医院档案管理中存在的问题与对策

朱成兰

摘要：伴随着医疗改革的深入推进，我国医疗卫生事业迈入全新的发展进程，对医院档案管理工作的开展与落实也提出了更高的发展要求。本文以医院档案管理为探讨主题，分析加强档案工作建设的必要性，指出当前医院档案管理技术水平低、缺乏专业化管理人才以及现代化模式缺失等主要问题，从重视档案管理现代化建设、提高管理人员专业水平以及完善现代化档案管理体系的构建等方面阐述优化医院档案管理的实践策略。

关键词：医院;档案管理;对策

在社会经济发展水平稳步提升的环境背景下，人们在医疗卫生方面的需求也日益增多。做好医院管理工作，不仅是推动医疗卫生事业高质量发展的基础，也是激活医院活力、助力医疗改革与时俱进的关键所在。档案管理主要是搜集、分类并汇总整合医院各项活动中形成的档案资料，涉及到图表、文档以及音像等多样化形式，加强档案管理，对于医院管理以及临床医学研究活动的开展具有重要的支持作用。

1加强医院档案管理工作建设的必要性

1.1推动档案管理规范化发展

在医院无形资产管理中，档案管理是一项重要组成部分，作为一种核心资产，完善的档案资料是提升医院管理水平、技术水平以及实现现代化建设的首要基础。通常情况下，医疗档案大多分为管理、经营、科研以及临床等多种类型，覆盖医院日常工作的方方面面，无论是档案内容的全面性与真实性，还是数据信息的精准性与详细性，均会对医院档案整体管理质量产生直接影响，也是医院建设发展进程的直观体现。内容丰富的档案资料具有较高的医用价值，且各类资源多是医院在长期建设发展过程中逐渐积累下的，某种程度上总结并再现了以往的各项工作活动。推动医院档案管理工作的规范化发展，主要目的在于将档案资源的价值与实用性作用充分发挥出来，也为科研与临床研究活动的开展提供有效参考[1]。

1.2发挥高质量信息支撑作用

在医疗卫生档案系统中，多会对医院内各部门、各岗位间的信息往复予以真实和全面的记录，永久保存此类重要的资源信息，反映着医院工作活动的发展轨迹。对于医疗工作者而言，在日常工作中可以对此类数据资源加以灵活运用，对疾病的本质进行深入探究，对医学的整体发展规律不断探寻，进而站在整体性与客观化的角度上正确认识医疗事业，了解医院的发展历程。对于医院管理者来说，可以在医院现代化改革发展中引入对现有信息数据的应用，针对性解决当前工作存在的问题和不足之处，推动各方面管理工作水平的稳步提升。由此可见，优化落实医院档案管理工作，对医院医疗水平与服务水平的综合提升具有显著利好，也是提高档案管理工作效率的有效路径。将档案资源的信息支撑作用充分发挥出来，科学规划医院的长期发展战略，确保重要工作部署得以有序落实[2]。

2医院档案管理中存在的问题

2.1档案管理技术水平低

传统档案管理模式在大部分医院管理工作中得到普遍应用，尤其是中小型医院，对固有管理模式的依赖性更为严重，即运用手工记录、纸质文件保存的方式对重要档案信息加以统一化管理，给档案管理的实效性以及文件记录的全面性带来负面影响，一方面档案信息化管理迟迟难以推进，另一方面医院档案管理的预期发展目标也无法有效落实。除此以外，纸质文件的利用率较低，若需要对此类档案资料进行查阅和调用，往往需要消耗较多的时间和人力，尤其是病历记录较为久远的情况下，需要很多人对所需的纸质文件进行搜集与查询，大幅降低了医疗工作效率。与此同时，纸质文件对保存管理也具有较高要求，通常情况下，文件资料的保存时间越长，出现破损和丢失等问题现象的几率越高。部分医院对档案管理工作的重视度不足，在管理方法与工作模式方面缺乏创新改革意识，嚴重制约并阻碍了档案管理工作的优化发展[3]。

2.2缺乏高素质管理人才

档案管理工作的开展成效不仅直接影响着医院综合管理水平，也与各项医疗服务的有效落实密切相关。在新形势下，医院不仅需要加快在现代化技术手段方面的引入与应用，还应提高对高素质管理人才培养工作的重视。由于档案管理涉及到海量的数据信息，涵盖繁多的资料档案，工作量较大，因而需要能够熟练运用信息化系统、计算机技术等先进管理工具的专业人员，高质量完成医院档案管理的各项工作任务。管理人员的职业素养、专业能力对档案管理工作成效具有决定性影响，部分医院在专业人才引进方面的投入不足，一味地选用年龄偏高的管理人员，不仅难以将多元化管理技术手段的实用性作用有效发挥出来，也制约了档案管理的高质量、规范化发展。部分管理人员缺乏自主学习意识，对智能化管理、信息化系统的了解不多，对新知识、新理念的学习意识不强，难以对医院档案管理工作的现代化建设起到有力的推动作用，也无法满足管理工作在新形势下的核心发展需求[4]。

2.3档案管理现代化模式缺失

档案管理涵盖的数据体量大、信息内容繁杂，在实际组织开展规范化、系统化管理工作的过程中，往往需要多个部门间的协同合作，只有有机整合现有的信息资源、提高档案文件在日常医疗工作中的利用率，才能将档案管理的价值与作用充分发挥出来。缺失现代化的管理机制与管理模式，是现阶段大部分医院档案管理工作存在的普遍问题，这不仅会降低管理效率，也难以良好地适应新变化与全新的发展趋势。管理模式滞后，会使得医院内部的档案文件资源愈发分散，甚至出现丢失和损坏等问题现象，给临床研究与科研工作的开展带来诸多不便。

3优化医院档案管理的有效对策

3.1重视档案管理现代化建设

推进医院档案管理现代化建设，根本在于从思想意识层面上提高对该项管理工作的重视，深入挖掘日常管理过程中存在的短板与问题，打破档案管理与利用停滞不前的发展状态，充分体现出系统化、信息化等多元化新型管理模式的作用优势。对于医院管理者来说，应将档案管理的高质量发展放在重要位置上，纳入到医院建设发展目标规划中，正确认识到创新和改进现有管理机制与工作模式的必要性，对国内外的相关先进经验予以深入学习，深入研究档案管理的特点与改革路径，逐步完善现有的管理机制，与医院自身经营管理水平与发展需求相结合，优化档案管理机制与实践策略的制定，确保管理规划和发展决策得以稳步落实到日常工作中，为档案管理现代化打下坚实基础。除此以外，还应积极引领医院管理理念的革新和转变，鼓励员工创新单一化的工作方式，实现思想转型，全方位提升档案管理工作质量[5]。

加大在档案管理现代化建设方面的宣传，引导工作人员转变固有的思想观念，将其对管理工作的积极性与主动性有效调动起来，鼓励员工踊跃投身于医院档案管理高质量发展进程中。

3.2提高管理人员专业水平

贯彻落实档案管理现代化建设工作，不仅需要相应的资金投入，也需要拥有专业理论知识基础的高素质管理人员。管理人员不仅需要具备扎实丰厚的专业知识，还应具备熟练运用信息化技术手段的能力，能够不断地学习新知识与新理念，提升自身的技术水平，档案收集、整合处理以及内容分析等各项工作的高质量完成提供有力保障。传统医院档案管理主要受到单一化管理模式的制约与束缚，一方面资料文档的实际利用率较低，另一方面难以贴合社会现代化形势。因而在积极引入信息化、高效率等新型管理模式的基础上，还应进一步加强对管理人员的专业化培养，例如，为其提供充足的学习培训机会，到先进医院进行深入的参观学习。依托于多样化的学习和交流活动，促进管理人员专业知识与综合能力的提升，切实加快医院档案管理的现代化发展进程。医院还应完善有关配套激励制度的构建，鼓励管理人员不断学习新理念、新技术，促使其通过扎实稳固的学习提升个人能力，并给予适宜奖励。

3.3完善现代化档案管理体系

建设贴合医院发展实情的档案管理制度体系，主要目的在于对日常管理工作目标予以明确，以此提升整个管理机制的针对性与可操作性。在实践过程中，工作人员可以以日常管理期间凸显出的实际问题为切入点，对档案资料的主要来源、收集和录入方式等予以重点关注，统筹整合录入时间、存储方式以及查找依据等相关性内容。依托于健全的档案管理制度体系，为各项工作流程的明晰化制定提供标准的参考依据。这样，在日后的档案搜集、汇总以及查找工作中，管理者便可以根据既定的工作流程，为档案管理和查阅提供有力支持。加强软件、硬件等设备设施的完善化建设，也是推动档案管理现代化发展的重要举措，医院可以构建配套的管理系统，满足档案管理工作的发展需求。

结束语：

新形势下，医院管理工作的开展面临着多元化的发展机遇与挑战。推动档案管理的现代化建设，应以转变传统管理模式与思想理念为着手点，积极引入信息化、智能化等先进技术，积极改进和完善档案管理制度体系的构建，助力医院档案管理的高质量发展。

参考文献：

[1]梁燕.医院人事档案信息化管理工作探索[J].管理观察，2019（36）：160-161.

[2]陈丽.无纸化办公模式下医院档案管理新探索[J].管理观察，2019（36）：173-174.

[3]叶盛淇.医院办公室档案管理的特点及其应用[J].管理观察，2019（36）：179-180.

[4]张小兰.浅析如何优化新医改下医院档案管理工作[J].山西卫生健康职业学院学报，2019，29（06）：127-128.

[5]王桂蓮.医院档案管理中档案信息化建设的作用研究[J].科技创新导报，2019，16（27）：194-195.