新时期基层政府机关档案管理工作实践思考

韦颂勤

摘要：在社会不断发展期间，档案管理工作的重要程度也随之增加，尤其是在记录基层经济发展、社会服务状况等方面都起到了重要的作用。基层政府作为处理公共事务的机关单位，承担着档案管理的重要责任。但是由于现实因素的影响，我国基层政府机关的档案管理工作还存在问题有待完善，本文将根据当前基层政府档案管理的现状，来探索在新时期下基层政府机关档案管理工作应当如何加强管理。

关键词：基层政府;档案管理;政府机关

在大数据快速发展的形势下，生活、工作中运用信息化技术的范围逐渐扩大，通过大数据将海量的信息进行收集整理，从而实现信息的价值。面对这种情况，基层政府机关的档案管理模式、工作理念等均在一定程度上受到了影响，机关档案管理工作職能与各类信息的收集处理之间有着密不可分的关系，而怎样对信息进行保存，并构建高效的档案管理工作，是目前基层政府机关需要深入思考的。

一、基层政府机关档案管理工作现状

基层政府的不同部门在工作期间，都会留下文字、音像等资料，并且会分部门对资料文件进行分类、收集等档案整理归纳工作[1]。基层政府部门主要包含有会计、党建、民政等多个部门，每个部门在进行档案整理时的要求都有些细微的差别，通过档案整理能够让各部门人员对于部门的工作情况有大致的了解。但是由于各个部门的事务性质不同，档案的保存形式、保存期限也有所不同。政府机关的档案资料是对于政府工作情况的记录与保存，因此档案资料能够为后期工作的开展提供参考，也能够根据资料找出前期工作中存在的不足之处进行补足，对于提高政府工作效率与质量有着重要的作用[2]。因此才需要全面加强政府机关的档案管理工作，并不断创新档案管理模式，为后续其他工作的开展奠定良好的基础。

对于目前基层政策的档案管理工作来说，还存在的一些问题有待完善。首先，基层政府中的各个部门对于自己所属部门的工作十分擅长，但却不具备档案管理相关的专业知识，导致在进行部门档案管理的时候存在很多不专业的行为，进而影响到了部门工作的顺利开展。再加上基层政府机关对于档案管理工作所投入的资金管理力度较低，无法有效开展档案管理工作。其次，目前许多基层政府所应用的科技手段较为单一化，在没有顺应当前时代发展趋势的情况下，档案管理的模式仍然停留在较为滞后的状态下，导致档案管理的质量和效率受到影响。最后，基层政府机关还存在着档案管理较为分散的情况，由于基层政府机关的改革，导致许多档案较为分散，并且很难对档案进行集中化的管理，再加上档案管理设备的不完善，档案管理方式都较为滞后。在信息时代下，档案信息量每日剧增，传统档案管理模式工作量大且工作程序较为繁琐，很难快速、便捷的开展档案管理工作。

二、新时期下基层政府机关档案管理工作策略

2.1优化档案交接流程

基层政府机关的档案交流必须要符合规范化、标准化的要求，并且在交接之前将档案进行系统的清点。尤其是在调取档案的时候，需要及时做好数据记录，确认档案调取的时间，并及时跟进做好催还工作[3]。对于时间较为长远、信息分类较为混乱的档案，也需要对档案资料进行合理的排序，可以根据档案的种类来进行归档，从而减少出现档案信息数据混乱的情况。而在进行档案交接的时候也需要记录好档案交接的时间、地点等信息，从而提高档案管理工作的效率和质量。

2.2完善档案管理程序

基层政府机关需要注重对工作人员的工作意识以及思想层面的培训，要让全体人员都意识到档案管理工作的重要程度，并对档案管理人员的职业素养进行教育。在基层政府机关创新实践档案管理工作的时候，需要全面加强档案管理硬件、软件设施的建设工作，并根据当前档案管理存在的不足之处来进行弥补，合理购入相关的器材，加强对档案管理软件的开发与引进，将信息搜索、存储相结合，让档案管理人员能够及时查看信息的收集、整理状况，并根据实际情况来对信息进行录入和调整，从而避免出现信息遗漏等情况的发生[4]。

2.3建立数字化系统，积极应用信息技术

在信息技术持续发展下，各个行业都逐渐应用数字化管理系统来辅助日常工作的开展。而基层政府由于受到现实因素的影响，在数字化管理系统建设上存在着一定的不足，因此无法顺应时代发展的趋势来对档案管理工作模式进行创新，从而降低了档案管理工作的效率与质量。面对这种情况基层政府应当适时投入人力、物力以及财力，运用科学技术来实现方便、快捷的档案管理工作，为档案管理工作的安全、便利开展提供助力。与此同时档案管理人员也需要加强对数字化档案管理系统的学习，只有不断更新自身的知识以及技能，才能够顺应新时期基层政府机关的档案管理模式。

2.4制定档案管理发展制度

政府机关的档案管理工作有着较强的系统性，因此需要制定完善的工作管理制度，为档案管理工作的开展提供可参考的依据。根据当前档案管理工作的开展情况来制定科学的管理制度，既能够确保制度的实践性，还能够规范档案管理工作流程，为档案管理人员下达明确的指示，需要注意的是基层政府上下都需要遵守档案管理制度来进行档案收集、整理、调取，这样才能够科学管理档案，为基层政府机关工作的开展提供助力。

2.5加强人才队伍建设，提高服务水平

在基层政府机关档案管理期间，存在管理模式混乱、业务水平低等问题，为了有效改善这些情况，基层政府机关需要全面展开档案管理业务培训，让档案管理人员明确档案管理制度，并以岗位工作为基础提高自身的工作水平，并积极参与到各种实践之中。与此同时还应当安排档案管理人才参与培训，或是到其他地方考察档案管理的经验与模式，深入了解机关档案管理相关的法律法规，总结目前工作中存在的不足之处，从而不断优化基层政府机关的档案管理工作情况[5]。

除此之外基层政府机关还应当积极引进专业化的人才，只有建立高素质、具有专业水平的人才队伍，才能够提高档案管理的工作效率。在人才引进过程中，应当加强对人才技能水平的审查，确保人才能够熟练掌握计算机设备的使用方式，同样也具备档案管理相关的理论知识。另外在人才正式上岗之前，需要对人才展开系统的工作培育与思想教育，并在培训期间为他们提供实践训练机会，确保人才具备充足的工作经验，对于各种档案管理难题都能够灵活处理。并将人才的档案管理工作情况与绩效考核、奖惩制度等相结合，全面激发档案管理人员的工作积极性与主动性，为基层政府档案管理工作的有效开展奠定良好基础。

结束语

综上所述，为了顺势时代发展趋势，基层政府机关档案管理工作有必要开展实践创新，从而全面提高档案管理工作效率与质量。在创新实践期间，基层政府机关需要制定合理的档案管理制度，并且落实到位，要求工作人员规范自身工作行为，不仅要引进先进的档案管理相关设备，还需要加强对人才的管理和建设，引进专业性强的高素质人才，从而逐渐推动基层政府机关档案管理的规范化管理与运行。

参考文献：

[1]宋淑兵.新时期基层档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2020， No.344（15）：53-54.

[2]姜玉洁.基层行政事业单位档案管理工作现状与思考[J].智库时代，2020， （009）：29-30.

[3]李海波.基层政府部门人事档案管理工作中的问题及思考[J].科学与财富， 2019（5）：24.

[4]张博昱.对新时期基层事业单位档案管理的几点思考[J].卷宗，2019， （022）：6.

[5]陈佩群.新时期做好基层单位档案管理工作的创新思路[J].卷宗，2020， 010（006）：105.