实验室信息系统实现试剂实库存管理

北京市和平里医院（100013）刘春子 佴静

2020年随着新型冠状病毒在全球的蔓延，5G时代的到来，信息化办公，远程办公如今已经成为高效处理工作的方式。医院检验科如何充分利用信息化技术，通过条形码、无线网络等先进技术对试剂进行科学化的管理，实现对实验室所有试剂全方位的监督和使用，是目前医院管理及信息化建设面临的重大课题。

1 试剂管理现状

随着检验医学的快速发展，现在许多临床医疗机构开展的临床检验项目往往多达数百项，所用的试剂、耗材等品种繁多，厂家品牌、批号众多，效期长短不一，保存条件亦各不相同[1]，其管理和使用方法也不尽相同。大多数医院仍然采用传统的手工登记账本进行简单的出入库管理，尤其很多使用科室为了保证试剂效期，从而申购试剂存在无计划性，故从采购到出库只是形式上的管理，造成科室所使用耗材信息核算不完整、不准确、财务信息失真、账实不符。

2 存在问题及解决方案

2.1 条码管理 各专业组根据工作需要，向科主任提出使用计划，科主任统计后反馈给采购中心，采购中心人员再次汇总后进行采购。全过程涉及检验科各专业组、核心小组、试剂采购小组、科主任办公室及采购中心等多部门，不同部门统计方法也不能统一，故从试剂申购的源头就存在问题，数量不准确导致要么试剂不能及时购置，要么就是重复购置。此外，不同厂家的试剂有效期的格式及说明位置也不同，导致出库人员由于误操作，不能完全按照试剂效期先后出库，甚至出现失效试剂使用的现象，影响了检验结果，进而给医院造成很大的浪费。解决方案：试剂采取条码管理。其主要任务是建立条形码与检验试剂的一一对应关系，通过系统软件对试剂各方面资料进行维护，主要包括名称、规格、生产厂家、入库价格、供货商、生产许可证及有效期、产品注册证及有效期、厂家联系方式等。该系统的主要功能包括：试剂申请审核、订单管理审核打印、试剂盘点、试剂出入库查询、试剂相对应的各类统计数据报表。试剂入库会生成每个试剂盒所对应的唯一条码并打印条码，粘贴到相应的试剂包装盒上，执行上架操作，出库前先刷条形码下架，然后出库。该管理系统不仅提高工作效率，有效记录试剂入库及开盒的使用消耗时间，条码的唯一性可以监测到每盒试剂的质量问题，试剂条码管理还可以通过软件系统查看各组部门使用试剂情况，各仪器使用试剂情况及时汇总，供应商提供试剂情况，遵循先进先出的原则，提高试剂的使用率、利用率，为检验科节约成本避免浪费。

2.2 诊断试剂的申购管理 试剂采购不是专门机构专门管理，而是各个专业组长根据每天使用量随机申购，故试剂采购无规律性。同时试剂供应商能力也参差不齐，经常出现检验试剂效期差，甚至无库存现象，导致检验试剂不能及时满足临床需求，甚至延误患者检验最佳时机。解决方案：由专业部门根据既往采购及使用量，协助临床科室需求制定采购计划，按照需求适量采购，其优点是让专业采购的人员负责试剂库存及财务的管理，而检验专业人员更加专注检验的质量。在实施中，各个专业组长在试剂管理系统内申购试剂，提交给试剂管理员审核批准后，打印试剂申购单交给各个试剂供应商及采购中心，从而完成申购流程。通过对试剂信息输入设置，可以对库存不足的试剂进行报警，更加方便各组长对试剂的申购。也可查询到申购日期，配送时间做到试剂信息溯源性，该流程重点关注试剂订购量的合理性、计划性。

2.3 诊断试剂的入库、使用、出库管理 日常工作中，由于采购中心对试剂种类不了解，所以将试剂的审核、入库权限均交到检验科手中，当试剂供应商将诊断试剂送到检验科后，检验人员在检验标本的同时收试剂入库，手工进行记账，极易造成遗漏，同时由于工作量的随机性，导致出库较零散、随意，甚至忘记出库，直接从冰箱内取出使用，影响到出入库的统计。解决方案：设置专人进行管理试剂审核、入库。所有入库试剂必须经过专业组长申请后，试剂管理员审核、入库（输入供货单号，数量，有效期，批号等）、贴条码（无条码试剂禁止入库）并放入指定的储存位置。而出库必须根据工作量有计划进行，各个专业组根据科室要求每天出库一次，统一扫描条码出库，并且按照入库时间、效期先后出库，同时已出库试剂必须与未出库试剂分开放置。通过对试剂条码的扫描可以随时记录试剂使用情况，开瓶日期，试剂校准情况，校准日期，试剂使用次数。试剂管理系统软件会对未出库即将过期试剂进行报警提示，以便监测及尽快处理使用试剂。

2.4 诊断试剂的冷链管理 试剂的储存设备都是用老式温度计来监控，同一台冰箱，不同位置温度也存在差异，但是在日常工作中，每台冰箱通常只放置1～2个温度计，每个手工记录4次，有些位置温度失控无法监测到，故试剂质量受到影响等等诸多不良因素。解决方案：由于日常工作和科研工作中需要对检验试剂以及患者标本进行冷藏处理，医学实验室环境温度，试剂及样本贮存设备（冰箱、冰柜、液氮罐、冷库），水浴箱、培养箱及血液制品等实验设备温度控制和监测需要一套完整的冷链管理系统[2]，该系统由软件控制单元、硬件探头以及无线发射报警装置组成。软件根据设备要求设定温度范围，当系统监测到温度波动超过设定范围时，则系统报警。目前大多数检验设备由于储存大量的开瓶试剂，故都具备试剂冰箱，冰箱性能要有严格要求同时冰箱的温度必须严格控制，如果出现温度频繁失控，会导致大批试剂失效影响检验结果，故需要及时准确的温控记录；又比如经常会忽视的冰箱门不关、温箱盖不盖、水浴箱温度失控，反复开关冰箱等，除了会影响试剂的质量以外，还会严重到影响患者的标本质量，检验结果，甚至存在安全隐患，敏感的温度探头就能探测到温度较大的变化从而发出报警信息及时维修，温度监测系统还可以通过蓝牙技术将温度结果上传至云端，再把信息传送到管理员的手机或电脑上，如果出现问题，可以及时地通知到科室。综上所述，一套良好的冷链监测系统能大大地减少人员巡视、记录等工作，提高工作效率，保障设备及环境温度的监测。

2.5 诊断试剂的盘点管理 由于试剂盘点的工作量较大，除整盒试剂以外，上机的试剂测试数量无法准确统计，因此出现误差。而误差积累起来会对试剂账实相符管理造成不便，需要跟踪这些误差的细节，方能做到账实相符。解决方案：为了保证试剂盘点的真实性，采用盲盘模式。即各个专业组长盘点属于本组的所有试剂及耗材并记录，同时试剂管理员盘点各组试剂在计算机系统中的数量，之后与实物库核对。其优点在于专业组组长仔细清点数量，盘点真实性提高了，不管采用什么方式盘库，差错在所难免。在试剂管理员后期发现有清点差错时，及时发现查找分析原因，找到差错点。为了体现真实的试剂盘点情况，在系统中记录每个项目试剂、耗材的使用情况，计算每套试剂实际使用成本比例，6～12个月后，取平均值核定每个项目的成本比例及各实验室的成本比例。每月固定时间进行试剂实时库存盘点，统计总结出相应的报表，找到每月使用试剂的问题并改进，同时也为医院采购中心、财务科等科室提供有效的数据，使工作更加方便快捷。

在工作中，笔者认为最理想的试剂管理核算能够达到试剂系统、LIS系统以及仪器系统进行有效的连接，最终核算出具体一台设备某一个项目一个月内消耗的试剂总量与该项目实际收入，以全自动生化分析仪AU5800中谷丙转氨酶（ALT）为例：该项目为液体双试剂（R1和R2），一个大包装内包含4瓶R1(50ml)和4瓶R2(25ml)；该项目实际测试用量为R1 100ul，R2 50ul；该项目的试剂价格为680元；将以上参数输入试剂管理系统，则可以计算出该盒试剂理论检测数量及实际检测数量，以此类推。从而在试剂管理系统中有效控制人情标本、试剂浪费等不良现象的发生，从而实现提高检验试剂的管理，提升核心竞争力的目标[3]。

3 展望

通过把试剂的管理信息化来提高检验试剂管理工作的效率，使管理者和使用者对于检验试剂的库存量，使用情况进行精确的把握，最优化试剂的采购、使用、保存的每个环节，进行科学化，规范化，精细化，信息化的管理。利用网络的分工合作，首先保证试剂信息录入完整，汇总各个部门库存总量。利用先进先出的原则保证试剂利用率的提高，杜绝浪费。

4 小结

在试剂的实际管理中要做到账实相符仍需克服许多难点，借助科学的管理手段和先进的信息技术进行综合设计，是一个行之有效的对策，可追踪和记录到诊断试剂的每一个环节及综合情况，不仅能够提高检验工作的工作效率，节约成本，避免不必要的浪费，最终做到真正意义上的账实相符，收支平衡，进而提高医院的经济效益和社会效益。