网络信息时代高校院系资料室发展困境与出路

[摘 要] 随着网络信息时代的到来，我国高校院系资料室的发展面临一系列困境，其生存面临严峻考验。在对高校院系资料室作用与优势进行阐述的基础上，对其面临的发展困境及原因进行了深入分析，并据此提出了摆脱困境的有效途径：明确定位，健全管理体制;加大经费投入，不断完善软硬件设施;加强业务培训与协调，提高资料员综合素质;聚焦学科发展前沿，拓展与创新服务功能。

[关键词] 资料室;网络信息;管理体制;经费投入;业务培训

[作者简介] 周倬君（1970—），女，江苏无锡人，法学硕士，山东财经大学国际教育学院馆员，主要从事图书资料管理研究。

[中图分类号] G258.6    [文献标识码] A    [文章编号] 1674-9324（2021）52-0031-04   [收稿日期] 2021-07-21

一、高校院系资料室的作用与优势

（一）院系资料室与学校图书馆的互补性

院系资料室是高校文献资源保障体系中重要的信息储备中心和教辅机构，是院系教学科研体系的有机组成部分，可以为师生提供良好的学习交流与科研环境，有效助力高校实现育人育才的目标。

院系资料室和学校图书馆共同构成高校完整的图书资料体系，二者分工不同，功能互补，缺一不可。图书馆的主要服务对象是全校师生，而资料室面向院系专业教师和学生，专业属性明显，服务群体较小，层次相对集中;图书馆的知识库以横向综合为主，涉及专业宽泛，而资料室以纵向精深见长，并兼顾交叉学科相关文献[1];图书馆侧重于人才培养与综合性学术研究，资料室则聚焦于专业资料服务、教学及学科建设等，具有更精准、更对标的特点。资料室分担了图书馆的压力，避免出现断层现象，实现了图书馆功能的进一步拓展与精准延伸。

（二）院系资料室的不可替代性

与学校图书馆相比，院系资料室有其独到的特点与优势，主要体现在以下几方面。

1.服务更精准。图书馆大而全，资料室小而精。从专业资料的广度和深度来分析，資料室文献具有更强的系统性、专业性、针对性与时效性，可以更有效、更精准地服务师生[2]。

2.查阅更便捷。资料室和院系一般在同一个办公区域，且专业文献更具针对性，师生查阅资料更加方便、更有效率，而且借阅手续更为简单。另外，教学急用图书在采购程序上更加灵活。

3.环境更亲和。院系资料室更贴近教学科研服务第一线，管理人员与师生关系更熟络，沟通更顺畅，且更熟悉本学科重点、专业特点与特色需求、教师研究方向、科研项目对应文献等综合信息，更了解、关注相关学科学术前沿，随时可以进行动态管理与数据编码，为文献采购和资料查阅提供了更具亲和力与互动性，且更有效率的服务环境。

4.功能更广泛。资料室除原有常规功能外，还可纳入档案室的功能，成为资料档案室，收集、整理、利用各类教学科研资料，弥补院系档案资料管理存在的不足。

（三）院系资料室长期存在的必要性

长期以来，资料室对教学科研做出的贡献有目共睹。尽管随着信息技术的不断发展，其功能似乎有所退化，但适应当代大学发展趋势、功能不断改造升级的资料室，同样可以提供更好、更便捷的服务，有效满足院系教学科研需求。

院系资料室除资料借阅等信息服务外，还可用作师生阅读与自习的场所。同时，功能分区、升级后的资料室，可兼具师生学术交流、论文指导、小型研讨等功能。

院系资料室服务的精准性、便捷性、亲和性，以及功能的可拓展性，使其具有了长期存在的必要性与生命力，并与学校发展水平息息相关。有数据显示，我国843所样本高校拥有的院系资料室平均为11.4个，其中“双一流”高校拥有的院系资料室数量平均为20.7个[3]，这从另一角度证明了院系资料室存在的价值与必要性。

二、院系资料室面临的困境及原因分析

（一）目前面临的主要困境

近年来，随着电子文献资料的不断发展，院系资料室的传统阅览功能不断降低，其作用越来越被人们忽视，生存发展面临诸多困境。

1.建设经费不足。高校院系资料室软硬件设施通常较为简单，且规模较小，功能发挥及业务发展受到极大限制。一般学校不设资料室专项资金，主要依靠院系每年从重点学科建设经费或办公经费中自行解决，投入很不稳定且受院系领导个人偏好影响较大，往往处于低水平维持状态。主要表现为受办公经费及规模的影响，大多数院系资料室的书库、阅览室和资料员办公室共用一个空间，甚至还兼作档案室;随意挤占资料室，被压缩或挪用的现象也时有发生;因为资金有限，大多资料室无法购进智能图书管理系统、检索设备、打码机等配套设备，与智能化管理的要求相差甚远，其功能进一步受到影响，形成恶性循环;资料电子化水平较低，现有资金仅限于采购本学科的重要期刊和著作，缺乏本专业应有的数据库电子资源，资源载体单一，功能退化。

2.资料员管理存在的问题较为突出。一是资料员队伍构成复杂，整体素质偏低。近年来，各高校严格控制非教学人员招聘数量，资料员队伍缺乏更新，平均年龄较大，学历偏低，硕士及以上人员占比少，年龄与知识结构存在严重缺陷;原有院系资料员队伍来源较为复杂，很多是本校教职工子女或学校引进人才的配偶，有些甚至是无法胜任工作而转岗为资料员，他们既不懂资料管理也不懂专业，专业素质与职业要求不匹配，难以胜任岗位要求。二是资料员兼职问题较为严重。受各方面因素影响，各高校院系专职资料员身兼数职的现象普遍存在，有的长期兼任学院的工会、财务、人事等行政事务，主业反而成了副业，工作时间难以保证，不能全身心投入甚至无暇顾及本职工作，严重偏离了正常轨道，出现了本末倒置的现象，甚至有些资料员成了虚岗，被完全作为行政人员使用。另外，有些院系资料室缺少固定的资料员，往往安排青年教师、办公室人员、劳务派遣工作人员或学生顶替，他们临时观念强，工作责任心大打折扣。三是资料员职务职称晋升较为困难，发展空间有限，工作积极性受挫。资料员一般不能参与行政岗位竞聘，职务晋升渠道狭窄，只能依靠晋升职称提升待遇，但资料岗位系列的高级职称往往较少，职称晋升竞争激烈，并且有些院校允许不从事图书资料工作的管理岗工作人员也参加此系列的职称评审，加剧了资料员的晋升难度，挫伤了他们的工作积极性。另外，职称评审的评价机制并不合理，评审标准与教师序列一样，主要依赖于期刊论文等学术成果，但图书资料类高水平期刊偏少，为资料员的职务晋升带来了较大困难。四是岗位业务管理较为薄弱，培训机制不健全。资料员没有岗前专业培训，平时也缺少业务培训和指导机会，几乎没有外出进修、参加会议的机会，缺乏相互学习交流的渠道，业务水平难以得到有效提升，业务操作的专业性、规范性及其效率受到较大影响，进一步影响了资料室功能的有效发挥。

3.资料室生存面临严峻考验。近年来，很多高校院系资料室在去留的边缘挣扎，面临生存和发展的双重挑战，地位岌岌可危，处于左右摇摆、勉强维持的僵局中。有观点认为资料室已失去原有的作用，主张裁撤;也有观点认为将资料室收归学校图书馆、建分馆或进行改造升级等。各种观点难以统一，众说纷纭、莫衷一是。尽管教育部门的各种评估依然关注院系资料室的相关功能，使很多高校难以下决心撤并，但长期来看难以解决根本性问题。资料室被边缘化现象较为明显，在夹缝中生存，处境较为尴尬。

（二）造成困境的主要原因

导致院系资料室面临发展困境的原因很多，主要包括如下几个方面。

1.现代网络电子资源与学校图书馆的影响。一是学校图书馆往往是学校的招牌与学术资源集散地，建设经费较为充足，相关电子数据库较为全面，具有较强的文献查阅与检索功能，师生可免费使用，较为便捷。二是国内外各种网络资源日益丰富，数据获取渠道不断增多，突破了时间与空间的限制，为广大师生提供了学术文献高效使用的外部环境。很多读者对网络资源形成了严重依赖，并逐步改变了阅读习惯，纸本资源利用率逐渐降低，院系资料室的传统借阅功能被严重削弱，影响了其存在的价值。

2.观念与认识存在问题。很多院校认为院系资料室不能直接带来绩效，且与学校图书馆存在功能重叠，没有充分认识到资料室的独特精准服务及其延伸功能，因此对其重视程度不够，投入严重不足，导致资料室发展停滞不前，管理手段落后，信息功能退化，难以做到精准服务于学科建设，不适应现代院系与学科发展的需求。

3.管理体系存在问题。一是管理机制方面，院系资料室往往是多头管理，权责利不一致、不匹配，存在错位、缺位现象[4]。机构和人员编制归院系，但几乎难以在院系竞聘行政岗位，且资料员职称晋升不通过学院，直接到学校、主管部门参评，降低了院系的影响力，激励约束机制存在偏差。二是管理制度方面，大都只有传统的图书借阅制度和资料员岗位职责规定，且内容嚴重老化;剔旧管理制度缺失，书刊陈旧，复本太多，实用性差，滥竽充数，部分资料长期闲置，挤占了宝贵的收藏空间;新书订购制度缺失，论证不充分，随意性较强;资料室各项建设标准没有依据，缺乏长期统筹规划。三是资料室管理模式与手段方面，很多院系资料室仍然保持传统人工操作，服务方式简单，现代科技手段缺失，信息化、智能化水平较低。

三、院系资料室的发展出路与有效途径

高校与院系领导应更新观念，立足于各学院与学科的发展重点与发展方向，明确院系资料室的定位与发展思路，改革完善管理体系与运行机制，提高科技与智能化水平，有效拓展资料室的传统功能，以信息与知识服务为核心，形成资料室自身别具特色的差异化、个性化、创新性服务，与学校图书馆功能相互补位，协调发展。

（一）明确定位，完善管理体制

从学校层面理顺隶属关系，明确院系资料室定位与服务内容，避免多头管理或无人管理。在此基础上，学院应建立科学的决策机制，制定具体的资料室发展规划，完善管理制度，加强对资料室的规范管理，充分发挥资料室的各项服务功能。另外，各学院应明确由分管院长（系主任）负责与学校各相关部门的协调，做好资料室的具体建设工作。

（二）健全经费投入机制，不断完善软硬件设施

资料室正常运转、改造升级的技术支持及维护，需要持续的资金投入作为保障。学校应制定专门政策，明确校院两级共同投入机制，在建设经费上给予大力支持。同时，学院应广泛发动校友募捐，通过多种措施筹集资金，保障资料室的健康发展。

资料室管理方面，应进一步明确资料员的岗位职责，并不断完善人员补充机制，有效提高资料员的综合素质，以适应现代院系资料室的发展需求。同时，适当调整职称评定政策，不断完善激励约束机制，有效调动资料员的工作积极性。

资料室建设方面，大力推动信息数字化、智能化服务改造升级，创建现代化数字资料室，高效利用网络化资源。改造升级过程中，一是可考虑适当减少纸质资源的重复投入，增加电子版文献资料、小型或专业数据库、多媒体课件等电子资源的采购。二是根据实际工作需要，学院可以自行或联合开发各类专题数据库。三是不断完善智能化、现代化电子设备的配备工作，采购适合院系资料室的中小型图书自动化管理系统、信息检索系统等软硬件设施。四是与学校图书馆网络资源有效对接，形成协调互补机制，增加服务交流平台，充分利用各种网络资源。五是根据学科发展需要，及时调整资源结构，创建资料室新格局，形成实用、科学、合理的资源体系。

（三）完善业务培训与协调机制，提高资料员的综合素质

一是加强职业道德修养、思想素质教育，增强工作热情，提高服务意识，改善服务态度。二是制定系统可行的培训方案，定期对资料员进行图书管理、学科专业知识、外语等方面的专业教育，改善知识结构与专业素养。三是加强计算机网络应用技能的信息技术培训，使之能够熟练操作各种系统软件及设备，提高服务效率。四是通过举办讲座、召开业务讨论会等多种形式，加强图书馆与各资料室间的横向交流，取长补短，学习交流先进的管理经验。五是理顺学校图书馆的业务指导关系，明确专门人员充当院系资料室的技术顾问，随时进行现场业务指导，及时解决遇到的问题[5]。

（四）聚焦学科发展前沿，拓展与创新服务功能

1.基于本学科发展要求，不断创新文献资料收集与查阅服务。有针对性地收集知网未收录的经典书籍、工具书、年鉴等，特别是国内外专业权威性论著;利用教师出国访学或参加国际会议的机会，精选外文原版书刊，丰富藏书种类;精选非正式出版物及国际国内专业性学术会议的会议论文等。同时，应注重提高信息资源二次后续加工能力，及时将上述资料通过外包等方式进行数字化处理，并定期编制新资料文献查询目录，以满足院系学科发展及学校资料有效共享的便捷化需求。另外，学校图书馆应牵头进行资料管理标准化工作，制定资料采编、加工、录入标准，严格工作流程操作，做到图书馆与各院系资料室的无障碍对接，形成资料文献网络一体化，设置分级管理及阅读权限，实现高效的资源共享目标。资源在全校共享，不仅能够扩大服务人群，加强校内横向、纵向联系，打造以图书馆为中心，资料室为子系统的完整的资源网和流动体系，做到馆室相通，室室对接，充分发挥资源的利用价值，还可以减少重复投入，节约资金，大大提高了资源的利用率。

2.聚焦于學科发展前沿，积极拓展自身服务功能。（1）进一步延伸资料室的文献管理功能，加强资源建设，将档案管理功能纳入院系资料室，解决长期以来学院档案不成体系、无专人管理的问题。归纳整理学院教师的论著、项目、奖励等科研成果，并可提供相关后续服务;学术交流图文资料，以及教学大纲、多媒体课件、精品课程、试题库等教学资料的归档;学院文件、会议纪要的整理与归档;硕士、博士学位论文及科研成果，学生管理过程中重要资料的归档管理等。（2）加强与师生之间的互动服务。及时进行资源和服务的业务宣传，适时进行阅读推广和新增资源推荐工作;跟踪学科发展前沿，研究分析读者的需求及变化，开通在线咨询与交流、征求文献需求建议、荐购书单通道等服务，形成有效的沟通渠道与反馈机制，变静态被动式服务为主动参与式服务，提高精准化服务水平。（3）有条件的院校可将资料室用作师生阅读、休闲与自习的场所，增强学院的凝聚力与科研创造力。另外，功能升级并完成分区后的资料室，可为师生提供学术交流、论文指导、小型研讨等工作的场所，在此过程中，高素质的资料管理员甚至可以充当科研助手，协助教师或团队完成各项科研辅助工作。

参考文献

[1]刘海鹏，李健.学部制改革趋向下资料室转型学科分馆研究[J].图书馆，2019（12）：91-95.

[2]赵善德.高校体育资料室建设现状与管理探究[J].青少年体育，2014（8）：64-66.

[3]吴汉华，郭淑敬.我国高校院系资料室现状分析[J].高校图书馆工作，2019，39（4）：51-55.

[4]李建平，王放银.新建地方本科院校系部资料室建设的现状及其对策研究[J].中国电力教育，2013（7）：223-224.

[5]胡艳华.高校院系图书资料室发展的困境与出路[J].开封教育学院学报，2018，38（3）：235-236.

The Dilemma and Countermeasures of College Reference Rooms in the Network Information Age

ZHOU Zhuo-jun

（School of International Education， Shandong University of Finance and Economics， Jinan， Shandong 250014， China）

Abstract： With the development of network information， the college reference rooms in China are facing many difficulties. On the basis of expounding the functions and advantages of the college reference rooms， this paper makes a thorough analysis of their difficulties， and accordingly puts forward the effective ways to get rid of the difficulties： clarifying the position and improving the management system; improving the funding mechanism and constantly perfecting the hardware and software facilities; improving the professional training and coordination mechanism and upgrading the comprehensive quality of the librarians; focusing on the frontier of discipline development， expanding and innovating service functions， etc.

Key words： college reference room; network information; management system; fund input; business training