科学化，管理技术升级化。因此，在进行档案管理工作时，做好档案记录整理、存储及传递工作并实现科学化档案管理。充分利用信息化技术，进行计算机档案管理工作，在档案收入、整理、检索等功能方面做好档案鉴定工作。在科学管理档案工作过程中，要遵循档案管理工作的科学规律，处理好工作过程中可能出现的各种问题，以规范科学高效的方式，实现现代化档案管理工作，逐步完善档案管理工作。在现代化档案管理工作实践的过程中，需要认识到档案实体与档案信息分离思路的重要性，档案实体与档案信息分离可以促进简化立卷深化检索的实现。从而发挥出现代化档案管理工作的安全性，提升档案的检索功能。档案信息是进行档案检索与传输的主要对象。只有脱离实体才能有效实现档案管理存储与加工工作，进而实现计算机检索与网络传播功能，推动现代化档案管理工作实现。

2.2 提升数据准备速度，促进现代化档案管理进程

在现代化档案管理工作实现过程中，计算机数据准备工作是重要基础，只有具备科学规范的工作流程与方法，才能保证现代化档案管理数据完整，便于使用，从而推動档案管理工作现代化进程速度。在档案录入过程中要以循序渐进、张弛有度的方式开展工作，根据档案信息的价值与重要性及档案利用率高低，将档案进行排序处理。要对档案进行分级录入，将同一个卷内有几个文件或不同文件中涉及同一内容的档案资料，进行整合处理、文件组合录入管理，将记录内容重要或反映问题相对复杂的档案文件，进行分级管理。要充分利用档案原有基础，对档案、案卷基础较好、档案目录完整的档案资料，可以在其目录上进行分级标注。

2.3 现代化档案利用工作，推动相关工作现代化进程

档案管理工作繁重复杂，涉及内容较多需要进行档案建立、案卷组织与技术整合等工作。同时要保管好单位的登记内容、编号及档案标识等。在传统档案管理工作过程中，负责档案管理工作的人员，需要通过手工作业方式，完成档案搜集整理、鉴定、保管、检索等工作，特别是为后期档案利用工作，需要花费大量的时间进行反复查阅，在成千上万件档案中查找一件档案，犹如大海捞针一样，会消耗档案工作人员的大量时间与精力。同时，难以提升档案利用工作的工作效率，这种工作方式，对档案管理工作也会造成一定的影响，因此需要利用现代化档案管理与利用方式，提升档案管理与利用效率。为此需要档案管理人员，提升自身的业务能力与职业素养，通过学习现代化档案管理技术掌握档案管理软件，提升档案管理与利用效率。

2.4 强化档案管理工作人员的计算机水平与工作技能

在信息化背景下，需要强化档案管理工作人员的计算机操作能力，组织档案工作人员参与档案信息化管理培训，在培训后经过考核，达到标准后方可上岗操作。从当前计算机与网络技术发展与应用的情况分析来看，档案管理工作逐渐趋向，人与计算机有机融合的阶段中，为此要求档案管理相关人员，具备一定的计算机操作能力，与网络技术知识，只有熟练掌握这些技能，才能让其更加适用档案管理和利用工作现代化的需求。因此需要重视档案管理现代化人才队伍培养工作，积极提升企业或单位内部档案管理工作人员的信息技术水平，帮助其掌握现代化档案管理，打造一支高水平的档案管理队伍，为档案利用与管理现代化发展起到积极的推动作用。

3 结束语

综上所述。档案管理工作的最终目的，就是为档案利用工作提供便利服务，随着信息技术的高速发展，档案管理利用工作，需要逐渐实现现代化管理方式，将信息技术应用到档案管理与利用工作中，优化档案管理工作方式，为档案利用提供便利条件，方便后期档案使用者使用档案资料，为此，企业或单位需要加快信息化档案管理与利用工作进程。

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