企业档案管理工作存在的问题及对策研究

胡英

摘 要：档案管理的重要性不言而喻。通过对档案资源的深入挖掘和利用，可以让企业的方向更加正确、各项资源的配置更加合理，管理行为更加规范，从而进一步提高企业整体的管理水平，帮助企业在改革中实现蜕变。但由于新旧经济体制融合的并不彻底，档案管理工作仍然存在着思想认识不足、工作模式滞后等问题，再加上信息技术的普及和应用，现有的档案管理队伍整体的素质和能力并不能满足信息化、数字化的建设需求，这就进一步阻碍了企业档案管理工作的开展，削减了档案的利用价值。在此文章就详细的论述了企业开展档案管理的重要作用，分析了在工作中出现的一些问题，并针对现状提出了对应的创新举措作为工作的参考。

关键词：档案管理;重要性;存在问题;解决对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.081

1 引言

档案管理工作贯穿于企业发展的整个过程，具有明显的管理性、系统性和综合性特征。通过有效的管理，它可以为企业、为用户提供最真实、最完整的数据信息，从而为企业各项资源的合理配置、为企业发展决策的制定和执行提供重要的参考和指导，进而推动企业的科学发展。而随着市场经济的持续推进，传统的管理方法、管理理念也呈现出了巨大的弊端，为了更好的满足当前档案管理工作的需求、提高管理质量、突出档案资源的服务和利用价值，对其进行创新势在必行。但通过具体的观察发现，企业在开展档案管理工作过程中对理论的运用要远远大于实践，使得档案管理工作缺失了良好的培育环境和实践基础，再加上管理人员能力的不足，尤其是对信息技术无法熟练运用，整体的管理效率并不高，与预期的效果还有一定的差距。

2 企业档案管理的重要性

2.1 有助于提高企业的管理水平

从本质上讲企业档案管理是企业各项信息的采集中心，它所收集到的资料正确与否、完整与否、真实与否都直接影响着企业的正常运转。因此企业依据档案资料会制定出科学有效地管理制度，会依据档案中涉及的各种业务往来、管理数据正确分析出企业目前的发展形势、把握住市场的发展规律和特点、紧密的联系起企业运营的各个环节，从而不断的提升企业各项经济活动的盈利和管理水平。

2.2 有助于提升企业的凝聚力

在现代企业制度下，人才是决定企业竞争力的核心要素之一，因此职工的稳定才能保障企业的稳定。而档案不仅涉及企业的基本信息，也囊括了职工的基本信息，企业通过对其的深入分析，能够帮助职工做好职业规划，实现他们的成长与发展，同时档案的真实性决定了它是证据提供的有力数据，它能保护企业与员工的利益不受到损害，在法律上得到保证，也使得各方面的责任更加明确，减少不必要的纠纷，从而确保职企关系的和谐与稳定。

3 企业档案管理工作中的主要问题

3.1 观念落后

虽然企业都重视起了档案管理工作，但大多数情况下并没有把握住“重视”的度，没有真正意义上去了解它的工作内涵，没有意识到它的重要性，没有制定出科学、合理的规章制度来规范管理流程和行为，更没有提供各种支持来为工作的开展创造良好的环境。

3.2 信息技术应用不足

虽然多数企业都在积极的探索信息技术在该领域内的运用，也购置了大量的设备予以支撑管理工作，但在实际的工作过程中，信息技术的运用并不彻底，设备的利用率也较低。多数情况下管理人员还是依赖于传统的工作模式，对信息设备也仅仅是利用了其基本的输出和输入功能，另外，计算机硬件存储空间也相对较小，无法满足更多档案的存储，意味着现代化设备的运用了较低。

3.3 队伍能力不够

一般在开展管理工作时都忽视了档案管理工作的全面性和整体性，加之档案管理部门也没有配置专职人员，造成人员短缺、管理滞后的现象;其次档案管理人员都对网络化信息技术的接触较少，对设备的熟练程度也不高，无法推动档案管理工作的信息化建设，基本还是沿用传统的管理方法，管理起来较为困难。

4 加强企业档案管理工作的有效措施

4.1 转变管理思想

首先，企业要全面理解档案管理工作的內涵，意识到它对企业发展起到的积极作用，并利用媒体传播形式向企业内部予以广泛的宣传，让每个部门、每个职工都能深刻的了解档案管理，由此加大部门之间的相互配合和协调，从而为档案管理工作的开展培育良好的环境和基础;其次，企业要根据档案管理工作的特点以及内容范围来配置专业的管理人才，组建合格的管理队伍。一方面可以通过组织集中学习的形式让管理人员学习新的管理知识和技能，尤其是关于信息技术方面的内容，企业可以聘请或邀请专业领域的人才来现场讲课、现场指导，提高管理人员的信息技术使用能力，从而构建出全新的信息化管理队伍。

4.2 实现信息化建设

企业可以充分利用信息技术、网络技术以及其他媒体终端、手机、平板等载体，利用各类应用软件，建立开放服务中心，打造档案资源共享平台，从而创造全方位的服务工作。另外，在进行合理的合作数据库选择上，应保证对基本建设成本的供应保障促进，通过其相应的时间调整，从而确保对信息传递的精确性保障。对于数字档案的规格管理，其实际的数据目录，其实际的服务体验，也有了较大的成本规划处理。最重要的是利用信息技术来规范档案管理。比如一些具有重要价值的文献、资料、视频、图像等资料、凭证可以应使用不可擦除型光盘，以免计算机系统及网络系统出现故障时导致信息的

丢失。

4.3 完善管理制度

企业要结合自身的实际情况，在法律范围内建立属于自己特色的工作机制，完善档案工作信息化安全管理体系，将管理工作的“三纳入、四参加、四同步”纳入工作流程中，同时严格责任分工、规范过程管控，以此落实责任到人，从而约束从业人员的行为准则，同时辅以一些激励机制，做到赏罚分明，确保管理工作的有效进行。以期通过完善的管理体系、科学的管理标准来提高管理工作的规范性。而其他部门也要按照这个标准来规范自己科室的档案，并在统一的管理系统上进行资源的传输和分享。

5 结语

新时期的企业档案管理工作被赋予了新的内容和标准，迫切需要对其进行创新与发展。企业要尊重市场的发展规律，不仅要全面分析档案管理工作中的不足，也要从自身做起，转变管理观念，加强人员队伍建设，更要充分利用信息技术、完善的工作机制来推动档案管理的信息化建设，构建档案管理工作的新格局，让它的作用和价值得到充分的发挥。

参考文献

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