强化企业登记档案管理的实践与思考

苏学云 北京北方生物技术研究所有限公司

企业登记档案在登记过程中有不同的登记形式，有文字类、图表类、音频影像类等。在当下快速发展的经济社会中，企业登记档案呈现出数量激增、频繁使用、其管理的动态化等等一系列的特点。越来越多的企业进行开办、变更企业法人等登记，增加了企业登记档案的数量。由于企业名称、经营场地、企业经营范围、法人、股东、注册资本等企业必须的登记项目都是变化无常的，所以变更登记档案的次数也越来越频繁。如果企业转换了经营场地，那么原企业登记档案还需要转移到新的登记机关处。对此，本文将对强化企业登记档案管理的实践加以分析和思考。

一、企业登记档案管理的实践

（1）规范企业登记档案管理制度。企业登记档案属于市场监督管理局的重要业务档案，理应建立一个规范制度。以萧山为例，在2016 年，区市场监督管理部门根据《档案法》和《企业档案管理标准》制定了企业登记档案资料查询、档案移交、档案整理等文件，并采购档案服务、企业登记档案整理服务等工作。同时还规定明确的档案管理制度，从领导到基层的每一位工作人员，都必须贯穿落实档案管理制度，保证管理制度的有效实施。

（2）合理且充分的使用企业登记档案影像系统。2003 年的萧山企业就已经全面展开了数字化扫描工作，通过科学方法进行企业登记档案的整理等工作。2016 年，杭州市场监督管理部门引进影像登记应用软件，收集原分散在各个地方的企业登记档案统一归于市局进行保存。市场监督管理部门把扫描的档案信息上传到云文档中，同时其他地方企业登记档案管理部门也能够查看档案资源，与之资源共享，使各个部门连接起来，共同服务广大群众。

（3）便于企业登记档案资料查询。2019年市场监督管理部门在办事处开通了便民服务，在办事大厅中安装了台式自助查询机，里面是通过文件扫描技术、影像存档等科学技术储存的企业登记档案，在办事大厅中还配有专门的指导人员，办事人员可以用过自助查询机进行企业档案查询等业务。这样不仅方便群众，还提高了办事人员的工作效率。

（4）协调企业登记档案的工作机制。提高企业领导对于企业登记档案的重视，在每年年初年末总结中将企业发展情况登记入企业档案，并按要求听从上级管理部门的指导意见。在企业工作经营时，积极收集信息，增加档案整理频率，定期核对检查档案信息。将档案管理工作列为企业重要项目，认真且严肃对待档案管理工作。

（5）培训专业工作人员，建立考核制度。培训专业的档案收集整理工作人员，并设立工作考核制度，加强企业登记档案管理人员的思想重视。激励员工仔细认真的进行档案整理工作，有利于档案整理的规范性。整理企业登记档案并非轻松工作，工作力度甚至会比平常工作力度稍有增加。因此，企业需要培训专门工作人员，来确保企业登记档案工作管理的规范性和准确性。

二、强化企业登记档案管理的几点建议

（一）确保档案管理的安全性

强化企业登记档案管理，首先要确保档案资料的安全性。企业登记档案同个人档案都是属于机密性文件，不允许泄露档案文件等此类事件的发生。可以使用多种手段来确保企业登记档案的安全性，如安全浏览技术，防止在查阅档案时浏览器遭到非法入侵而导致的档案泄露，还可以使用数据加密的手段，来确保企业登记档案的安全性，使企业和公众都能够放心使用。除此之外，根据不同的用户类型设置权限，不同类型档案建立不同的权限，让用户类型与档案分类一一对应，也是保护档案管理的有效措施。

（二）设立电子档案管理，让企业登记档案电子化工作

为了方便群众和企业，2017 年浙江省开展了电子化登记企业档案工作，在政府部门的大力宣传下，电子化申报的申请人越来越多，结合线上和线下双进行的工作方法，部分申请人也可以选择进行窗口登记。这样也便于一些对电子产品还不太了解的中老年人进行企业登记。这种线上线下相结合的服务方式，提高了办事效率，也得到了广大群众的一致好评。由于新模式的广泛传播，对电子化档案登记整理也有了新的管理规范要求。首先要明确电子档案信息，保证其完整性、真实性，并且档案的可信度高，可用性强，不存在造假夸大等虚假信息。其次就是在电子档案逐渐广泛的同时，纸质化档案也应按照规范进行保存，延续企业登记档案里的内容资料。

（三）增加档案管理的流动性

由于档案变动反复无常，流动性较强，企业登记档案的管理也是一个流动的过程。严格遵守档案管理制度，对每一分档案进行归纳分类，及时将需迁移的档案进行档案转移工作。对于借阅人员，要严格执行借阅手续的办理工作，并且时刻提醒借阅人员按时归还档案，加强对“出了门”的档案的监督和管控。对于超时未归还档案人员，理应进行通知并且根据其超过时限进行相应的办法措施处罚。有必要时需要进行强制收回，在查看档案的完整性后再进行档案入库。

三、结束语

企业登记档案是每一家企业必须经过的步骤，面对着这些爆发式激增的档案文件，管理手段也需改进和优化。想要改革好企业登记档案管理措施，除了要遵守政府工商管理部门的基本要求，企业也要不断的自我优化改革企业登记档案管理办法，增强企业登记档案管理意识，更好的去配合监管部门工作，才能使企业能够的经济效益稳步增加。在信息化高度发展的现在，加强企业登记档案管理，是企业的首要目标，也是企业发展水平的基础衡量，通过对企业登记档案的实践和思考，来提升企业的档案管理水平，发挥企业登记档案的价值，扩大企业的生产经营。