浅析企业ERP系统物资编码管理存在的问题及对策

高利霞

中核北方核燃料元件有限公司 内蒙古 包头 014035

随着科学技术的不断进步，社会的发展越来越接近数字化和自动化。传统的方法跟不上时代的发展和满足不了相应的需求，同时数据记录和文件处理的成本很高如人工成本和时间成本。因此，在当前的企业管理中，企业的生产管理、物资管理以及一些物料资源管理在信息交流中，需要一些系统性的软件，如ERP系统物资编码程序。可以促进企业相关领域和流程更加高效和有序，在一些文档或会议记录以及一些重要数据上尤为重要。 所以ERP系统物资编码对企业管理非常重要。

1 ERP系统中的物料编码

ERP系统是一种先进的企业管理概念，可以将资源平均分配到企业的各个领域，并帮助企业提供解决方案。主要具备三个重要功能：第一个是供应链的功能，第二个是对各个方面的信息进行综合汇总，第三个是集成一个软件和硬件资源（例如企业业务流程和基本数据）的管理系统 。目前，中国企业在物资管理领域已经大大增加了ERP系统的应用，物资管理的智能化得到了极大的提高，对业务流程和管理流程进行了优化。物资编码是企业在进行物资管理的最重要内容，集合了采购、库存等各个领域。可以说，物资编码是每个材料标签的唯一证书，与材料或设备无关，并可以被计算机识别以实现标签和物体之间的统一性[1]。

2 ERP系统物料编码管理面临的困难

在现在的企业中，企业物资编码的管理和应用仍然很多的弊端。首先，在物资编码系统的管理中，很多情况下存在多个代码，相同类型的物资编码可能会出现几个的情况，进行系统升级后，新的物资编码替换旧的物资编码，可能会存在编码替换不完全或重复的情况，留下隐患，后期进行处理非常困难。第二个是分类和编码容易混淆，在编码系统中搜索某些资料时，分类杂乱无章，增加物资信息寻找的困难。在申请需要时，一些物资编码对物资的描述信息残缺、片面，创建文本对物资的描述十分短少，最后进行物资与编码比对时，出现极度不符的情况，给物资查询带来难度，有的描述甚至根本不相关，最终不能实现精确化查找[2]。

3 资编码管理困难的对策

对于上述问题，应采取以下措施来解决。首先，需要探索各种因素，包括分类原理、材料编码的长度等等。为了使集成编码标准化和规范化，要建立一个完整统一的素材编码系统，清晰准确，尤其是在较大类别中编码时。同时，要通过应用系统对一些相关资料进行分类和检查来减少用户检查代码时产生不必要的问题。二是完善物资编码信息系统。在信息系统中，针对存在信息系统的准确性低并且操作错误率高的情况，要提高相关的自动化标准和编码的准确性。造成混乱的根本原因，是因为每个人对材料的看法都不相同。物资编码系统必须依靠电子系统来添加智能搜索和关键字搜索，允许用户控制物资的编码、标识与搜索紧密相关的物资，从而增加物资编码的准确性。企业要培养一批高素质、高技能的编码人才，不断培训相关人员，让每个工作人员都能认识物资编码的真正意义。在实际工作中增强准确度，推进ERP系统物资编码在企业中的应用[3]。

4 ERP系统物资编码建设的意义

4.1 完善内部控制

企业总部将物料采购管理从原来的分布式管理整合到集中管理，建立了集团式的供应链系统。在内部建立相应的管理组织，根据业务需求划分各种业务流程进行处理。集成供应链主要体现在采购管理、库存（仓库）管理、财务管理等方面。集团实行总公司综合采购与子单位自身采购相结合的管理模式，开放单位之间的信息通道，总公司实时查询和分配子单位库存，实现内部物资的统一调整和综合处理。增强企业内部资源共享和业务协作，建立完善的企业内控制度，要以物资编码系统内的单据为唯一的业务依据，没有单据不得办理相关业务。企业总部改善管理，加强库存和财务监督，降低材料成本，提高集团运营效率，最大限度地提高集团利润。

4.2 企业物资编码有助于模块化管理

作为一个企业供应链管理平台，ERP系统必须满足一致性和完整性要求。对现有单位的物料代码进行重新评估和分类，删除相同型号的重复代码，由总部业务管理部门建立和管理整个集团的物资编码，如果有更改必须提交并批准，避免随机添加和修改。通过围绕供应链业务开发的系统，可以通过物料需求计划、采购以及进出仓库操作实现对物料管理的全面监督。

4.3 可以深度使用数据多维查询分析

企业信息系统管理的核心是数据管理。ERP系统可以根据业务和收款范围的需要自定义物料分类，将物资编码绑定到其他用户定义，在查询购销信息时自动获取物资属性以满足不同的使用需求。由于数据是从同一系统中提取的，因此收集速度非常快，原始分类统计需要多个人共同或单独执行多个任务，但是ERP系统允许一个人通过查询快速准确地计算统计信息。ERP系统减少了人力浪费，防止了从多个系统访问数据时容易出现的数据混乱，并为财务和战略部门提供了统计上的便利。

5 结束语

通过建立ERP系统，对物资的整个生命周期进行完整的管理和控制，构建ERP系统，对需求计划、招标、采购以及最终使用整个过程就行监管和控制，以确保采购计划正常进行，满足正常生产所需的库存。整个企业共同使用一个系统，实现分支机构之间的实时数据共享，实现内部信息集成和管理信息化，大大提高员工的工作效率，适应社会经济和技术发展的趋势。 ERP系统不仅大大提高了信息管理的效率，而且有效地提高了管理水平。