浅析信息化系统在集团化企业人力资源管理中的应用

文/杨信文（珠海汇华人力资源服务有限公司）

近年来，互联网技术发展迅猛，已经融入人们的衣、食、住、行等领域，与人们的生活息息相关。而移动互联网的广泛应用，让工作、学习、生活更离不开互联网。在此背景下，本文就集团化企业人力资源管理按传统管理方式存在的问题进行深入剖析，并提出行之有效地解决对策。

一、传统管理方式存在的问题

传统管理方式主要指使用传统的EXCEL、WORD等办公软件，没有使用与互联网技术相关的信息化工具进行的人力资源管理，存在的问题：

（一）传统管理方式落后，工作效率低下

受EXCEL、WORD等工具自身功能定位、软件适应性等影响，此类办公软件仅适用于数据量不大、自动化和智能化要求不高、功能单一的场景，对于集团化企业动辄十多家下属企业、上千人的管理，数据量稍大即出现卡顿、无法打开、文件损失等现象，数据的存储安全性不足，经办人员变动后造成数据丢失，工作效率极其低下。

（二）统计口径不统一，数据信度及效度差

因集团化企业业务版块多元化，下属企业类别多样、自成体系，导致在企业薪酬结构、人事体系等管理上，难以统筹管理。集团在数据分析时，需要花费大量时间和精力归集、整理；同时，因经办人员素质参差不齐，统计口径不统一，容易出现主观或客观的统计误差,数据整理效率低，数据的信度及效度差，无法为管理决策提供科学有效的依据。

（三）企业地理位置分布广，信息数据无法共享

各企业地理位置分布广、独立管理，人员进出、薪酬调整等无法有效监管，集团对下属企业人力资源信息掌握不准确、不及时、不全面，管理滞后。同时，因各企业数据管理分散、相互割裂，形成信息孤岛和数据壁垒，无法实现数据的有效互联与共享，数据大多数处于割裂和休眠状态，没法发挥大数据的价值，无法实时、动态掌握人力资源数据。

（四）疲于应付日常琐碎事务，无法为企业发展赋能

人力资源管理人员大部分的工作时间和精力集中在信息收集统计、入职办理、工资制表、劳动合同签订等日常事务性工作上，工作重复、琐碎且技术含量不高；没有时间和精力深入思考组织优化与发展、人才盘点与开发、职业发展通道规划等人力资源管理专业性工作，管理职能没有充分发挥，无法为企业发展有效赋能。而人力资源管理工作是企业管理重中之重的工作，企业执行力差、管理不善等，基本是人力资源管理工作不到位所导致。

二、信息化系统在人力资源管理中的应用

（一）应用于人力资源战略管理，实时监控实施过程及进度

根据企业制订的战略目标，使用信息化系统的平衡计分卡指标数据，绘制战略地图及平衡计分表，直观、清晰展示组织战略目标及为实现组织战略员工应当采取的措施。同时，按月填报完成的目标任务，生成数字仪表盘，以进度条监控人力成本支付进度，以饼状图显示年龄结构图，以柱形图显示年度工资总额对比图等，对战略的实施过程及进度进行监控。

（二）应用于数字化档案建设，科学、高效管理人事档案

改变传统使用纸质对劳动合同、人事信息表、工资表等的管理，使用信息化系统进行电子劳动合同的签订与管理，对即将期满的劳动合同自动预警提示；对人员基本信息、学历信息、工作经历等进行采集与管理，生成电子人事档案；对工资福利发放进行制表与管理，对数据异常情况进行预警提示，生成电子工资表。

（三）实行可视化报表管理，为管理决策提供依据

根据实际管理需要，用户可自定义选择报表字段（如个人信息的姓名、性别、年龄等），设置报表的筛选条件（如性别为男性、学历为本科等），生成自定义报表。通用数据报表（如人员结构表、人力成本表等）生成可视化图表，将主要指标数据展示出来，让管理层充分了解公司人力资源管理状况，随时获取企业的关键数据信息，真正做到了然于心、谋定而动。

（四）应用于员工互动，提升员工获得感

信息化系统连接微信公众号等平台，将日常工资清单、生日祝福、重要提醒等，通过微信公众号后台的“消息模板”发送给员工手机，员工也可通过公众号关联的网址随时查询工资清单、个人简历等，提升员工的归属感和获得感；通过互动平台对公司发展建言献策，提合理化建议；对员工工作见闻、思想情绪发表感想，舒缓心理压力负担。

（五）应用于工作流程化管理，提升工作质量和效率

通过信息化系统工作流模块，对用工需求、招聘入职、员工调动、工资调整等流程进行审批，实施规范化、标准化流程管控，既有利于领导层全面掌控审批权限及进度，又有利于提升了工作质量和效率。

三、结语

综上，依靠计算机技术的发展，将信息化应用到人力资源管理的规划、招聘、薪酬、培训、考核、测评等各个环节，实施流程化、规范化、标准化管理，实现数据共享，助推人力资源高效发展，进一步为企业经营发展赋能，让企业在激烈的市场竞争中获得优势、脱颖而出。