新时代背景下初中学校档案管理工作的完善策略

摘 要：初中学校档案管理工作作为初中学校管理中的一部分，与学生的个人信息档案之间存在着紧密的关系。当前虽然各级初中学校对档案管理工作的重视程度日益增强，但是其在发展过程中存在规范性和深入性不强的特征，从而致使当前在新时代背景下初中学校档案管理工作处于发展瓶颈的状态。正基于此，本文在对相关问题进行分析的基础之上，指出解决初中学校档案管理工作问题的对策，以期能够提升初中学校档案管理工作的不断完善。

关键词：初中;学校档案;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.057

档案是在学校开展教研工作和学生管理工作中所形成的，其作为保存重要文字与图片材料的载体，在学校工作中具有无法替代的重要作用。在新时代背景下，从事初中学校档案管理工作的相关人员应当在意识到档案管理在学校工作与发展中的重要性的基础上开展收集和整理材料以及鉴定与归档材料等档案管理工作。从而使初中学校档案管理者能够认识到档案管理工作已逐渐成为一项专业性的学校工作，进而使初中学校档案管理工作质量能够实现提升。

1 初中学校档案管理工作在学校工作中的重要性

1）初中学校档案是学校资源的重要载体。初中学校档案对档案所在学校的管理与发展起到重要的信息资源作用，是促进学校开展教研和管理工作的先决条件，它在学校的教研与管理中是作为具有重要的利用价值的材料而存在的，学校档案在使学校的工作效率提升的同时能够实现其教育改革的不断深入与发展。此外，初中学校档案又关系到档案所在学校的每位教职工和学生的合法权益，同时也是反映学校办学质量和管理工作水平的直接依据，能够对学校管理工作的规范起到重要的作用。

2）初中学校档案是学校历史的重要载体。由于初中学校档案中涉及所在学校的校园文化建设、学校招生、学生学籍管理、教学研究以及课堂教学实践等综合性的管理内容，学校档案可以为这些活动的进行与发展提供具有参考价值的文字和图片，甚至是音频和视频等声像材料。学校档案能够在基于真实且客观的角度上记录学校的整体发展历程，它既能够作为学校前期工作中的重要总结，亦能够为学校今后的不断发展提供持续前进的动力，在做到了记录和沉淀学校成长与奋斗的同时能够实现学校自身形象的不断发展。

3）初中学校档案是学校教学总结的体现。初中学校档案中是所在学校现有的教研成果的汇集，饱含了学校成长与奋斗的历史过程，对学校今后的发展具有很大的利用价值。因此对初中学校档案进行综合性的分析，能够较为全面的掌握到学校在教学和管理工作等方面的发展与演变，从而为新时代背景下的学校建设提供良好的借鉴依据，进而推动学校价值观的不断发展。

4）初中学校档案管理是一项完善的科学教育工程。由于初中学校档案管理工作中涉及行政、教研和学生管理等几大部分，其形成材料中既有行政年度和教学年度的形成材料，同时也包括了学校自身和学校师生的形成材料。故此，作为一所学校若能将这些材料进行系统的整理与归档，那么亦会使学校管理体系逐渐走向规范和有序，从而使学校的管理工作提升到一个新的层次上，促使学校逐步实现和谐、规范化的良性发展，进而推动学校其他各项工作的顺利开展。

2 初中学校档案管理工作中存在的问题

1）学校领导对档案管理意识的缺乏。就目前而言，很多初中学校的管理者并没有意识到开展学校档案管理工作的重要性，普遍采取较为消极的态度对待，使诸多初中学校存在学校档案制度不够健全的问题。加之初中学校面临着强大的升学压力致使很多教师不能够及时将所需归档的档案材料进行上交，只有当学期末面临档案室管理人员的催交时，才会匆匆忙忙将材料进行上交，甚至会出现重要的材料遗失或模糊的现象，从而使归档的档案材料存在完整性缺失的问题。

2）高素质档案管理人员的缺乏。高素质档案管理人员的缺乏是我国当前初中学校档案管理工作中所面临的突出问题，究其原因而看，是由于我国高校档案管理相关专业设置较晚，加之近年来各初中学校对档案管理工作的不断重视，这种供不应求的现象，致使很多初中学校不得不降低学校档案管理人员的招录门槛，从而出现所招录的工作人员的专业素养较低的现象，无法正确认识到学校档案管理工作的重要性，使学校档案管理工作难以做到规范和有效开展。

3）健全的档案管理制度的缺乏。缺少健全的档案管理制度是当前初中学校档案管理工作中所普遍存在的一个问题。当前部分学校仍旧采用传统的学校档案管理模式，且并未建立起健全的档案管理制度，使学校档案管理工作中存在一定的随意性，致使学校档案管理工作的真正作用难以被发挥出来。即使部分学校建立起了一定的学校档案管理制度，但都未能落实到实际工作之中，如同虚设，从而在真正需要相应的档案资料时会出现学校无法及时交出完整档案的现象。

4）信息化管理模式的缺乏。就目前而言很多初中学校在进行学校档案管理工作时未能实现学校档案管理工作的信息与数字化，仍旧是采用传统的人工档案管理模式。由于纸质档案材料对管理的环境要求比较高，因此传统的学校档案信息管理模式在增加了档案管理人员工作量的同时亦增加了學校在档案管理中的所耗费的成本，进而降低了学校档案管理的工作质量和效率。

3 提升初中学校档案管理工作的有效途径

1）学校领导者要提高对学校档案管理工作的重视程度。要想提升初中学校档案管理工作的水平就首先需要学校领导加强对学校档案管理工作的重视程度，充分认识到学校档案管理工作的重要性，并及时建立起健全的学校档案管理工作制度。此外，学校要敦促教师及时上交日常的相应档案材料，并定期或不定期召开档案管理的学习会议，学习档案管理的相关制度，能够结合管理过程中所出现的问题提出新的要求，使学校档案管理工作人员能够尽快熟悉岗位工作和职责，以期能够实现学校档案管理工作的科学化与规范化。

2）组建高素质的学校档案管理团队。新的时代背景对学校档案管理工作人员提出了新的工作要求，相关的工作人员只有接受过档案管理相关的教育才能够做到高效的开展学校档案管理工作。因此，各初中学校应当在招聘时对接受过管理教育的人才进行优先录用，并可以采取提高薪资的方法以吸引更多优秀的档案管理人才。此外，各初中学校还应当对在职的学校档案管理人员进行档案管理的相关培训，从而推动学校档案管理工作的顺利开展。

3）构建信息化的学校档案管理模式。面对当前信息化时代的教育背景，各初中学校领导和管理人员应积极探索实现学校档案管理信息化的有效措施。作为学校档案管理工作人员，应当意识到信息化技术在其中所起到的便利作用，并积极参加学校的相关培训活动以期能够提升自身的信息技术能力。从而使学校档案管理工作人员的工作量减轻的同时实现工作效率和准确性的不断提高。

4 结束语

综上所述，初中学校档案管理工作在新的时代背景下迎来了机遇，同时也面临着一定的考验，传统的学校档案管理模式已经渐渐无法满足学校自身形象的持续发展的需要。正基于此，初中学校档案管理工作人员应当在紧紧抓住新时代背景所带来的机遇的基础上不断吸取以往的经验，以期能够实现初中学校档案管理工作的规范化，进而促进各初中学校的持续发展。

参考文献

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[2]张锟.新时代背景下初中学校档案管理工作的完善策略[J].办公室业务，2016（07）：78-79.

[3]张琼.新时代背景下如何完善初中学校档案管理工作[J].办公室业务，2013（15）：172+174.

作者简介

李治（1977-），男，汉族，山东即墨人，大学本科，青岛市中学综合实践教育中心，总务处副主任，研究方向：档案管理。