检验检测机构仪器设备档案管理问题及对策探究

贾晓婧

摘 要：仪器设备是检验检测机构中十分重要的资产，在日常经营中发挥出重要的作用。随着检验检测仪器设备的更新升级，档案管理也面临新的挑战。本文围绕检验检测机构仪器设备的档案管理议题进行了探讨，从问题入手，提出了积极建议和解决策略，供相关人士参考。

关键词：仪器设备;档案管理;检测机构

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.082

1 引言

如何使仪器设备档案发挥出更多的效能是检验检测机构档案管理工作的重要内容。近年来，检验检测机构发展壮大，仪器设备的类别也越来越多，确保仪器设备档案管理的时效性是检验检测机构良好运营的基础条件。为此，探索更加科学优化的档案管理手段和策略是检验检测机构档案管理部门需要花心思的地方。

2 仪器设备档案管理的具体内容

检验检测结构的仪器设备众多，这部分档案管理的内容主要包括仪器设备使用权限管理、仪器设备的技术资料管理、仪器设备的运维资料管理。由于检验检测机构很多仪器设备精密度较高，对操作人员的专业技术水平较高，因此这些精密复杂的仪器设备采用专业人员进行操作。传统档案管理工作中，对于仪器设备使用权限的管理主要采用使用申请和使用登记的方式，审核通过后方能使用，每次使用的信息汇总由档案管理部门整理存档。现代信息化档案管理模式下，权限的管理采用信息化的方式。通过建立不同权限的系统登录用户，对不同的用户进行分級管理。主要分为档案管理人员、精密仪器设备、普通仪器设备三级。档案管理人员没有删除或修改信息的权限，可以查阅仪器设备技术和运维信息内容。仪器设备使用和维护人员具有录入、删除或修改仪器设备信息的权限，录入的内容包括仪器设备的规格型号、仪器设备使用情况、仪器设备使用人员、仪器设备使用的技术信息。具有使用权限的人员录入信息后，可进行汇总，出具仪器设备使用、运维结果或仪器设备检测信息报告等文件。此外，仪器设备档案管理的内容还包括仪器设备的采购合同资料、仪器设备的校验技术资料、仪器设备的日常运维资料。

3 当前检验检测机构仪器设备档案管理问题

首先，机构对仪器设备档案管理的重视度不够。对于检验检测机构来说，仪器设备的重要的资产，其管理效率的高低以及管理质量的优劣直接影响着检验检测机构的日常运营。而档案管理是贯穿仪器设备采购、校验、使用、维护整个过程的工作，因此是检验检测机构提高仪器设备管理质量的重要支持工作，随着检验检测机构仪器设备的日益增多，充分重视仪器设备档案管理，才能促进档案管理科学高效，并发挥出更多的积极作用。

其次，仪器设备档案管理滞后，效率较低。近年来，仪器设备档案管理工作对于档案资源的开发利用率正在提升。通过对档案资源的深入分析和研究，找到档案信息中的内在关联，给机构管理层制定仪器设备的制度和方案提供信息支持。但是受到人员数量、技术水平、设施条件等多方面因素的制约，仪器设备档案管理效率较低，档案管理的实际执行效果未能符合理想的预期目标。

其三，仪器设备档案信息不完整。检验检测机构的仪器设备数量越来越多，在仪器设备档案管理过程中经常会遇到仪器设备档案资料缺失的情况。尤其是一些仪器设备的初始文件资料，如申购资料、开箱验收资料、使用说明技术资料等。造成这一问题的原因一方面是因为仪器设备档案管理的制度不完善，制度中缺乏对这些档案信息资料收集的明确要求，没有制定相应的工作流程;还有部分原因是工作人员缺乏足够的档案管理意识，在使用仪器设备的过程中对这些仪器设备档案资料不重视，导致档案信息丢失。

4 检验检测机构仪器设备档案管理问题的解决对策

其一，增强检验检测机构对仪器设备档案管理的重视程度。单位领导层应充分意识到仪器设备档案管理对检验检测机构经营发展的重要性，积极转变观念，加强仪器设备档案管理的重视度。通过配置合理的资源，支持仪器设备档案管理工作更好发展，使仪器设备档案管理工作与检验检测机构的发展战略目标结合起来，更好地发挥出仪器设备档案的积极效能。

其二，完善仪器设备档案管理规程和管理制度。仪器设备档案管理不仅自身管理的内容多，而且涉及的人员和部门多，这就需要从管理规程和制度方面进一步规范化和统一化，为所有的相关部门和工作人员提供明确的标准和参考，减少仪器设备档案管理的失误率，提升仪器设备档案管理的效率。推动仪器设备档案信息化建设进程，利用信息技术解决传统档案信息传输效率低，内容失真的问题，建立更加科学高效的仪器设备档案管理模式。建立仪器设备档案收集制度、归档制度、查阅制度等，利用岗位责任制和审核监督的机制规范和约束每个档案管理环节操作，提升仪器设备档案管理的规范度。

其三，提升检验检测机构全体人员的档案意识。仪器设备档案管理工作不仅仅是档案部门的职责，而是所有相关人员协同才能做好的一项工作。在机构内部加强档案管理工作宣传，将仪器设备档案管理的新规定、新标准及时告知所有的相关人员。定期开展档案管理工作交流会议，对前一阶段档案管理工作中遇到的问题进行公开讨论，集思广益，探索更加科学的仪器设备档案管理办法，解决档案管理工作中的问题。

其四，加强仪器设备档案资源的开发和利用。建立检验检测仪器设备档案数据库，积极推进仪器设备档案信息化建设进程，以计算机技术、数据技术为支撑，借助专业软件提高电子档案的分析技术水平，挖掘仪器设备运维管理的内在信息，发现仪器设备的运维特征，更好地完善仪器设备管理制度和管理方案，推动仪器设备档案管理工作不断迈上新台阶。

5 结语

综上所述，检验检测机构仪表设备档案管理工作事项多，内容杂。通过分析档案管理中的问题，以务实的工作理念，勤学习、抓实效，积极探索更加科学有效的工作策略，如此，才能推动检验检测机构仪器设备档案管理工作更健康的发展。

参考文献

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[2]刘春娇，陈红.浅谈检验检测实验室仪器设备档案管理[J].中小企业管理与科技，2019（36）.

[3]王弋.实验室仪器设备建档及管理探讨[J].数字化用户，2019（4）.