事业单位数字化档案管理系统的设计与实现

林凌

摘 要：本文是将事业单位数字信息化档案管理机制的规划和实现作为主旨予以进行说明，第一是将事业单位信息数字化档案管理机制规划和实现将会面临的困境及挑战，进行系统详尽的探讨论述，具体涵盖的方面有信息孤岛现状、外热内冷现状，供求差距过大现状等。第二是就档案信息库的建立，云服务手段的运用，专业人才的培养方案等方面予以详尽的表述。

关键词：事业单位;信息化档案管控机制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.087

1 引言

在信息现代化的浪潮中，人们从信息数字技术中获得的红利越来越多，信息数字技术被广泛运用于各行各业之中，便利人们的生活。对于事业单位而言，数字信息技术运用带来的效果尤为突出，对其管理具有非常重要的意义。数字技术深度融合是在新时代下，现代社会档案管理向前发展的必经阶段，事业单位档案管理工作现代化、信息化与网络化发展的必要途径。事物发展前途是光明，道路是曲折的。事业单位数字化档案管理系统的建设在目前仍然存在着许多需要我们克服的问题，因此，为了使现代事业单位档案管理工作的进一步发展，我们必须从多个方面，不断探寻解决发展过程中出现的问题，进而推动事业单位数字化档案管理系统的设计与实现，最终造福于人类。

2 事业单位数字化档案管理系统设计与实现中存在的问题

2.1 由于管理软件的缺乏导致的信息孤岛现象

目前受制于实践与理论，我国的事业单位数字化档案管理系统只能满足基本的档案管理信息处理的要求，远远达不到事业单位档案管理现代化发展的客观要求。因此，为了解决信息孤岛问题，加强信息间的通用性，我们必须加强相应的管理软件设计与开发，最终使得系统软件能够满足事业单位档案管理与电子政务系统以及办公自动化系统一体化的发展需求。

2.2 以档案管理人员的供求不匹配为主要现象的供求鸿沟问题

供求鸿沟问题不仅体现在数量方面，而且体现在质量方面。在数字化档案管理系统建立的背景下，系统的运作缺乏高素质的人员加入，人员质量不匹配导致无法满足数字化系统管理的要求。而高素质人才的缺失导致，也将会导致事业单位档案管理工作的混乱，限制了事业单位数字化档案管理系统的建设与发展。

2.3 内热外冷问题，突出表现点为信息间的标准化差异

目前，不同的地区与单位所建立的档案数字化管理系统以及相关的网络设施之间存在着较为突出的差异，基础工作的标准化与规范化未达到统一，事业单位数字化档案管理缺乏统一的标准。这些问题导致管理工作的规范性、服务性、开发性以及共享性相对较弱，无法克服信息孤岛问题，实现资源的共享。

3 事业单位数字化档案系统设计与实现的建议

3.1 加强档案数据库建设

要实现对事业单位档案信息的高速处理，我们离不开一个相对完善的数据库：数字信息是事业单位档案储存的主要方式。因此，在建设档案数据库的过程中，我们同样也不能忽视数据库的完善与管理。在此过程中，我们要着重做到信息获取与事业单位档案信息分类管理这两大工作：信息获取要求事业单位之间克服信息孤岛问题，通过互联网络建立起档案信息资源共享机制对信息进行共享，而这就要求，事业单位必须建立一个完善的数据库，满足信息共享的需求;对档案信息进行管理，主要方式是对档案信息借助编目进行进一步的详细分类，建立资源目录检索，这样能够有效的提升数据库访问者检索与储存的效率，极大提升工作效率。

3.2 云服务技术的应用

事业单位数字化档案系统建设的现代化发展离不开云服务技术的运用与完善，而云服务技术将作用于“云”档案馆的建设。通过云服务技术将极大的促进信息的便捷化、高速化处理，实现档案信息的远距离传输。“云”档案馆有以下优势，可以促进事业单位档案管理的现代化与系统化发展：一是为系统访问用户提供及時的在线服务，帮助其高效获取事业单位档案信息;二是通过“云”档案馆与用户之间的交互，针对每一位用户设计出个性化方案，帮助其进行便捷的信息检索;三是“云”档案馆可以通过网络服务系统，开设特殊权限，帮助特殊访问者建立个人数字档案馆，并将“云”档案馆与个人档案馆相连接，建立起档案管理的互通网络。

3.3 建立健全档案信息安全保障体系

信息安全大于天，为了对事业单位的各类信息资源进行保护过程中，最应该着重的部分就是事业单位档案资源。如何实现对其的安全防护？笔者认为加密技术必不可少，加密技术这一常见的保护手法，能够使我们对信息安全进行初步防护，防止信息的内部泄露;其次，利用数字摘要、数字信封等认证技术，进一步加强安全建设防止信息额外部泄露：数字摘要是通过特殊编程形式建立的编码，特殊的变化运算能够极大程度上加强信息安全性;数字信封将会创造独特的管理权限，只有名单中的特别档案访问者才能进入并查看信息。

4 结语

综上可知，从事业单位的角度来看，其数字化档案管理系统的设计和实现依然存有诸多弊端，因此，事业单位理当与社会发展的趋势保持一致，以多个角度为切入点，对其数字化档案管理系统进行进一步的完善和优化，譬如强化档案数据库的创建、强化云服务技术的灵活运用、创建完善完整的档案信息安全保障机制、强化专业人才的针对性培养等。

参考文献

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