新时期高校人事档案管理信息化建设思考

朱音璇

摘 要：目前，随着新时代信息技术的发展，许多高校当前都开始实施信息化管理和建设，所有人都在慢慢适应信息化发展的时代，眼前许多高校都已经开始实施档案信息化管理，专门留了足够的拓展档案管理工作服务空间来提升工作的效率与资源的利用率，如今许多高校也正在不断的加强档案管理工作的信息化建设，有效及推进了高校档案信息化的管理工作，该项工作成为了许多高校里的最重要的工作之一。因此，高校必须要结合实际加强对该项工作走向现代化的进度，从而可以实现对新时代档案信息管理化的大幅度提升。

关键词：新时期;高校;人事档案管理信息化;建设思考

目前高校人事档案实施信息化建设和管理，是高校管理工作中必不可少的一项任务。从当前来看，大部分高校已经开始实施档案信息化管理，还是有少数高校继续采用传统的管理方法或者说是信息化程度的不足。因此，决定对大部分高校人事档案管理信息化的建设进行研究，让实现新时代信息化的管理具有更重要的意义，高校档案工作也在不断结合自身实际情况进行信息化建设。为实现档案信息化管理是当前高校档案办公自动化的必然趋势，也要提升该项工作服务效率。

一、高校人事档案管理的现状分析

长期以来，高校对人事档案管理几乎采用是纸质版的管理方式，而且在平时的管理工作中，即使有专门的人员和场地，但人事档案的内容过于错乱，分类也相对来说比较的错综复杂，管理起来肯定也存在一定难度，经常出现档案丢失、被人乱动手脚，人事档案的安全性和准确率受到了严重的影响[5]。然而有些人员没有一定能力总想着走后门修改档案寻找捷径，导致了作风不良出现。一部分档案管理人员经不住利益的诱惑，擅自修改档案里的内容，只图了一时的高兴忘记了自己的职责所在使得管理工作跟管理制度不严谨落实不到位。还有一部分的档案虽保留了原本的内容，但是在刚开始记录的时候并没有用按规定的方式书写，导致字迹不清、纸张残破等，起不到应有的作用。此外，在高校的管理层中，这也表现出了领导对该工作不重视，所以并没有对这方面工作进行支持跟资金量的投入，才迫使档案室工作环境的不理想，满足不了管理人员相应需求、硬件设施也不是太理想。迫使人事档案管理工作无法完全按规定实施，由于高校高层管理人员的不重视档案因环境受潮而产生了发霉等状况，因而档案利用率变得较低。在这样的情况下，高校对人事档案的信息化管理建设进行自动化，已经成为了不可避免的趋势[4]。

二、新时期高校档案信息化建设思路

（一）对高校档案资源信息进行调整

现在许多高校如果想要改造数字化档案资源就必须要进行信息调整，集体步骤如下：第一，要想改造出档案资源的信息，首先，去上网查找资料，然后理解其意思、理清思路，然后经过审查与统计再到相关部门去收集制定的档案信息。第二，根据档案资源信息建设数据库，先要建设和完善目录与数据，然后对档案资源进行信息数据化，这样对档案资源的开发就会更加简便[3]。

（二）注重高校的平台系统建设及服务延伸

目前，必须要注重高校档案信息化工作的管理平台系统建设及服务延伸，对基础设施进行投资，可以不断增添或更新硬件、软件设备，例如采购计算机、采购图像识别和复印机等电子产品，此外还要自己采购或者自己开发一些先进的档案信息化管理软件程序，用来有效的提升该工作水平，促进高校档案信息化工作的有序开展[2]。

三、新时期高校人事档案管理信息化的建设策略

（一）增加资金方面的投入。

目前要确保高校实现新时期人事档案管理的信息化建设，首先要有相应资金投入，为开展档案管理的工作的提供足够的经济支撑。对信息技术加强推广和扶持，对数据的传播速度加强要求速度要快、稳定网络、加强校园网的安全并通过各种有效的方法打造稳定性高的人事档案信息网络。此外，计算机软件和硬件系统都要随时更新换代，要随着时代的步伐前进，要为高校人事档案的信息化管理打好基础做好铺垫。

（二）构建完善的电子信息系统。

需要建立人事档案电子信息系统，是对继续采用传统的管理方法档案管理工作的大幅度改进，其不仅可以为修改和检查档案的更新等工作提供方便，同时还能发挥出人事档案电子系统的重大作用。构建该管理系统，需要由学校的人事部从中选出一支经验丰富、能力较强、综合水平较高的团队，接受了专业的培训和教育之后，再按规定统一负责规划和完成工作。要合理的运用计算机、扫描仪等现代化的技术设备，仔细、核对并把手头的档案资料统一录入到电脑中，将录入的有关系信息继续进行检查、核对，保证人事档案的信息不会出现错误及遗漏。此外，再利用相对应的技术并文字跟图像等资料转变为信息化的材料构建成数据信息档案，以后方便检查、浏览[1]。

四、高校人事档案管理的发展意义

（一）有利于提高高校人事档案管理的准确性

现如今，许多高校在发展过程中，对人事档案管理非常重视，因为人事档案管理中会涉及到高校内部教职工跟学生的基本个人信息，而且还涉及到了许多教学资源，因此要加强提高对人事档案管理的重视程度，为教职工的档案管理工作水平进行有效的提升也要提供有效保证。在往后的工作过程中，就要从多个环节和角度出发，加强人事档案的管理水平，为日后管理工作的开展奠定良好基础。除此之外，还要在实践中加强人事档案的管理水平要大幅度的提升，为档案信息的准确性、有效性提供保障并且还要保证档案的完整性。人事档案管理工作在具体开展过程中，可利于推动整个高校的教育教学水平，还有助于教学水平的有效提升。

（二）有利于改变传统人事档案管理理念

目前，全部传统高校人事档案管理工作在具体开展过程中，整体开展效果并不理想，主要原因在于多数还在继续采用传统的管理思想都还没有从本质上转变过来，较多档案管理工作在开展时根本无法按照高校内部员工的基本要求来进行有效开展，更重要的是无法实现与主体之间的需求，这样就会导致高校人事档案管理信息在搜集、管理以及保存等环节很容易就会出现严重的遗漏、丢失等问题。因此在传统的管理思想人事档案管理信息化的开展过程中，必须要结合当时的现状，对其进行不断改进、完善和优化，尽量提高对人事档案管理工作的重视程度加强实现对教职工、教育教学资源等人事档案管理信息资源的有效搜集和高效率利用，为档案信息的安全性、可靠性提供保证。

五、结束语

综上所述，目前高校人事档案管理工作在开展时，基本都逐渐朝着信息化、电子化的趋势发展，构建人事档案信息化的基础建设平台时加大资金的支持，提高团队意识，加强专业人员的培训，保证工作与时俱进。

参考文献：

[1]周莹莹. 新时期高校人事档案管理信息化建设思考[J].办公室业务，2018（11）：48.

[2]朱培芳. 新时期高校人事档案管理面临的问题及应对策略[J]. 兰台世界，2018（08）：62-64.

[3]叶育红. 高校干部人事档案数字信息化建设探索与实践——以中国地质大学（北京）为例[J]. 中国地质教育，2018，27（04）：52-55.

[4]杨柳. 新时期高校档案管理面临的挑战研究[J]. 蘭台内外，2019（22）：23-24.

[5]王运铎. 新时期高校人事档案管理研究[J]. 兰台内外，2019（29）：27-28.