档案信息化管理分析

郑世华

摘 要：在我国长期发展的过程中，档案管理始终占据重要地位，无论是校园、事业单位、医院或国家，良好的档案管理方法都有助于其顺利的发展，促进经济文化的全面提升。在此过程中，随着信息技术的广泛使用，更为其管理带来了巨大的便捷条件，改变原有形式的纸质档案，将其通过互联网的形式对相关信息进行有效保存，不但加大了信息的安全性，而且使档案可以更加方便的查询，促进档案管理有效性的提升。

关键词：档案管理;信息化;作用意义;分析研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.112

档案管理在于通过对其发展有重要作用的相关信息数据进行分析整合，并将其及时进行存档保存，通过专人对档案进行保管，加大档案的安全性，为后续其发展提供真实可靠的依据。但是面临传统档案管理方式的低效率，使档案管理成为一项艰巨且困难的任务。现阶段的发展过程中，档案管理已经可以通过信息技术的方式有序进行，在很大程度上减轻了档案管理人员的工作量，提高了其工作效率，成为当下阶段重要的档案管理方法。

1 档案信息化管理的重要意义

现阶段档案管理方法已经逐渐走向成熟，随着管理人员对其管理方法的不断研究与创新，使得档案管理更加容易进行，更促进了档案管理安全性的有效提升，其中将信息技术应用到档案管理过程中是当下最有效的档案管理方法，对档案管理的顺利进行提供重要的帮助[1]。

1.1 提高档案管理人员工作效率

传统的档案管理在于人为的对档案进行誊抄记录，通过纸质的形式将档案进行分档保存，不仅使工作人员的工作量显著提升，更使得档案管理容易出现错误，对档案的安全保存也同样带来了一定的考验，此种方式的档案管理是降低工作人员工作效率的主要因素，将其通过更好的管理方式进行替换便可以更加有效地提高其工作效率，为其发展提供重要保障。信息技术的应用可以使档案管理人员通过信息技术将档案进行管理，减少了纸质管理过程中的不变因素，使相关人员仅仅通过手指的敲打便能实现档案的快速归档，真正提高档案管理相关人员的工作效率。

1.2 信息化档案管理有助于提高档案使用频率

档案保管存在的意义在于能够更好的服务当下，促进公司的发展与进步，使其在不断前进的过程中能够更好的借鉴传统管理方式，减少发展道路上的障碍，促进其发展的有序进行。传统模式中通过纸质将档案进行保存的方式已经无法满足当下阶段的发展，通过此种方式保存的档案一方面在查找的过程中难以更加快速精准的定位，对档案查找带来了巨大的影响，另一方面，纸质版档案在保存的过程中极容易出现纸质风化的现象，使纸质版档案难以正常保存。以上内容在很大程度上均使得档案查找出现巨大问题，严重降低档案使用频率，使档案失去其存在的真实意义。然而通过信息技术将档案进行保管则可以有效降低以上事件的发生，相关管理人员只需要通过关键词的输入便可以快速的将该档案进行提取，节约了档案查找时间，更加可以有效地提升档案使用率。

2 信息化档案管理存在的弊端

信息技术的有效应用为档案管理提供了巨大的帮助，不仅提高了相关人员的工作效率，更加提升了档案的使用频率，对其发展起到很好的促进作用，但是随着档案管理的不断进行，其面临的问题也接踵而至，信息化档案管理弊端也逐渐显现[2]。

2.1 安全问题受到显著影响

安全问题是任何档案管理不可或缺的关键内容，更是具有举足轻重的地位，传统档案管理其效率虽然有待提高，但是安全问题却可以得到更大的保障。现阶段应用信息技术对档案管理的过程中，面临最大的问题便在于档案管理过程中安全问题无法得以保障，随着现阶段能够熟练操作电脑人员数量的增加，黑客也逐渐产生，通过制作相关病毒可以窃取电脑中保存的重要数据，对档案的安全带来显著的影响。

2.2 缺乏专业的人才使得档案管理无法顺利进行

应用信息技术对档案进行管理是现阶段新型的管理方法，此种方法更是处于起步阶段，缺乏专业信息技术与档案管理人才对档案进行分析和管理是当前阶段档案管理过程中面临的主要问题，亦是影响档案管理顺利进行的主要因素，在此过程中，相关公司应该及时寻找相关专业人员对本公司人员进行知识技能培训，促进相关人员能力的提升。增加档案管理相关人员对先进技术的了解与运用是成功解决档案管理出现问题的重要方法，在企业发展的过程中增加先进技术人员是档案管理顺利进行的主要因素[3]。

3 有效对信息技术进行应用，促进档案管理顺利进行方法研究

档案管理工作是公司、企业发展的核心部分，缺乏良好的管理方法将使得档案难以进行正确的管理，信息技术是当下最有效的檔案管理方法，相关人员应该将信息技术进行有效分析，提高信息技术在档案管理过程中的有效利用率，促进档案管理的顺利进行。在未来的档案管理过程中，如何将信息技术进行有效利用，提高档案管理效率是当前需要解决的首要问题。

3.1 加大对档案管理的重视

在企业发展的过程中，档案管理具有举足轻重的作用，良好的档案管理能够更好的实现企业的进步，但是众多企业对档案管理的重视程度明显不足，导致在档案管理过程中出现重大影响档案顺利进行的因素，因此相关企业人员应加大对企业档案管理的重视程度，促使档案管理能够有条不紊的进行。想通过信息技术提高档案管理的效率，首先需要提高相关管理人员的思想观念，需要认识到信息技术在未来发展中的重要作用，坚定信息技术可以为档案管理带来巨大影响，提升档案管理效率，提高档案管理利用率，尤其应该增加信息技术在档案管理中的大面积普及，促进档案管理的数字化发展[4]。

3.2 加大对信息技术的基础设备设施建设

应用信息技术对档案进行管理离不开信息技术设备设施，在信息技术对档案管理的过程中，如果没有良好信息技术设备的支持，将无法更好的实现对档案的管理，缺乏先进的技术设备，将使得在档案管理的过程中出现信息缺失、篡改等事件，导致档案出现错误，也使得档案管理出现重大问题。在公司发展的过程中，档案相关管理人员可以根据公司发展状况对信息技术设备进行采购，选取保密性更高的设备，增加对档案的管理，确保相关公司的档案信息能够更加安全、有效的保管。

4 结束语

随着信息技术的发展，我国更多公司应用信息技术解决了重要的发展问题，为我国的发展带来了显著的效果，更加有效地促进了档案管理工作的顺利进行。但是由于应用信息技术对档案进行管理仍处于起步阶段，因此极容易遇到重要的影响档案管理工作顺利进行的问题，如何将多种问题有效解决，是当前阶段需要解决的重要问题。通过增加对档案的管理重视程度以及加大对信息技术设备的建设是有效解决上述问题的关键内容。

参考文献

[1]李慧敏.教育局档案管理信息化建设分析[J].各界，2020，（12）：67.

[2]白云丽.基层档案管理信息化管理途径分析[J].科技风，2020，（16）：248-249.

[3]李春勉，耿世瑄.高校教育管理中信息化档案管理的现状及对策分析[J].山西青年，2020，（12）：214.

[4]孙树清.事业单位档案管理信息化建设有效策略分析[J].中国新通信，2020，22（11）：105.