事业单位档案信息管理化建设的问题及应对策略

顾绍强

摘 要：本文以事业单位档案信息的管理化建设为探讨主题，指出当前档案信息管理存在的费时费力、损耗严重、检索与查阅困难以及难以共享等问题，分析信息管理化在提高工作效率、充分利用档案与实现资源共享方面的优势特点，从管理方案、管理制度与人才培养等三方面阐述建设信息管理化的有效策略，意在促进事业单位档案信息管理化的优化发展。

关键词：事业单位;档案信息;管理化建设

0 引言

科技进步为社会上各个行业领域的现代化发展带来了有利的发展契机，推动着人们生活方式与工作方式的转变，将网络技术与计算机等应用到档案管理工作中，一方面有助于促使事业单位档案管理工作的规范化发展，另一方面还有利于革新信息管理模式，为现代化的信息管理模式的构建奠定良好基础，由此可见，事业单位应正确认识当前档案管理存在的问题，寻求解决办法。

事业单位档案具有全面化与标准化的特征，其不仅涵盖方方面面的工作资料、人事资料，种类繁多，覆盖的年段也跨度较大，因此在此类档案信息的实际管理过程中，呈现出鲜明的变化性与系统性特点，需要在收集、鉴别、取舍、管理以及利用档案信息的各个环节予以严格管理，确保其安全性与有序性。

1 事业单位档案信息管理化建设存在的问题

1.1 管理模式陈旧、管理效率低下

相比于信息管理化，传统的档案管理工作对人工作业较为依赖，当完成立卷与归档作业后，需要人为地手工进行分类、整理以及编目等操作步骤，繁复的工作内容很耗费的时间较多，也为管理工作人员带来了较重的工作压力与作业负担。与此同时，在使用或调取档案材料时，使用者还需亲自到档案室内进行查阅，并在相关工作人员的帮助下一同搜索，然后在查阅自己所需的档案信息，这样的机械化管理方法不仅加重了管理人员的实际工作量，还占用了其大量的工作时间，也不便于使用人员在第一时间内查阅到自身所需的材料，使得事业单位在档案管理方面的整体作业效率大幅降低。

1.2 档案保管方法不当

严重的损耗是传统档案管理模式存在的显著问题，一般情况下，大部分事业单位使用的档案材料等均由纸质做成，因此在实际的使用与管理过程中，很容易使得其被损坏，长期下来，不同程度的损耗必然会使得档案资料的使用说明逐渐缩短。档案的实际使用程度也在某种意义上显示出了其真实利用率，因此若损耗程度较高，相关的管理人员与维护人员等也需要针对具体的档案进行详细检查，并选择适宜的修复方式予以重新修补，并进行二次整理，这必然也涉及到大量人力资源的消耗。

1.3 档案利用效率低

在以往事业单位的档案管理工作中，当需要查找所需的档案材料时，普遍采用的是人工检索的方式。尽管当前在检索方面已经创新出了多种方式与路径，但检索功能的优势面并未充分地发挥出来，依然受到传统档案管理模式的制约与限制。检索方式的复杂性与繁琐性也加重了管理工作人员的负担，带来的便利较少。

除此以外，不完善的检索系统也是导致档案检索困难与复杂的主要原因，在实际的检索过程中，工作人员通常需要耗费较多的时间，才能将准确的档案资料提供給所需的使用者，而一般情况下，若等待的时间较长，则直接带来的影响程度不会很高，但若实际情况较为紧急，未能及时地找到档案资料，对单位的正常使用造成影响，很可能会使得档案使用者的重要工作难以在规定时间内完成，从而使得事业单位承受一定的损失与负面影响。

1.4 档案资源难以实现共享

影响档案管理工作效率的主要包括两方面因素，一是时间，二是空间，以往的档案管理模式在资源共享方面体现出了较为严重的短板，一般情况下，档案资料的使用范围也受到了一定限制，如对于大部分的事业单位来说，仅仅能在内部环境内使用等，这说明无法共享是档案资源管理面临的重点问题。

2 信息管理化的优势特点

2.1 提高工作效率

面对传统事业单位在档案管理工作中存在的诸多问题与不足，信息管理化建设可以有效地解决这一问题。例如在档案管理人员的日常工作中，若想随时随地地查找并查阅一份资料档案，完全不需再耗费大量的时间与精力等逐一翻阅档案室内现有的所有文件，按部就班地搜寻自己所需的档案，只需借助于信息管理系统，以将要查找的档案资料为基准，将其标题或内部含有的关键词等输入到计算机中，这样系统便可以自行帮助其搜集并查找到具体的资料信息（如图1）[1]，准确地提供给工作人员，档案信息管理化的实行不仅将人工查阅所需的时间大幅缩短，还能保证档案查询的精确度与及时性。

除此以外，要想对档案文件进行统一的归档与整理，还可以使用计算机系统，在完成所有档案资料的扫描作业后，再将相关信息输入到计算机内即可，这样将文件分类的工作交给计算机处理，并做好归档工作，这样工作人员的管理效率也会大幅提升，有效地避免出现遗漏与差错等问题，在一定程度上降低错误率。

2.2 充分利用档案

充分利用现有的档案资料也是信息管理化的优势特点，对于档案的使用人员来说，不需要再亲自到单位内的档案管理，在工作人员的协助下手动翻找数学的档案资料，在计算机的信息管理系统上，可以将向专门的管理人员直接发送所需档案的详细信息，便可以在短时间内获取文件，这样的作业方式有效地提高了事业单位内档案资料的实际利用率，为开展其他多元化的业务提供了较大便利（如图2）[2]。

2.3 实现资源共享

资源共享的实现在以往单一化档案管理模式下是较为困难的，在大部分事业单位的档案库中，均存放着许多未能被充分利用的档案资料。将信息管理化的技术手段应用到档案管理工作中，能够有效转变传统管理模式下的案卷式、单途径等外部特征，构建出的现代化档案管理模式是具有规范体系管理、文件级与内部特征特点的，除此以外，互联网服务平台的搭建逐渐形成了网状的连接脉络（如图3）[3]，实现了与其他档案管理系统的紧密互联，因此对于不同的事业单位来说，可以在第一时间内共享获取的档案资源，彼此之间也可以互相交流各自的工作经验，对获得的或学习到的工作教训进行总结，达到共同进步的目的。

3 信息化管理策略

3.1 制定规范化、信息化管理方案

事业单位在开展档案资料的采集与管理工作时，应从以下几个环节入手：（1）在计算机系统上，直接完成纸质文件的扫描、录入与上传等工作内容，达到一体化的数字化转变。（2）将批量化的新建档案条目建立在计算机信息管理系统中，确保其继承属性能够一一对应。（3）在将案卷目录、档案的卷内目录予以统一的批量化导入时，可以借助于EXCEL等软件，促进档案录入工作的便捷化与简单化发展。要想采用集中式的方法归档处理所有需要归档的档案文件，可以优先考虑选择并使用专门的归档编辑工具，达到规范化操作的目的。（4）要想将文件档案等按照职能分类进行归档，也可以采用流程化的归档方式，以案卷级为标准，将管理人员的工作量适当减轻，为事业单位档案与文件资料保存、管理的完整性提供基本保障[4]。

与此同时，在档案的积累与存储阶段，还可以采用全宗管理方法，其具有分布式的特点，在各全宗管理模式中，每一宗是相对独立的，但也可以互通与互联，对于档案的管理人员来说，可以将文件资料的分类等予以自由化配置，并依照自己的想法将为信息赋予特殊的属性标记，这样的工作模式能够有效满足不同部门、不同门类档案资料的个性化管理需求。既可以依照一定的专门标准自动编号所有的档案资料，也可以采取注册、标记与注销等一系列操作，在完成档案的注册作业后，用于归档的编号也会由计算机系统自动生成，并对档案包内的文件数、页数等进行详细统计。若需要处理过期档案，也可以通过信息管理系统等进行快速查询，并采取注销或删除处理等，相应的记录注销操作的清册也会由计算机自动地打印出来，这说明在存储数字化档案方面，档案信息管理化是支持注销等操作的[5]。

3.2 完善信息化管理制度

对于现代的事业单位来说，应重视到对档案管理制度加以完善的重要性，加快建立健全的制度条例，为进一步优化档案管理工作奠定良好基礎。与此同时，在事业单位的档案管理方面，国家有关部门出台了相应的档案法与管理条例等，其强调单位应对管理工作的考核模式与处理办法等予以优化设计，确保档案管理的合理性与有效性，推动管档工作的法治化发展。除此以外，对于档案管理的专业人员来说，也应对单位内相关管理制度与规范条例等予以正确认识，对自身的行为等予以约束，在最大程度上发挥管理制度的制约作用与监督力量，保障现代化档案管理工作的规范化、有序化发展。

3.3 加快培养高素质管理人才

人才培养是事业单位档案管理工作不可忽视的重要环节，要构建高效的信息化档案管理体系，还需积极树立先进的管理思想，革新管理工作理念，引入优秀的、专业的管理人才，并在单位内组织一个高素质的档案管理团队。对于事业单位的领导层来说，应首先从自身做起，打破传统管理观念的束缚，加大在人才培养方面的投入力度。

4 结束语

科学技术的高速发展为档案管理工作注入了全新的发展动力，事业单位应加快对信息管理化系统的引入与应用，有效解决传统管理模式中存在的问题，推动档案管理工作的现代化发展。

参考文献：

[1]刘红霞.新时期基层事业单位档案管理的几点思考[J].兰台内外，2019（36）：36.

[2]张絮.提升事业单位档案管理信息化建设的对策[J].营销界，2019（51）：85+151.

[3]王彦秀.推进事业单位档案的规范化管理策略[J].传播力研究，2019，3（35）：292.

[4]李铁玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].品位经典，2019（10）：68-70.

[5]张小静.让档案创造更多价值——档案信息化管理分析[J].城建档案，2019（09）：22-23.