中学教职工人事档案管理模式优化探析

刘晓明

摘 要：常见的人事档案管理工作主要包括书面、电子数据等形式，其功能是记载社会发展资料，人民群众个人信息，为社会建设提供理论基础。本文通过对中学教职工人事档案管理意义分析，探讨了优化管理模式的方式方法，希望借此提高中学教职工人事档案管理技术水平，加强档案利用率。

关键词：中学;教职工;人事档案;管理模式

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.066

在传统中学教职工人事档案管理工作中，部分管理者对档案管理意识较差，没有认识到档案管理的重要性，工作态度极其敷衍。缺乏一个健全的档案管理制度，经常发生档案数据泄露事件，且档案管理人员水平有限，对专业人员培养较为匮乏，无法高效地进行人事档案信息利用工作。

1 中学教职工人事档案管理研究意义

中学教职工人事档案管理主要分为两方面，即以是否纳入档案室为区分标准，分为整合管理与自由管理两种模式。其中，自由管理就是中学教职工人事档案不纳入档案室，由人事部门工作人员直接进行管理的档案管理模式;而整合管理是将中学教职工人事档案统一整合到档案室中，由专业人员进行指导的档案管理模式。作为一项专业性较强的工作，中学教职工人事档案管理的工作环节较多，相关业务比较繁杂，但其在优化人员管理模式，合理利用人力资源等方面，都具有显著意义。在中学人事部完善人事档案管理后，可减少负责人事档案管理机构的工作人员，将资源用于人事档案制度的现代化建设中。强化人员管理质量，确保中学教职工人事档案管理工作职能的有效发挥，促进学校的和谐、稳定发展。

2 中学教职工人事档案管理模式优化探讨

2.1 强调法规作用

在中学教职工人事档案管理工作开展过程中，相关人员要做好一线调研工作，掌握最新的人事档案数据，全面了解各年级教师的具体情况。教职工人事档案管理作为中学综合管理的重要组成部分，其对于提高中学教学质量有着不可替代的作用。根据国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》中的相关内容，明确各级人事档案的分类编号及处理措施。通过对《高等学校档案管理办法》中的规定研究，结合中学的实际教学情况，逐步完善各项规章制度，提高法律法规在中学教职工人事档案管理中的指导作用[1]。

制定档案管理条例，使管理者与基层教职工都能认识到人事档案管理的重要性，积极配合档案管理人员进行工作。档案管理人员要明确自己的工作范畴，根据《档案法》将有关数据进行细致、合理化分配，保证教职工档案的实际应用意义。全面系统地分析各种反馈信息，控制档案信息管理规章制度要求，增强信息利用率，加强与各部门之间的沟通，实现档案资源的合理化应用。扩大检索工具的研发力度，编制多种检索工具，提高教职工人事档案管理工作的服务质量。

2.2 革新管理体制

一个健全的管理体制，是实现中学教职工人事档案管理工作有条不紊进行的重要基础，在信息化高速发展的时代背景下，人事档案管理工作的核心是收集、分析和整理相关资料，并通过对相关数据的分析进行实际应用。为此，要制定更为详细的中学教职工人事档案管理条例，合理规划档案的分类以及用途、种类，实现人事档案的高效化整理与使用。但在传统管理体制的影响下，人事档案管理工作往往停留在“收集”阶段，对人员档案的利用率不高。应建立档案信息数据交流平台，各部门依托交流平台，实现人事档案数据的传递交流工作，做到中学人力、物力、财力的规模化利用，提高人事档案资源利用率。落实教职工人事档案管理责任制度，建立专门的人事档案管理室，设置档案信息数据网络防火墙，定期进行档案储存计算机的杀毒、清理、升级、更新等工作，保证计算机的正常运行状态。一旦档案数据保管工作出现了问题，要在第一时间内联系到相关负责人，并进行相应的补救措施，杜绝由于工作人员反应过慢，而造成的数据泄露等情况。

我国中学教职工人事档案管理模式发展起步较晚，相关建设还不够完善，正处在不断探索和深化发展过程中。目前多数中学的人事档案管理，都是基于目录级别的管理制度，缺乏完善的信息化数据库。随着现代科技的不断发展，中学人事部门应该制定人事档案信息化管理制度，利用信息化软件，在每学年度对教职工人事信息进行采集整理。并根据统计内容，及时更新学校网站上的教职工人员信息，设置访问权限，避免人事档案被恶意窃取。学校要加强对教职工人事档案的安全监管，采用动态化管理模式，为日后人事档案的管理和使用提供保障[2]。

2.3 培养管理认知

在中学教职工人事档案管理过程中，应提高各级教师对于人事档案管理的重要性认知，规范相关管理制度，发挥教职工人事档案管理工作的实际意义。坚持正确的人事档案信息管理理念，要依据实际情况，整合档案信息资源，设定不同的管理内容及应尽责任义务。切实提高教职工对于档案管理工作的重视程度，摆正管理人员工作态度，主动适应新时代发展，全面提升中学教职工人事档案管理工作的影响力度。此外，应加强对教职工信息档案的利用，注重“以人为本”的工作理念。在档案数据收集过程中，应做到人事数据信息应收尽收，合理分档，加强对相关档案的管理保护工作。强化人事档案管理人员对于手工任务和电子信息的协调利用，做好档案管理的纸质与信息化管理双重任务，对每份档案信息进行资料备份，最大程度发挥教职工人事档案管理的数字化应用效率。

2.4 培养技术水平

网络化时代背景下，中学通常配有数字化与网络化的基础档案管理设施，如何发挥教职工人事档案管理人员的专业能力以及文化素养，是提高档案管理工作效率的重要方法。随着现代科技的高速发展，以及信息统计收集模式的不断革新，人事档案管理涉及的知识含量越来越多，与之相关的信息面越来越广，这对档案管理人员的专业技术水平是一个不小的考验。要充分发挥人事档案管理的现代化条件，在具备一定管理经验的基础上，深入了解电子信息技术，全面掌握教职工人事档案现代化管理手段。

中学领导应具备长远的战略眼光，不仅要考虑当下的人事档案需求，更要建立覆盖整个教学活动的教职工人事档案管理信息库。重视对档案管理人员的职业技能培养力度，构建完善的培训体系。定期进行人事档案管理人员的专业素质培训，加强档案管理人员队伍建设，提高业务水平，主动适应新时代发展，全面提升档案管理工作。通过对专业技术能力的不断学习、了解，充分掌握现代化人事档案管理科学技术手段，在实际工作过程中，将数字化与网络化技术应用出来，提高中学教职工人事档案管理效率。

3 结论

就当下而言，中学教职工人事檔案管理工作的基础任务，是推进工作制度化改革，加强对档案管理工作的宣传力度，理解其对学校现代化发展的实际意义。管理人员要及时发现日常工作过程中存在的问题，采取相应措施进行解决。合理解决人力、物力、财力的调控问题，改善管理条件，优化人事档案管理制度。

参考文献

[1]汪艳梅.地质档案精细化管理服务信息化建设与实践——以内蒙古地质档案馆为例[J].西部资源，2020（02）：186-188.

[2]吴志杰.企业文件与档案管理体系的转型与发展——《数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究》书评[J].北京档案，2020（04）：38-41.