浅探工程建设档案管理信息化

赵华军

摘 要：因为中国社会经济的持续上升，各大企业也逐步面临着新的机会和挑战。充分利用信息技术对工程建设的档案进行管理，能够使企业更加快速的发展壮大。工程档案管理是工程建设必不可少的关键环节，其可以清晰展现出工程的质量水平，实时高效地更改工程建设中不正确的部分，从而提升工程建设的质量和效率。然而因为企业对工程建设开展档案管理工作缺乏足够的认识，所以在实行工程建设的档案管理工作的过程当中还具有一定的问题，将会降低工程建设档案管理的效率，不利于工程建设项目的进展。希望通过本文的分析，能够给工程建设档案管理人员提供一定的参考和帮助。

关键词：工程建设;档案管理;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.115

现阶段，信息化技术已经广泛应用于展开档案管理工作的进程之中。档案管理创新的速率持续上升，所以信息化手段对档案创新来讲是必不可少的。以下将简要阐述在工程建设中进行信息化档案管理的意义、当前存在的问题以及相应的解决策略和建议等方面内容。

1 在工程建设中进行信息化档案管理的意义

1.1 提升工程建设档案管理质量

现如今各大企业在重大项目的档案管理工作上仍然具有一些问题，其中工程建设的档案管理的能力较差这一问题最为突出。信息化处理工程建设的档案及资源，不仅能够使得工程项目的信息与档案管理数据保存更加准确高效，还能够进一步扩展其工作范围。信息化的工程建设的档案管理模式的应用能够大大地增强信息化工程建设的质量和可靠性。在各个部门中大多数的事件都必须先查阅档案再开始，因此要对档案管理进行创新，保障每个职员都能够快速准确地找到档案，从而大大提高团队的工作效率。

1.2 促进项目档案信息共享

由于中国各大企业的工程建设的档案管理信息化的整体水平相对较低，因此我国工程建设的档案信息的储存、传递、共同使用等方面还没有彻底创建合理的信息化运行管理体系。管理当前各大企业的形式多样的项目工程档案，能够进一步打破之前的人工纸质管理模式在档案搜索、处理、分析等各个方面的局限性，以至于工程建设档案管理能够推动中国特色社会主义社会经济的快速进步。

1.3 推动建设项目事业发展

工程档案是我国建设项目事业很多有效资源的一个综合体，除了大量的纸质档案以外，还存在各种图片、音频、视频等，一定程度上需要有关部门进一步增强对工程建设档案的信息化管理工作，要不然将会严重影响企事业工程建设的档案管理效率。极大地增强企业的信息化管理工作，如今大部分的企业都朝着信息化时代发展，档案信息化管理属于企业信息化建设的重要组成部分，能够有效地促进企业的信息化建设发展。

2 当前工程建设档案管理存在的问题

2.1 档案管理人员水平较差

工程建设的档案管理的工作本身就是一种非常严谨、需要保密、比较繁杂的工作。目前， 我国从事工程建设项目档案管理的很多职员往往缺乏足够的专业知识体系，其知识程度未达到标准。在一些重点工程建设项目中，负责档案管理工作的职员基本上大都是刚进入公司的，专门负责工程技术的。然而社会上那些大型工程企业的档案管理从业人员的能力不在同一水平，无法熟练掌握各种专业的工程建设的档案管理的技能，进而管理过程中会出现很多小问题。同时，档案管理部门的工作人员的专业技能水平不高、工作态度不好，还由于领导没有充分重视而直接致使了档案管理的从业人员的工作动力较差，以至于最终使得档案管理工作开展进程非常迟缓。

2.2 档案管理制度不完善

由于负责档案管理工作的人员的流动性逐渐变大，老旧的档案管理模式和体系的缺陷更加明显的暴露出来，从而降低工作效率和质量。缺乏完善的管理制度，会严重影响实际建设工程，可能会出现档案保存和建设不在同一时间的情况。此种现象将会使建设进程中的非常重要的信息无法实时进行保存而丢掉，不但使管理工作更加杂乱无章，而且还对建设工作的顺利展开以及之后的检查维修工作带来一定的困难。一些企业具有电子档案，但尚未对其进行合理归类，导致经常出现寻找时间较长的情况，从而大大降低了企业各个部门的工作效率。

2.3 管理的意识比较单薄

在具体的工作过程当中，一些管理工作人员觉得档案管理仅仅是将工程建设过程中的内容进行简单的记录，所以在工程建设工作结束以后，档案仅仅记录了相关的数据、施工的进度以及材料的使用量等，但是对大多数有效的信息却不能进行详细的总结分析，在之后的工作过程当中，如果相关人员想要查阅档案进行参考时，常常找不到真实有效的信息，也不能对一些需要用到的数据来源进行具体的溯源，直接降低了档案的质量。许多企业在安排工程档案管理时，未投入必要资金，职员对档案管理工作缺乏足够的重视。因此大多数职员在做档案管理工作的过程当中，没有踊跃研究探索一套高效便捷的档案管理手段，在对档案的分类上不仔细不合理，以至于不同的档案被错误地归类，进一步提升了检索分析时的困难程度。

3 工程建设档案管理信息化的创新

3.1 加强对管理人员的培养力度

各大企业应该将对职员进行培训的工作融入对每个部门的绩效考核，在信息进行保存、分析档案数据的过程当中，实时展开工程建设的档案管理的专业知识的培训学习工作，还可以举行现场经验交流会等活动。档案管理领域的高水平人才往往可以深刻的意识到信息技术在企业的工程建设的档案管理工作中的特殊性，而且可以将先进的信息技术和档案管理紧密融合，其具有信息化的管理理念对管理制度进行完善，持续不断的推动了信息化档案管理的进一步健康发展。然而，因为老旧古板的观念严重约束着很多企业的档案管理部门的工作人员，使其对信息化档案管理的重要性认识仍然保持在较低水平，他们的工作技能水平有待进一步提高。因此，相关部门一定要进一步增加负责管理工作的职员的基本薪水以及福利待遇，引进更多高水平的专业人才，进而使得档案管理工作的质量和效果大大提升。

3.2 提高信息化管理意识

对于规模扩大速度很快的企业来说，工程项目的种类非常多元化，内容也比较繁琐，若是想要更好地运用先进的信息技术实现对工程档案的实时管理和自动化控制，就一定要持续增强管理职员的信息化水平，使其管理意识进一步提升。在对现有的工程建设公司展开工程档案信息化管理的进程之中，一定要增强职员的管理意识。并对具备现实作用的信息开展登记录入工作，从而能够有效帮助后续的工作人员参考工程建设的档案，为以后的建设工作提供更有效的参考帮助。

3.3 完善管理制度

各大企业若是想要使工程建设的档案管理的信息化水平得到进一步提升，首先一定要创建并完善一个相应的管理制度。企业一定要联系自身实际情况，对老旧的管理制度进行创新，使其更适应当前信息技术的发展背景。在制度方面，必须要保障已经录入到系统内的档案资料非常准确有效，这样才能保障企业高层领导能够按照规章制度做出正确的决策，规范管理人员的实际操作，奖罚分明，进而使档案资源的利用率进一步提升。纸质的档案一旦在保存过程中受到各种因素影响，就会产生严重的破坏，进而无法正常使用。因此，各大企業一定要增加对先进高科技设备的购买量，促进档案信息化管理快速发展。

4 结束语

综上所述，信息化档案管理在现代化的工程建设中一向具备非常重要的地位。在此过程当中一定要对工程建设需求和其他各方面的影响因素进行综合性的合理分析，根据研究结果计划一个科学的档案管理体系。这就需要从加强对管理人员的培养力度、提高信息化管理意识、完善管理制度这三个方面出发，解决档案管理工作的存在的问题，整体提高了工程建设的档案管理的效率，进而推动工程建设的顺利开展。